《商务公共关系学》第十三章：商务公共关系文书与函电礼仪.ppt

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1、商务公共关系学清华大学第十三章商务公共关系文书与函电礼仪第一节　　公共关系文书的内容与特点一、公共关系文书的概念与类型公共关系文书，是一种广泛使用的传播工具，通过传播沟通组织与公众之间的相互了解，也是公共关系的重要手段。常用的公共关系文书有新闻稿、演讲稿、广告稿、调查报告、年度报告、宣传资料、信函、请柬等。二、公共关系文书的特点公共关系文书从写作过程来讲，需要提炼主题，选择材料，组织结构，安排层次，最后通过语言文字、标点符号加以表述。从表现方法上，需要采用记述、叙述、说明、论文等手法，偶而也用一点抒情或描写，但从实现公共关系的目标和职能出

2、发，公关文书又有自身的特点。（一）内容真实、题材新颖（二）行文亲切，直接沟通（三）文笔生动，引人入胜（四）把握分寸，注重礼仪第二节　　日常公共关系文书礼仪一、公文（一）公文的概念公文是国家机关、党政机关、社会团体、企事业单位用以处理公共事务、开展公务活动的一种具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重工具。（二）公文的特点公文主要有以下四个特点：1.坚定的政治性2.法定的权威性3.特定的规范性4.限定的时效性二、通知（一）通知的概念通知是用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，

3、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部的一种公文。通知在公文中使用最为广泛，使用频率最高，上至方针政策，下至具体事务都可发通知。（二）公文的注意事项公文注意事项主要有以下几方面：1.内容单一2.简练明确3.椐实而下三、信函公共关系业务信函，在写作格式上和一般书信并无不同，但是在内容的表达上要处处为对方——公众着想，要给予充分地理解、信任和尊重，在语句和措词上尤要讲究礼貌、得体，也不乏风趣与幽默。四、书信书信分日常书信、专用书信、礼仪书信等，其格式大同小异，主要区别在于其用途。不同书信往来中要讲究如下礼仪：（一

4、）使用规范信封。（二）书信内容第一部分为称呼。第二部分为正文。第三部分为结尾。第四部分为署名、日期。五、商业书信（英文）的格式随着我国对外开放，我们经常要结交外国朋友，学会写涉外公文函件显得很重要。涉外信函一定严格按照书信模式要求去做，若粗心大意。就会失礼。商业书信（一般用英文）与国内的信函有较大区别，一般包括七个部分：信头、信内地址、称呼、正文、结尾语、签名、信封写法。第三节　社交礼仪类公共关系文书一、社交礼仪类公共关系文书的内容与特点礼仪类公共关系文书是指公务文书的撰写、往来、处理中的礼貌、礼节和程式。是一个组织为了协调与公众之间的关

5、系，用来表示祝颂、庆贺、慰问、特约等思想感情或意愿的实用文书。礼交礼仪类公共关系又有自身的特点：（一）公文礼仪的政治性（二）公文礼仪的有效性（三）公文礼仪的时间性（四）公文礼仪的定向性（五）公文礼仪的诚实性二、请柬（一）请柬的概念请柬又称请贴、邀请书，它是单位、团体或个人邀请有关人员参加重要纪念等活动所用的一种应用文。它既表示对被邀请人的尊敬，也表明邀请者对此事的郑重态度，在比较大型的宴会和一些特殊场合下，还具有证明的性质和入场券的作用。（二）请柬礼仪1.请柬的发出要及时、规范。2.外交用请柬，须按不同国家的标准要求和相应语种书写。3.请柬

6、不管是留交还是带交或邮递给对方，均应按礼仪惯例，封装递送，否则，将是很失礼的。三、贺年卡贺年卡是人们在逢年过节时表示赠送者庆贺之情的卡片。贺年卡在公关活动中被广泛采用，在表情达意、传递信息、加深情感方面有重要的作用。贺年卡设计制作十分精美，其本身常常就是一件精美的艺术品。贺年卡的画面及词语构成了一种很有品味的精神产品，它能提高人生境界，净化人们的心灵，建立纯真健康的情感。贺年卡并无严格的格式要求，可以自己动手制作，自己制作贺年卡更能表达真实情感，因而也更有意义。四、聘书（一）聘书的概念聘书是聘请书的简称。它是用于聘请某些有专业特长或名望权威

7、的人完成某项任务或担任某种职务时的书信文体书。（二）聘书的格式1.标题2.称谓3.正文4.结尾五、欢迎词、欢送词、答谢词（一）欢迎词欢迎词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。欢迎词本身并无多少实际意义，其作用在于沟通情感、缩短距离。（二）欢送词欢迎词是在与人分别时表示礼貌的用语。（三）答谢词答谢词是由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。六、祝贺词祝贺词是指在节日之时，或别人有喜庆之事时的用语。当新朋好友在工作上与生活上取得了进展，或逢到节日喜庆时，向其致以热烈而富有情感的吉言佳话

8、，表达自己的喜悦和祝愿，会使对方心情舒畅，加深双方的感情，祝贺词的内容一般由喜庆的事项而定，如“祝你节日愉快！”、“祝你生日快乐！”、“恭喜发财”、“祝晋升新职”、“一路平安”、