培训五：科技档案整理.ppt

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1、二、科技档案的整理二、科技档案的整理科技档案采取以案卷为单位整理的方法。（一）分类与组合1、分类的基本方法：根据科技档案形成和查找利用的特点，不同的科技档案应采用不同的分类方法：基本建设材料按工程项目或结合工程性质分类；设备仪器材料按设备仪器种类或型号分类；科学研究材料按科研项目或课题分类；产品材料按产品种类或部件分类。2、分类中要注意的问题（1）针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。（2）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。（3）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些图纸的项目，其科技文件材料组卷时

2、可在卷内备考表中说明并标注相应的图号，不必将这些材料再晒制一份来组卷，以免重复。（4）底图以张为单位单独保存和管理。（5）基建工程维修、设备仪器保养维修、产品更新换代或更换零部件时，新形成的科技文件材料，应单独组卷，排列在相应项目的原有案卷之后。3、案卷和案卷内科技文件材料的排列产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、

3、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。（二）编目1、卷内科技文件材料页号的编写2、编制卷内目录和备考表图13：卷内目录格式卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注图14：卷内备考表格式卷内备考表互见号：说明：立卷人：年月日检查人：年月日3、案卷封面的编

4、制图15：案卷封面格式档号________档案馆号________案卷题名立卷单位—————————起止日期—————————保管期限—————————密级—————————图16：案卷脊背格式保管期限档号案卷题名4、案卷的装订与盖档号章文字材料一般以件为单位装订，图样文件一般不装订，并在每份材料首页的右上角加盖档号章。图17：科技档案档号章格式5、案卷编号和编制目录根据案卷排列顺序，按类别分别编案卷号并编制分类目录，必要时还要编制总目录。档号序号图18：科技档案分类目录格式科技档案分类目录档号题名编制单位编制日期保管期限页数备注图19：科技档案

5、总目录格式科技档案总目录总序号档号题名编制单位编制日期保管期限页数备注