办公软件实训教程 教学课件 作者 陈颖 Word 2003WORD案例 15.ppt

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1、案例15校庆邀请函——邮件合并与录制宏办公软件实训教程Word2003制作：李明锐于海鑫高鹏开始案例15校庆邀请函——邮件合并与录制宏任务知识点我来试一试我来归纳返回任务掌握在WORD2003中邮件合并、录制宏的方法，达到可以熟练使用WORD高级功能的要求。制作如下图所示的校庆邀请函。返回效果文件原文件1原文件2知识点一、邮件合并邮件合并是WORD2003的高级功能之一，所谓“邮件合并”就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，使打印输出可批量处理。1、邮件合并的方法:打开主文档，点击菜单栏的

2、工具->信函与邮件->邮件合并，在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单，我们还可以选择显示邮件合并工具栏，方便操作。返回知识点一、邮件合并2、邮件合并的步骤1）首先在图1中选择文档的类型，使用默认的“信函”即可，之后在任务窗格的下方点击“下一步：正在启动文档”；2）由于主文档已经打开，在图2中选择“使用当前文档”作为开始文档即可，进入下一步；返回图1选择文档类型图2使用当前文档知识点一、邮件合并2、邮件合并的步骤3）选择收件人，即找到数据源。我们使

3、用的是现成的数据表，选择“使用现有列表”，并点击下方的“浏览”，选择数据表所在位置并将其打开（如果工作簿中有多个工作表，选择数据所在的工作表并将其打开）。在随后弹出的如图3“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,完成之后进入下一步；返回图3邮件合并收件人对话框知识点一、邮件合并2、邮件合并的步骤4）撰写信函，这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见，是我们常用到的一些文档规范，我们可以将我们

4、自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段，从而实现自动按规范进行设置。不过，更灵活的做法是当然是自己进行编排。在这个例子中，我们选择的就是如图4所示的“其他项目”。返回图4其他项目知识点一、邮件合并2、邮件合并的步骤5）预览信函，可以看到一封一封已经填写完整的信函。如果在预览过程中发现了什么问题，还可以进行更改，如对收件人列表进行编辑以重新定义收件人范围，或者排除已经合并完成的信函中的若干信函。完成之后进入最后一步。6）完成合并，在本步骤中单击“打印”项，可以将合并的结果合并到打印机输出，单击“编辑个人信

5、函”可以将合并项生成新的文档。返回知识点二、录制宏有时我们需要重复地执行一系列复杂的WORD命令，如设置字体的颜色、字号，段间距等，这时我们可以将这一系列命令录制成宏，以后要执行这些命令时，只要执行这个录制好的宏就可以完成所有的操作，可见宏是将一系列WORD命令组合成为一个单独执行的命令。1．录制宏录制宏是将一系列WORD操作录制下来。（1）录制宏的方法：菜单方法——【工具】

6、【宏】｜【录制新宏】返回知识点二、录制宏(2)录制宏的步骤：①单击【工具】

7、【宏】｜【录制新宏】，出现如图5所示的“录制宏”对话框。②在“

8、宏名”文本框中，键入宏的名称；在“将宏保存在”下拉列表框中，选择要用来保存宏的模板或文档；在“说明”框中，键入对宏的说明(可以省略)。返回图5“录制宏”对话框知识点二、录制宏(2)录制宏的步骤：③如果单击“工具栏”按钮,可以将宏指定到工具栏或菜单：方法是在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，单击“命令”文本框下正在录制的宏，将其拖动到所需的工具栏或菜单中，随后单击“关闭”按钮开始录制宏；如果单击“键盘”按钮，可以给宏指定快捷键：方法是在“自定义键盘”对话框中单击“命令”文本框中正在录制的宏，在“请按新快捷键”框

9、中键入所需快捷键，再单击“指定”按钮，随后单击“关闭”按钮开始录制宏；如果直接按“确定”按钮，则不指定宏的位置，直接录制宏。返回知识点二、录制宏(2)录制宏的步骤：④用鼠标单击宏中所包含的命令和选项，开始录制宏，在文档中出现如图6所示的“停止录制”工具栏，单击“暂停录制”可以暂时停止录制，单击“停止录制”按钮可以停止宏的录制过程。返回图6”停止录制“工具栏知识点二、录制宏2．运行宏录制宏后，可以运行宏。（1）运行宏的方法：①菜单方法——【工具】

10、【宏】｜【宏】②快捷键、工具栏、菜单项方法——如果在图5的录制宏对话

11、框中，选择了将宏指定到“工具栏”可使用定义的工具按钮或菜单命令来运行宏；如选择了“快捷键”可使用定义的快捷键运行宏。返回图5“录制宏”对话框知识点二、录制宏2．运行宏（2）运行宏的步骤：①打开要运行宏的文档，选定要运行宏的对象。②单击【工具】

12、【宏】｜【宏】，弹出“宏”对话框，如图7所示。③在“宏的位置”下拉列表框中选择宏所在的模板，在“宏名”列表框中选择要运行的宏。④单