秘书实务_课件_PPT8会议组织与服务课件.ppt

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1、案例导入：（1）确定会议场所（2）列出会议日程表（3）草拟会议通知（4）确定会议议题（5）准备会议资料（6）确定会议人数（7）确定会议时间More，会议还需要准备什么？第八章会议组织与服务第一节会务工作概述第二节会前策划与筹备第三节会中服务与管理第四节会后处理和服务技巧3第一节会务工作概述一、会议二、会议的作用交流信息发扬民主统一认识传达决策三、会议的类型会务工作分类标准类型会议特点会务工作会议规模特大型、大型、中型、小型会议人数多少决定会议类型小型会议议程、日程、程序三合一，安排灵活；大型会议程序严格。会议内容工作会

2、议、专题会议代表会议、学术会议根据会议类型决定讨论内容内容不同，会务工作重点不同。会议时间定期会议不定期会议召开会议时间不一样准备工作、会议记录、会后跟进不一样。会议范围国际性、全国性、区域性、单位会议范围越大会议工作越复杂范围越大，涉及会议生活服务工作越多，越困难会议手段传统型会议电视电话、网络视频会议现代通讯设备参与会务工作与现代通讯设工作的结合会议的保密程度保密、内部、公开会议注意保密人员选择、文件保密会议的类型第二节会前策划与筹备1议题和名称2会议形式3与会人员4议程和日程5经费预算赖祖亮@小木虫一、编制会议预

3、案第二节会前策划与筹备1人员分工2会议通知3布置会场4会前检查5后勤服务赖祖亮@小木虫二、落实会议议案第三节会中服务与管理二、报到登记发放资料引导三、检验设备空调黑板座椅投影设备一、接站机场车站码头四、会中服务接传电话送饮料会议记录五、会议信息及文字工作会议信息、简报，对外宣传，小结、闭幕词第三节会中服务与管理六、会议期间后勤工作吃住行娱安保七、主持会议工作注意议题、时间控制会议善后工作离送会后文书工作新闻报道会议纪要会议文书整理第四节会后处理和服务技巧会务工作总结总结效果评估思考题1．会议成本控制虽然是领导的责任，但

4、是负责会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘书应做好哪些工作？2．谈谈会议低效的原因及其危害。暮春时节躁动会议室坐了162人略显拥挤下午2：30案例分析1.不良会议环境中午聚餐时都喝了点酒2.主要领导漏车了问题讨论：年轻的秘书在哪个环节出了问题把主要领导落下了？如果你是带队秘书，如何防止类似事件发生？实践训练1.会议承办东方大学要承办2012年全国高教秘书学会，学校准备投入10万元经费支持这个会议，时间3天，地点在东方大学。拟份会议预案供会议筹备小组讨论。实训要求：（1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。（2

5、）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。（4）实训应分组进行。（5）修改会议预案。（6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。实践训练2.会议退场3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安排代表退场环节如何处理？实训要求：（1）学生分组讨论提出方案，对比方案，最后评出最佳方案。（2）若上述会议时间均为3小时，与会人员每小时平均工资为20元，那么会议的隐性成本各为多少？知识链接15文山会海如何整治？