秘书综合实务 第二版 档案管理档案收集.ppt

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1、实训项目1：档案收集一、实训目的◎会建立健全归档工作相关制度。◎掌握协助和指导职能部门组织归档工作的方法。◎掌握做好平时收集工作的方法。◎掌握做好大型活动档案收集的方法。二、基础知识◎档案收集工作是档案工作的起点，必须确保质量。◎档案室的收集工作包括对需要归档的档案接收和未及时归档的档案的收集。◎档案收集工作的要求：加强指导、推行入室档案标准化、保证进室档案的完整齐全。三、基本技能◎秘书工作部门应当制定档案收集的标准，包括归档范围、归档时间、归档质量要求、归档手续等。◎秘书工作部门应当建立确保档案收集质

2、量的长效机制，而不能大包大揽所有部门的当按收集工作。◎档案收集的主要工作在基层。◎秘书部门应当定期开展业务培训，提高所属部门的业务水平，指导和协助部门完成归档工作。◎大型活动应当建立同步收集档案的工作机制。四、工作流程工序1工序2工序3工序4常规档案收集制定制度平时收集指导收集定期接受大型活动档案收集制定方案委派人员同步收集拾遗补缺实训1：一般机关档案收集1.任务：编制一般机关档案收集方案。。2.要求：⑴归档制度内容要完整，包括归档范围应包括归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续等。⑵怎样指导和协

3、助各职能和文书部门收集整理应归档的文件。⑶怎样做好平时收集工作。3.评价标准：⑴归档制度设计全面、明确、操作性强，满分40分。⑵指导和协助部门组织归档工作方法得当，切实可行，满分30分。⑶收集方法全面、针对性强，满分30分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班集体编制工作方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：45分钟。实训2：大型活动档案收集1.任务：公司准备组织30周年庆典，请你设计一个档案收集方案。2.要求：⑴方案设计合理，便于操作。⑵庆典方案充分考虑档案的收集。⑶对庆典活动的评价包括

4、对档案收集工作的评价。3.评价标准：⑴方案设计合理项30分。总体目标、责任人、考评法，每缺少一项扣10分。⑵方案设计完整项30分。没有包括档案收集的信息扣30分；档案收集信息不完整扣20分。⑶方案设计可执行项40分。庆典工作没有考核扣40分；没有对档案收集工作的考核扣30分；对档案收集工作的考核畸轻扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制工作方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：45分钟。五、参考案例四川震灾档案收集工作紧张进行首份地震遗存档案这幅照片是5月23日上午，成都市

5、档案局接收的、由成都晚报记者傅艳提供的第一份地震遗存档案资料之一。从这幅照片中不难看出，黑板上还留着清晰的板书，那堂介绍邓稼先先生的语文课还没有上完，灾难就发生了2008年5.12地震后，在四川省各大灾区的废墟上，奔走着这样一群人，他们拿着摄影机和摄像机拍摄主要建筑的受损情况、仔细收集受灾人员的情况。他们是四川省灾区各级档案部门的档案工作者，抗震救灾之余他们正在紧急收集能反映此次震灾特点的档案资料。5月23日，四川省档案局关于迅速收集震后档案的文件发出后，成都市档案局收到了志愿者交来的灾区第一份地震遗存

6、档案———都江堰市新建小学四年级二班学生的合影、作文、试卷等共37件，这些材料将以班级的形式保存下来，让遇难的29名师生永远生活在一起。这些档案将为今后加强地震研究及爱国主义教育、参观考察等提供科学有效的服务。（资料来源：法制日报2008年5月26日）六、小贴士㈠档案的平时收集工作(1)随时接收和主动收集相结合。文书部门要根据归档制度的要求随时接收各部门人员退回的办理完毕应当归档的文件材料，除此之外还应当采取措施积极主动进行收集。(2)加强对“账外”归档文件材料的收集。“账外文件”主要指那些没有经过收发

7、文登记或列入计划的文件材料，这些材料无帐可查，不容易控制，容易遗漏。比如：各种会议材料；反映本单位重要活动的录音、录像、照片等声像材料；不经收发文登记领导“亲启”的文件；科技部门计划外的图纸、、表格、数据等。(3)明确归档文件材料收集工作中的分工，有针对性地开展收集工作。8.2.3档案馆的收集工作㈡大型活动的档案收集⑴针对活动内容确定归档范围。⑵明确需要归档材料的责任部门、责任人。⑶确定归档时间。