四、编制会计报表.ppt

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1、编制会计报表本节要点●概述　　●启动UFO表　　●报表格式定义　　●报表公式定义　　●报表数据生成　　●主要内容一、概述1.UFO报表的相关概念（1）格式状态和数据状态UFO将报表制作分为报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。　　①格式状态。在报表格式状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据

2、的录入、计算等操作。　　②数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。一、概述（2）单元　　单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UFO的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。　　①数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单

3、元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。　　②字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。　　③表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。2.组合单元组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同（即表样、数值、字符等），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。3.区域区域由一张表页上

4、的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。4.表页一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为＠2.5.关键字关键字是可以确定报表中数据不同的项目。　　关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一

5、个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在UFO中被称为关键字。UFO共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。　　关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。7.函数企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UFO报表系统中，取数

6、是通过函数实现的。　　自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：　　函数名（“科目编码”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2]）●科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。●会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。●方向即“借”或“贷”，可以省略。●账套号为数字，缺省时默认为999账套。●会计年度即数据取数的年度，可以省略.●编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。二、启动UFO表1.启动UFO表2.账套初始三、报表格式定义报

7、表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性等。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。　　报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。　　报表定义需要在“格式”状态下进行。1.设置报表尺寸设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。[例]设置报表尺寸（11行4列）。　　操作路