行政机关公文格式讲座.ppt

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1、行政机关公文格式(十一)公文的特定格式(十)公文中的表格(九)页　　　　码(八)公文中各要素标识规则(七)排版规格与印刷装订要求(六)文中的图文颜色(五)用纸幅面版面尺寸(四)用纸的技术指标(三)定　　　义(二)引　用　标　准行政机关公文格式（ＧＢ／Ｔ９７０４—１９９９）(一)范　　　围(十二)发文稿纸基本样式(一)范　　　围按照《国家行政机关公文处理办法》和《青岛市政府办公厅公文制发工作实施细则》中对公文格式的要求，对行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则作了明确规定，适用于各级行政机关制发的公文。本标准适用于政府公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执

2、行。(二)引　用　标　准GB/T9704－1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据是：GB/T148－1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210㎜×297㎜，并规定各裁边的误差为±3㎜。(三)定　　　义◆字word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。　◆　行line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。对于公文的横向描述就是“

3、字”，纵向描述就是“行”。在这两顶定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念（除标题外）指的是3号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐标准确地将公文中的任何一个要素加以定位。(四)用纸的技术指标公文用纸一般使用的纸张为胶版印刷纸或复印纸。●质　　量60g/㎡~80g/㎡●纸张白度85％～90％●横向折度　≥15次●不透明度　≥85％●PH值7.5~9.5由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面理要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。28mm±1m

4、m(五)公文用纸幅面版面尺寸▲幅面尺寸采用GB/T148中规定的A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm▲页边与版心尺寸天头（上白边）：37mm±1mm订口（左白边）：28mm±1mm版心（不含页码）：156mm×225mm37mm±1mm297mm225mm156mm210mm(六)文中的图文颜色未作特殊说明的公文中图文颜色均为黑色。(七)排版规格与印刷装订要求◆排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。◆制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。◆印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标B

5、L100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。◆装订要求公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。(八)公文中各要素标识规则◆公文中各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称

6、版记眉首主体版记眉首之－－公文的份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。公文份数序号◆不是所有的公文都需要编制份数序号。《国家行政机关公文处理办法》规定带有密级的公文要编份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的动向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少不少于两

7、位，即“1”编为“01”。眉首之－－秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3号黑体◆秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。《国家行政机关公文处理办法》规定，涉及秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使