山东省企业档案管理培训.ppt

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1、归档文件整理介绍新旧两种整理方法的比较传统立卷方法优点：1、便于管理，不易散失。2、在手工检索下，便于连锁查找。缺点：1、立卷过程中受人为因素影响过多。2、手工劳动量大，工作效率过低。3、利用不方便。改革后的立卷方法优点：1、立卷方法简单、易学、易用。2、提高了工作效率。3、提高了档案检索利用的效果。4、便于计算机管理。缺点：1、易散失，不便于管理。2、对于手工检索，利用时稍显繁琐。归档文件与案卷的区别案卷归档文件一、归档文件整理规则2001-2010年，立卷改革，《归档文件整理规则》执行。新规则的优点：1、简化了整理。无需再拟写案卷标题；无需再组合案卷；无需

2、再编写页号；归档文件整理的八个步骤一、区分全宗；二、清理和装订；三、分类；四、单份文件的排列；五、编制档号；六、装盒；七、编目；八、编制备考表；一、区分全宗确定哪些文件需要归档，并且确定保管期限。（1）上级制发，需要贯彻执行的文件，一般都是针对本单位，需要本单位自身执行的。（2）本单位制发的所有文件。（3）下级单位报送的文件材料。一、区分全宗需要归档的文件（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行

3、的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。单位文件材料不归档范围单位文件材料不归档范围是：（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级单位的文件材

4、料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。不需要归档的文件的处置办法这部分文件的处置方法：制订不归档文件的处置制度，包括不归档文件的范围和处置方法。首先，这部分文件进行鉴定和登记；第二，留出备查时间，一般存一到两年；第三，按照严格程序进行销毁（登记造册，监督销毁）；第四，留存销毁清册；部分无密级文件留在相关科室使用。确定保管期限永久保管的文书档案主要包括：（一）本单位制定的法规政策性文件材料；（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本单位职能活动

5、中形成的重要业务文件材料；（四）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；（八）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。确定保管期限定期保管的文书档案主要包括：（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本单

6、位一般性事务管理文件材料；（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；（九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。确定保管期限定期的文件还可以进一步细分为30年和10年，根据文件本身的重要程度，具体情况具体分析。对文件的保管期限的确定，大家可以参照教材当中第31页《企业文件归

7、档基本范围与保管期限参考表》。二、清理和装订1、正确理解“件”的概念，并不是指单独一份文件，以下的七种情况下，应当将文件保存为1件。（1）正文和底稿；目前由计算机打印出的底稿清样可能与正文完全一样，此底稿清样也需要保存，OA系统要求打印底稿，领导补签后保存。（2）正文和附件；（3）文件与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条；（4）原件与手抄体或复印件、传真件等（5）转发文件与被转发件（作为底稿保存和归并上级文件保存）二、清理和装订（6）报表、图册、会议记录如果是用记录本记录的，可保存为一件；如果是用一般散纸记录的（如信纸），一次会议的保存为一件。不

8、能跨年度保存成一件。（7）来文与复文（