Excel 2007实用教程 项目教学 教学课件 作者 许凌羽 项目七 报表数据分类汇总.ppt

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1、项目七报表数据分类汇总【学习目标】掌握在工作表中插入分类汇总数据的方法掌握建立多级分类汇总的方法掌握多工作表数据合并方法掌握多工作表的单元格引用与链接方法任务本项目要求对“员工信息表”中的信息进行分类汇总。项目包括5个任务，它们分别是：插入分类汇总利用公式建立多级分类汇总多工作表数据汇总数据汇总中的单元格引用和链接删除分类汇总任务一插入分类汇总假设某公司有8名员工，他们分别属于4个部门，表中登记了他们的姓名、性别、工作时间、所在部门、政治面貌、学历及某月份的工资和奖金收入情况，见图7.3。任务一插入分类汇总计算并给出全公司总共的工资和

2、奖金数额，汇总操作过程包括：按职工的“所在部门”将职工分类；计算各部门的职工工资和奖金总额，并得出全公司的工资奖金额；对汇总项的摘要信息做适当编辑。（一）按所在部门分类这项操作的目的是，将所在部门相同的所有员工信息集中排列在一起。【步骤解析】在“公司员工信息表”上，选中“所在部门”列的（D3:D10）作为排序列，使该区域背景颜色加深。任务一插入分类汇总单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选【排序】功能。在弹出的活动菜单中选择“升序（S）”，或降序（O）即可。排序后的公司员工信息表恰好实现了按所在部门分类的要求，图7.4是按升序排序的结果。

3、（二）建立分类汇总数据下面在各个科室人员的记录后面增加一条汇总记录，计算并填入该科室员工的工资和奖金汇总数据，然后在表的最后填上一条全公司的汇总记录。【步骤解析】从单元格A2处按下鼠标左键，拖动至H10，将区域（A2：H10）作为操作对象，即数据汇总区域（注意，汇总区域一定要包含列标签所在的行。否则将出现汇总错误）。任务一插入分类汇总打开【数据】选项卡。在【分级显示】组中选择【分类汇总】命令，弹出【分类汇总】对话框，见图7.5所示。在【分类汇总】对话框中设定汇总的要求：比如，通过操纵右侧的下拉列表，将分类字段的名字设定为“所在部门”；

4、将【汇总方式】设定为【求和】（默认选择）；通过复选方式将【选定汇总项】设定为【工资】和【奖金】；在复选框的选择中，勾选“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”。确信无误后按按钮，系统就可将相同关键字值进行工资和奖金数据求和，结果见图7.6所示。任务一插入分类汇总（三）对分类汇总中的摘要信息进行编辑系统添加的汇总行中附带地添加了简单的摘要（即文本类信息），如果你对系统填加的摘要不满意，可以进行改动。比如，将图中的“销售科汇总”信息改为：“销售科工资与奖金合计”你应当先删除原有信息，根据情况要求进行单元格合并，然后填入新信息。【步

5、骤解析】任务一插入分类汇总删除D5中的老信息。用鼠标选择操作区域（A5:F5），在其中的一个单元格上击右键，弹出快捷菜单。选择其中的【设置单元格格式】功能项，打开其对话框。选择【对齐】选项卡中的【合并单元格】即可得到。（四）数据的分级显示读者可以在表的左上角看到对应的3个数码，这里，第1层指的是最外层，也就是总计信息层。第2层是按科室汇总的信息，基础数据是第3层。如果点击3个数码中的1，将只显示总计数据，点击2显示第1和第2层的数据，点击3显示的是表中的基础数据及其前两层汇总的信息（内容如图7.5所示）。点击1和2，分别显示一级汇总数

6、据和一、二级汇总数据，见图7.8和图7.9所示。任务二利用公式建立多级分类汇总（一）建立多级汇总表下面针对“公司员工信息表”，在原来的汇总基础上增加一层汇总数据——按“业务部”和“政工部”进行汇总，具体操作过程需要插入政工部的汇总行和业务部的汇总行，并填入汇总数据。1．插入政工部的汇总行在第8行后面插入一个空白行，以便插入“政工部汇总数据”行并填写汇总数据。任务二利用公式建立多级分类汇总【步骤解析】将鼠标移到第9行的行号上，击右键弹出活动菜单，选择其中的【插入】按钮。在弹出的活动菜单中选择“整行（R）”项，按按钮后，新插入一个空行作为

7、第9行。将第9行的前6个单元格合并成一个单元格，将“政工部汇总数据”信息输入到第9行中作为该行的摘要信息。将摘要内容设置为黑体，水平居中（操作步骤是，用鼠标选定该单元格，击右键打开活动菜单，选择【设置单元格格式】项，在弹出的对话框中选【字体】卡，然后选择合适的选项）。在第9行的“工资”单元格G9中输入如下公式：“=SUBTOTAL（9,G3:G8）”其中的汇总区域为（G3:G8），表示将单元格G3到G8的数据汇总起来。任务二利用公式建立多级分类汇总在第9的“奖金”单元格H9中输入如下公式（见图7.11所示）：“=SUBTOTAL（9,

8、H3:H8）”2．插入业务部的汇总行类似地，可在第15行后面插入“业务部汇总数据”行。作为新插入的第16行，在其“工资”单元格G16中输入如下公式“=SUBTOTAL（9,G10:G15）”，在单元格H16中输入公式“=