企业档案管理培训

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1、1现代企业档案管理培训2有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。3什么是档案管理什么是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必

2、须明确。4档案管理的作用凭证作用参考作用档案工作是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。5档案管理工作原则档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。2、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。6企业档案概念的涵义企业档案是企业各项活动的历史记录。企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档

3、案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。7职工档案管理部门的职能保管职工档案收集、鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工工作变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的安全、保密、保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项8企业档案的一般分类管理类—所有制度类档案业务类—含技术类、研发类、营销类等财务类—独立管理人事类—所有人力资源类档案其它类—不能归入上述四类的档案9档案室的类型普通档案、文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心10企业档案的工作性质管理性—对企业档案进行

4、管理服务性—为各单位提供查阅和参考保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。11档案管理现代化的总目标第一、是最大限度地延长档案寿命第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准确地提供档案信息，为企业地进步和发展服务。第三、是在电子文件不断生成的情况下，进行及时有效地收集、整理，不断丰富档案内容和档案信息。备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。12档案管理系统档案管理系统包含1、文件管理2、文书档案管理3、科技档案管理4、会

5、计档案管理5、声像档案管理6、系统配置模块7、档案制作系统、档案查询系统等。电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范化、现代化，真正实现档案的一体化管理。13档案管理制度建设《档案管理办法》《文件材料归档范围和不归档范围》《文书档案保管期限表》《全宗档案分类大纲》《档案分类编号方案》《档案人员岗位职责》《整理（立卷）制度》《档案利用制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案销毁制度》14档案管理制度建设1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作部门、页码/页

6、次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧意。4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。15企业档案的收集渠道本企业业务职能部门移交的归档资料外单位转让或移交的资料企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让资料面向社会收集、征集的相关材料。16文件材料的形成与归档归档文件材料的范围1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来

7、文各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹要求3、归档声像材料的要求。17文件材料的形成与归档归档时间1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。18文书档案案卷格式案卷卷皮格式两种：硬卷皮、软卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用30

8、0mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）封底尺寸同封面