Excel_第七课_数据库管理.ppt

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1、授课教师：龙剑第七课数据管理和分析Excel具有数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总。统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能。因此Excel数据清单也称为Excel数据库数据清单：一个典型的二维表，它是由工作表中单元格构成的一个矩形区域矩形区域的每一列叫一个“字段”，每个字段包含相同类型的数据。第一行为各字段标题，叫字段名。字段名不能相同。以后每一行的数据表示一条记录。所以数据清单是由多条记录组成的。数据清单正确创建数据清单规则：√列名唯一√纯数据（杜绝空行、非法数据）√同列数据的数据类型和格式应

2、完全相同√避免在一张工作表上放置多份数据清单数据清单可以是整个工作表，也可以是工作表的一部分。数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用数据清单的作用：用户可以通过“数据清单”对表中的数据进行排序、筛选、分类和汇总等操作，以实现日常所需要的统计工作，是数据管理的基础。建立数据清单直接在单元格中输入记录单（“数据-记录单”）创建数据清单注意事项不能在数据清单中留空行或列：当数据清单中的数据被一个空行或列隔开时，excel会将它当作两个部分看待。在数据清单的第一行建立字段名称：excel将使用字段名建立报告以及进行排序等操作。字段

3、名最好用文字：字段名只能使用255个字符以内的文字或文字公式，且要准确地表示出字段的含义。字段名只能有一个：如果在数据清单中打开了多个相应的字段名，则影响筛选等操作。工作表中只建立一个数据清单：虽然在excel中允许同时存在多个工作表，但是会显得比较混乱，而且容易影响筛选等操作，因此建议最好在一个工作表中建立一个数据清单。使用“数据／记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。利用记录单可以进行下列操作：添加记录修改记录删除记录查找记录使用数据清单√单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如：列出“平时成绩”“<=85”，“考试

4、成绩”“>80”的学生。最后单击“上一条”或“下一条”按钮，可查看到符合给定条件的所有记录数据排序排序：依据某列或几列的值，按照一定的顺序将表中的记录重新排列称为排序。排序使表格数据更有条理，使用户观察数据更方便。排序方式：升序和降序排序规则√数字按照大小√文本按首字母英文顺序/笔画√日期按先后（早晚）√文本和数字一起，数字在前文本在后√空格始终排在最后排序方法：√工具栏中的“”按钮√“数据”排序注意：第一种方法只能采用单独排序方式，第二种可以采用两种排序方式同时进行1、按单字段字排序工具栏按钮数据→排序2、按多关键字排序主关

5、键字、次关键字第三关键字选择表格'列区域'，打开‘排序’显示排序警告勾选‘以当前选定区域排序’，系统将默认以选择的列单独排序升序：从小到大降序：从大到小数据排序步骤光标位于要排序的列光标位于数据清单中，单击“数据｜排序”命令，最多3个字段排序选定范围→“数据／排序”→确定排序关键字和顺序设置两个以上的排序约束条件。数据排序操作例题数据筛选筛选：实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据暂时被隐藏起来，从数据库中选一部分数据使用。筛选方法：√自动筛选√高级筛选筛选基本操作步骤：选中数据区中的一单元格→数据→筛选→自

6、动筛选、高级筛选大表明晰的小表自动筛选：“数据/筛选/自动筛选”→设定条件条件数据筛选√常用于简单条件的筛选自动筛选自定义筛选“自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系，同时，该对话框还提供“等于”、“大于”、“起始于”等许多条件选项。注意：筛选只是暂时将不要的数据进行隐藏，没有删除;排序和筛选必须为数据清单格式的表;“自定义”可以设置两个条件。√与：两个条件必须同时满足√或：满足一个条件即可√对某个列应用两个以上的筛选条件，或者对多个列应用筛选条件，最好使用高级筛

7、选。筛选数据-高级筛选条件区域高级筛选的功能√实现对某个列或者多个列应用多个筛选条件。√把满足条件的记录复制到当前表的其他位置，原数据清单保持不变。☞要使用高级筛选功能，必须在数据清单的上方或下方放置一个条件区域。该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。条件区域应当遵守的规则是：√条件区域与数据清单之间至少要留一个空行。√条件区域中条件的逻辑关系是：写在同一行的条件互为“与”关系；写在不同行的条件互为“或”关系；条件区域中不能有空行。下图的条件可以理解为：系别等于“自动控制”并且考试成绩>70，或者系别等于“计算机”并且上机

8、成绩>17的学生名单。需要注意的是，由于系别是文字型数据，在写条件是，应写成：=“自动控制”、=“计算机”，即自动控制和计算机必须用引号括起来。“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据或与（1）确定筛选条件，并创建条件区（注意：