秘书实务　会议组织与服务

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1、一片混乱的颁奖仪式内容（略，请见教材第58页）问题：1.如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐错误的出现？2.发现出错后，会务人员应如何及时补救？引入案例第四章会议组织与服务第一节　会议概述第二节　会议筹备阶段的会务操作第三节　会议进行阶段的会务操作第四节　会议结束阶段的会务操作主要内容第四章会议组织与服务电子教案模版配色（1）第一节　会议概述一、会议的涵义会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。第

2、四章会议组织与服务二、会议的作用1．集思广益、科学决策的作用2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用第四章会议组织与服务第一节　会议概述第四章会议组织与服务第一节　会议概述三、会议活动的基本要素电子教案模版配色（1）三、会议活动的基本要素1．会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体

3、，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。第四章会议组织与服务第一节　会议概述电子教案模版配色（1）三、会议活动的基本要素2.会议名称会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议”则显示了单位、时间、性质；例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。第四章

4、会议组织与服务第一节　会议概述三、会议活动的基本要素3．会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主要作用是：准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。引导和制约会议的发言。第四章会议组织与服务第一节　会议概述电子教案模版配色（1）三、会议活动的基本要素4．会议的时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。5．会议地点会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。6．会议方式会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段

5、，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。7．会议结果会议结果，即会议结束时实现目标的情况。第四章会议组织与服务第一节　会议概述沃尔玛首次全球董事会在中国召开据报道沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议就是在中国深圳召开的。沃尔玛百货有限公司董事长罗伯·沃而顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义。首先多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”微型案例第四章会议组织

6、与服务电子教案模版配色（1）四、会议的种类对公司而言，如果以参会人的职级为标准，会议可分为：（1）股东会议（2）董事会会议（3）职工大会（4）高级管理人员会议（5）中层管理人员会议（6）部门会议。第四章会议组织与服务第一节　会议概述会议筹备工作框架图请见教材第65页。第二节　会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务小知识一、拟定会议计划（一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素（二）成立会务工作机构中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各

7、组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。第二节　会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务第二节　会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务各会务工作组的分工会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使

8、用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。小知识（三）制订会议预算会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠