公司文件管理制度.doc

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1、公司文件管理制度　　公司文件管理制度第1章总则第1条目的。　　通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。　　第2条适用范围。　　本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准不规范、作业指导书等。　　根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。　　具体如下表所示。　　公司内部文件各层级内容范畴文件等级文件内容一级文件公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等二级文件公司核心的业务流程和管理流

2、程等三级文件公司日常工作流程和制度四级文件各部门、车间内部文件五级文件各类记彔第3条管理职责划分。　　（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。　　（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。　　（3）综合管理部负责本制度的编制、解释不修订工作，并由其行政与员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员与职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。　　（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的

3、有关文件的编制和副本保管工作。　　第2章公司内部文件编码细则第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。　　（1）第一部分公司代号，代码为×××。　　（2）第二部分层级分类代码，代码分别为　　1、　　2、　　3、　　4、5。　　（3）第三部分大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。　　（4）第四部分小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。　　（5）第五部分文件流

4、水号，代码为001～999。　　第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。　　（1）一级文件×××1—001。　　（2）二级文件×××2—综—001。　　（3）三级文件×××3—综—行政—001。　　（4）四级文件×××4—综—行政—001。　　（5）五级文件×××5—综—行政—001—001。　　第3章公司各级文件编制、审核、审批规定第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。　　一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。　　第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。　　二级文件编制完成后，由总经理办公室

5、组织相关部门及人员进行会审。　　经会审后，二级文件需交总经理审批。　　第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。　　具体分工如下。　　（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。　　（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。　　（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。　　（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。　　（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副

6、总审核。　　（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。　　第9条公司　　四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。　　公司　　四、五级文件的编制、审核、审批规定表文件类别覆盖范围编制主管部门审批人员部门发文分管业务线的与业性文件，如设备部的《设备操作保养卡》及各类机械图纸、技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等归口职能部门分管各部门的主管副总部门、车间内部文件仅限亍本部门、本车间，此类文件的内容应保证不公司各项流程和制度丌相冲突各部门、各车间内安排部分管副总各类记彔参不质量体系文件中的《记彔控制程序》第10条除部门、车间内部文件外，其

7、它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性不冲突性的二次审核。　　二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。　　第4章文件发放管理规定第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。　　每份文件丌同的复印件必须注明丌同的分发号，以便追溯。　　第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理