高效会议时间管理技巧

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1、高效会议时间管理技巧　　　　中西方管理学者们认为提高会议效率的因素很多时间管理就是其中的一项重要因素掌握时间安排技巧避开低效率时间对提高会议效率大有裨益　　　　一、会议日程安排　　　　管理者因工作需要经常要参加各类会议合理的安排会议日程十分必要日程安排是召开会议最重要的部分之一　　　　首先把握好会议总量的统筹现代管理学之父彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25%的时间开会就是一种病态组织的表现由此可见对于中基层管理者而言会议所占工作总量的比重应更少精简会议可以采用很多方法如合并整合会议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会更好的方式等　　　　其次把握好会议

2、召开日期的统筹依据人体生物钟的规律人在不同时期精神状态和注意力集中度是不同的最好避免在漫长的假期、一个星期的开头和结尾召开会议主要参与者出差当天或返回当天最好不要召开非紧急会议加拿大心理学家麦吉尔大学教授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅一周工作节律图根据她的研究人们在一周之内从事不同任务其效率会有很大不同星期一适合布置、分派本周的任务、规划设定目标不适合处理矛盾因此周一可安排例会但不适合安排中心组重要办公会议周二效率最高可安排专题研讨会解决工作中难啃的骨头周三思维活跃心情较好适合制定战略决策是高层召开重要会议的最佳时机周四人变得最通融可交流思想、解决争议适合召开座谈会、总结会

3、周五人易冒险和过激一般应少开会　　　　再次把握好会议类型的统筹对各类会议按重要程度排序上级单位组织召开的紧急重要会议应首先考虑预留时间;例行会议合理安排周期;临时会议务求精练紧凑　　　　最后把握好会议制定计划的统筹每年年初或年底由指定部门根据上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的计划　　　　二、会议时间安排　　　　(一)科学地拟定会议召开的时间首先需了解一天当中何时开会较为妥当一般来说上午人神清气爽、注意力集中适合开会随着时间的推移和工作对人精力的消耗下午人的耐心和专注性被渐渐地消磨需要快速得出结论的会议最好安排在下午也可考虑把午餐融入在会议之中午餐开会既有

4、优点也有缺点共享食物是联系人们之间感情的一种方法会议与午餐结合在一起强调了人的社交性在充满民主氛围的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作用　　　　其次会议召开的时间点不易在上下班前后半小时因为这时人的注意力也较为分散哈佛时间管理理论认为：开会的时间可以采用“零数效应”人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安排把会议召开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时间便于整点时人本能地提醒自己做下一项工作这样大大地减少了迟到的概率　　　　再次在选择开会时间的时候应当确保决策者和绝大多数参与者能够出席可以提前征询供参会者选择时间　　　　最后考虑会议召开期间的自

5、然因素如天气、气温、设备、通讯等情况以免不可抗力出现后受消极因素的影响与会者无法安心开会　　　　(二)科学地拟定会议持续时间据心理学家测定成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟超过这个时间人最容易精神分散超过90分钟则普遍感到疲倦所以应把握好每一次召开会议的时间如果会议需要较长时间则应在会议中途安排休息不同会议类型决定了会议时间长短大型会议一般会期不宜超过2天专题会、研讨会可2小时左右总结会通常约略短至1小时左右例会短小精悍以十分钟左右为宜　　　　三、会议进程安排　　　　在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里通常会核算会议的成本会议成本=X+2×3×J×N×T

6、X表示显性成本的总和即会议明显的耗费如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等J代表与会人员每小时平均工资;3表示劳动产值要远比职工工资高;2表示会使经常性的工作和生产中断损失应以此计;N表示参加会议人数T代表会议时间(小时)按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产所付出的代价开会时将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门口提醒与会者提高会议效率为了使会议安排得紧凑有序应在会前、会中、会后做好以下事项：　　　　(一)会前预留出充分的准备时间因为许多成功的会议都在会前的充分准备和有效沟通方面下足了功夫预设出会议的程序、评估会议内容所需时间并

7、于会议开始时告知与会者在会议室预备时钟、闹钟、计时器等大型会议需提前5分钟入场　　　　(二)会中1.合理安排会序开会伊始与会者精神状态最佳一般应将重要的议题安排在议程前面但是如果会前发现有些重要议题在与会者之间存在争议需要在与会者之间建立和谐融洽的关系提升凝聚力这时可考虑用次要议题提前做铺垫把冲突放在后边以利达成共识2.限制与会者发言时间　对于“马拉松”式的发言应制止已经取得一致的意见要及时归纳“拍板”发现跑题现象应及时鞭策出现沉默应适当启发这样才会使会议主题明确、高效实际即时性会议可以站着进行并不备茶水使其不得不简明扼要