企业电子文件归档流程探析

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1、企业电子文件归档流程探析[摘要]近年来，信息技术突飞猛进的发展加速了办公自动化的更新换代，电子文件数量激增，已成为档案管理的主要资源。电子档案管理工作的难点聚焦到及时、规范电子文件的收集归档之上。电子文件归档管理流程的合理性关系到档案管理部门的工作效率，也为电子文件的提供利用奠定了基础。本文结合工作实践对电子文件的归档管理流程进行研究，以期为电子文件的归档管理提供借鉴和参考。[关键词]电子文件；归档管理；研究doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2018.01.057[中图分类号]G276[文献标识码]A[

2、文章编号]1673-0194（2018）01-0140-030引言电子文件已成为现代企业对外从事社会活动对内进行业务管理活动的主要管理方式，作为业务活动的真凭实据，电子文件必须得到积极的管理与可靠的维护，电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是电子文件管理系统，其功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动。本文通过电子文件归档管理工作流程的优化来提升电子文件的管理效用。1电子文件来源企业电子文件是企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。根据国家档案局2014年发布的《

3、数字档案室建设指南》，电子文件的来源主要包括文书类电子文件、声像类电子文件、科技与专业类电子文件。在满足归档标准和要求的前提下，这些电子文件都将纳入电子文件归档管理系统管理，都是《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）第7条“归档电子文件的整理要求”所适用的整理对象。因此，电子文件管理既包括对文书类电子文件的管理，也包括对业务专用类电子文件的管理，具有覆盖全过程、全业务、全范围管理和化载体控制为内容控制的管理特点。2电子文件的收集归档流程电子文件是电子档案的源头，与传统档案管理相比，电子文件生命周期更加强调文书工作与档案

4、工作之间浑然天成的紧密联系，因此，在电子文件形成阶段的起始点就应规范完善电子文件收集工作，经过内容鉴定、文件流转、文件分类和技术鉴定等环节，再进行预归档，最后归档至电子档案管理系统（如图1）。3电子文件归档流程解析3.1OA办公系统中的预归档流程管理3.1.1内容鉴定计算机不仅是电子文件鉴定的最终执行者，还是保存电子文件的实际场所。因此，电子文件的鉴定应由计算机自动进行，这就需要指导鉴定工作开展的依据，即明确文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“范围期限表”），嵌入OA办公系统。在该系统中，文件由计算机生成，并且通过网络

5、流转处理，为了保证电子文件的完整性和真实性，在电子文件生成之初就应该对文件进行价值鑒定，即内容鉴定，实行前端控制。“范围期限表”是开展电子文件内容鉴定工作的依据和前提，应将其预置在OA系统中进行内容鉴定。一是参照国家档案局8号令、9号令及10号令，明确并制定企业电子文件归档范围和保管期限；二是明确归档电子文件涵盖的类型，企业经营与管理活动中产生的电子文件类型多样，凡是反映本企业主要职能和活动，记载了本企业主要工作，具有查考利用价值的电子文件，如文本文件、图形图像文件、音频视频文件、数据库文件等应纳入归档范围；最后，单位在制定“

6、范围期限表”时，描述归档内容应详细具体，范围清晰，尽量避免“本单位主管业务”“重要的”“一般的”等模糊性词语。因此，电子文件在OA系统中一经形成，系统应使用预置“范围期限表”自动判定电子文件是否应归档保存及其保管期限。为了确保电子文件内容鉴定的准确性，可以采用系统自动鉴定与人工辅助相结合的方式，避免出现电子文件归档不齐全情况。3.1.2元数据采集按照电子档案管理规范《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009）、党政机关电子公文元数据规范（GB/T33480-2016）等要求，将经过内容鉴定并具有归档保存价值的电子文件

7、，进行元数据的采集工作，包括电子文件的的内容、结构及背景信息以及电子文件自始至终流转的全过程，为下一步预归档奠定基础。3.1.3预归档预归档是指电子文件在正式进入电子档案管理系统之前进行的逻辑归档。应归档的电子文件在OA系统中流转完毕后应自动进行预归档操作，档案部门从文件形成部门接收到归档电子文件存储的逻辑地址，通过系统可以查阅和管理电子文件，再按照电子档案管理相关要求收集、组织并管理此类电子文件的内容和元数据，保证应归档电子文件的真实可靠和完整可用，并对其安全保管和合法存取进行有效监控。预归档操作一般包括分类、格式转换、技术

8、鉴定和预归档四个步骤。（1）分类。档案分类具有企业信息资源整合与档案实体管理的双重作用，在OA系统中应对流转完毕的应归档电子文件进行分类，采用预置的电子档案分类方案。企业对电子档案进行分类时，与纸质文件分类相同，应分类明确，包括企业档案的类系、类列及其属类，体现出企业档案的整