商务信函与商务合同.ppt

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商务信函与商务合同 设计和美化商务邀请函从样式入手编排文档使用样式管理文档元素让Word为合同条款自动编号使用模板提高合同编写和管理水平深入了解Word的格式和样式本章知识重点： 1.1案例教学：开发者大会邀请函案例描述：捷风科技（中国）有限公司（这个是杜撰的公司名称）准备召开2006年度开发者大会。假设你是公司的总裁助理，你需要为这次会议做一些准备工作。现在，你需要尽快用Word为此次大会设计、制作邀请函。制作之前，大家不妨看一下我预先制作的成品。打开“E:成品1”文件夹下的“邀请函.doc”文件，单击打印预览按钮，预览文档。 常见的邀请函，需要遵循以下设计制作的三个步骤：首先，邀请函的外观设计及颜色搭配一定要大方美观，能够激发受邀者参加会议的兴趣，并展示会议和会议主办者的良好形象。其次，邀请函要快速、准确地传递最为关键的信息，如会议主题、特点、时间、地点、议程等。最后，不要忘了留下主办方的联系方式，为受邀者提供反馈渠道，如联系方式、联系人、调查表等。 1.1.1从页面开始简单的说，进行页面设置，就相当于在写字之前先挑选一张尺寸合适的纸，并设计好书写的格式。在这里你要确定，将来打印邀请函的纸张大小是多少，版式要设计成什么样子，做到心中有数，然后再进行页面设置。页面设置包括对纸张大小、页边距、字符数/行数、纸张来源和版面等的设置，这些设置是打印文档之前必须做的准备工作。 开始设置页面：步骤1从菜单选择“文件页面设置”，在“页边距”选项区中设置上面的页边距为8厘米，下面的页边距为4厘米，左边和右边的页边距都为3.17厘米，纸张方向为“纵向”，这样就确定了版心的大小。设置版心位置时，上边距留出了较多的空间，这是因为我们打算在邀请函的上方设计一个弧形的装饰区域，并打算把醒目的会议名称置于页眉区域内，这样整个版面看上去会舒服一些。步骤2切换到“版式”选项卡，在“页眉”数值框中设置页眉高度为1厘米，在“页脚”数值框中设置页脚高度为1.75厘米，单击“确定”按钮，回到文档编辑区。 1.1.2“样式”先行页面设置完成了，先别着急进入正文内容的编排，接下来还得做一项重要的前奏工作，那就是设计“样式”。为什么要先设置“样式”呢？下面对“样式”的概念和主要特点做一介绍：“样式”其实就是某一类格式相同或相近的段落、文字、表格的公共属性。比如一本书中的所有章名，都会套用同一个样式，该样式规定了章名的各个文本元素的格式。每个样式都包含字体、字号、段落格式、制表位、边框、语言、图文框、编号和快捷键等组合，在“样式和格式”任务栏中，点击“新建样式“，在”新建样式“对话框中，单击“格式”按钮，可以看到这些选项。对样式所做的任何调整都将即时改变所有应用了的该样式的段落、文字的格式。提前设置样式的好处也是不言而喻的，如果要一次性统一改变文档中某个特定元素的所有文本的格式时，只需改变应用于该元素的样式即可，非常便捷，非常易于操作。所以，样式在Word中非常重要，同学在使用Word过程中，应该养成良好的习惯，即编辑文档时，要先设置好样式，这一点对编辑中、大型文档尤为重要。 下面先来设置“正文”的样式，这样做的好处是：其他大多数样式都是基于“正文”样式定义的，将大多数样式的公共属性设置在正文样式中可以减少后续的许多设置工作。步骤1从菜单选择“格式样式和格式”，系统将自动在屏幕右侧打开“样式和格式”窗格，单击“正文”样式右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改…”；步骤2系统会弹出“修改样式”对话框，我们打算把邀请函的“正文”行距都设为1.5倍，以后所有基于“正文”的样式，也将继承“正文”样式中的所有属性，包括1.5倍的行距。所以下面我们只需要修改“段落”即可。步骤3单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，会弹出“段落”对话框，在“间距”选项区中单击“行距”下拉列表框，在其中选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮完成设置。 1.1.3美化页眉和页脚好了，下面我们就可以正式开始制作邀请函了。我们制作习惯是先设计好页眉页脚再进行正文内容的编排。步骤1从菜单选择“视图页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”视图，系统会自动弹出“页眉和页脚”工具栏，此时即处于页眉和页脚编辑状态。步骤2在“样式和格式”窗格中也会自动出现两个样式“页脚”和“页眉”。单击“页眉”右侧下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，打开“修改样式”对话框。步骤3单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，会弹出“字体”对话框，设置字体为“黑体”，字形为“倾斜”，字号为“小初”，字体颜色为“白色”。将字体颜色设为白色，是因为后面要在页眉中绘制一个深蓝色装饰图案，并且要使用页眉文字作为标题。 步骤4单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，和设置字体格式的操作类似，下面我们来修改“段落”的格式。单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，会弹出“段落”对话框。在“常规”选项区中设置对齐方式为“左对齐”，在“缩进”选项区中设置左缩进量为“-6.85字符”。左缩进量为负值时，页眉就会跨出版心的左边界，这正是我们想要的效果。单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框。步骤5用同样的方法，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“边框”项打开“边框和底纹”对话框，我们来设置“页眉”样式的“边框”格式。在右侧“预览”区域中，底部边框线是“页眉”样式的缺省设置，用鼠标点击底端边框线，将页眉的底端边框去掉。步骤6点击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮完成设置。好了，“页眉”样式设置完毕，下面我们要绘制一个蓝色渐变的波形图案，作为页眉的背景。步骤7这里首先选择“工具”菜单，选择工具菜单中最后一个选项“选项…”，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，在“常规“选项卡中把“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框取消，然后单击“确定”按钮。将绘制画布删除，然后从菜单选择“插入图片自选图形”，打开“自选图形”工具栏，在其中选择“星与旗帜波形”，绘制一个波形图案。 步骤8波形图案绘制好了，我们需要设置一下该图案的版式和颜色。右键单击波形图案，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式…”选项，切换到“版式”选项区，在其中选择环绕方式为“衬于文字下方”。步骤9切换到“颜色与线条”选项卡，单击“填充”选区中的“颜色”下拉列表框，在弹出的列表中选择“填充效果”，弹出“填充效果”对话框。在其中选择“双色”填充，“颜色1”为黑色，“颜色2”为蓝色，“底纹样式”为水平。步骤10单击“确定”按钮回到“设置自选图形格式”对话框。在“线条”选项区中设置线条颜色为“无”。单击“确定”按钮回到页眉编辑区。步骤11此时的波形图案，我们需要对波形图案的弯曲度进行调节，实用鼠标向左拖曳图案下侧的黄色菱形，形成了左高右低的波形。然后调整波形图案，图案要大一些，一定要能覆盖整个页面顶端。最后移动图案到一个合适的位置。（小提示：当你对图案进行移动、旋转、调整弯曲度及大小的同时，按住Alt键可以实现微调）可以在其中输入文字了。在页眉中输入文字“2006年度开发者大会邀请函”，文字将自动套用“页眉”样式。 此时页眉已经初具模样了，如果在波形图案右下方插入捷风科技公司的Logo，页眉就会显得更加美观。步骤13从菜单选择“插入图片来自文件”，插入“E:素材1”文件夹下的“JeFON.png”图片。从外部插入的图片，默认环绕方式为“嵌入式”，要想将其挪到右下方的位置，就需要更改图片的版式。步骤14双击该图片，在弹出的对话框中选择“版式”选项区，在其中将图片的环绕方式设置为“浮于文字上方”，单击“确定”回到页眉编辑区，将图片放置到合适的位置。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，暂时退出页眉页脚的编辑，此时页眉的效果如E:成品1”文件夹下的“邀请函.doc”文件所示。步骤15从菜单选择“视图页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”视图，下面我们要进行页脚的设置。与页眉设置方法基本类似，将光标定位于页脚编辑区内，导入公司的Logo图片，并设置版式为“浮于文字上方”，调整其位置到页脚的左下方。步骤16在页脚中输入文字之前，最好先修改“页脚”样式的格式，这是一个非常好的习惯，那就是“样式”先行。单击“页脚”样式右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，打开“修改样式”对话框。 步骤17修改“字体”格式，将字号设置为“小五”，字体颜色为RGB（102，102，153）；修改“段落”样式，设置字符左缩进量为6个字符。步骤18样式修改完毕，在页脚中输入公司名称、电话、传真和地址，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，完成页眉页脚的设计。（注意，公司名称后面的灰色文字，是我的声明，不必理会）。 1.1.4宣传和介绍此次大会回到页面视图，进行正文内容的编排。遵循邀请函设计的三要素，我们把该邀请函设计为三个部分：第一部分是宣传页，包括宣传词、公司及会议介绍、会议时间、地点和议程等项；第二部分是邀请信；第三部分是调查表。让我们先来完成宣传页。在正文上端输入会议的宣传词，能达到醒目的目的。另外，宣传词内容的好坏对于是否能够激发受邀者参加会议的兴趣至关重要，所以要仔细推敲商榷。 步骤1在输入宣传词之前，先创建“正文醒目”样式。单击“样式和格式”窗格中的“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，输入样式名称“正文醒目”，设置样式类型为“段落”，样式基于“正文”。单击下面的“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，弹出“字体”对话框，设置字体为“黑体”，字形为“加粗倾斜”，字号为“小四”，字体颜色为“梅红”，单击“确定”按钮，回到“新建样式”对话框。步骤2单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，弹出“段落”对话框，在“间距”选项区中，设置段后间距为“1.5行”，行距为固定值“20磅”，单击确定按钮。步骤3回到页面视图，单击“样式和格式”窗格中的“正文醒目”样式，然后在文档中输入会议宣传词。注意：宣传词有三行，三行处于一段之中，行与行之间用“换行符”（Shift+Enter）分开，而不是直接用Enter键输入的“段落标记”。用“换行符”分开的文字仍属同一个段落，而使用“段落标记”分开的文字隶属于不同的段落。这样做的好处是可以用“正文醒目”样式中的行距控制宣传词行与行间的空白大小，可以用“正文醒目”样式中段前、段后间距控制宣传词与后续内容间的空白大小。 三个主题词“卓尔不群”、“携手共进”、“非凡体验”要作为三个小标题，它们需要套用“标题1”样式，因此先对该样式进行设置。步骤4单击“样式和格式”窗格中的“标题1”样式右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，弹出“修改样式”对话框。修改该样式的字体格式：中文字体为“华文新魏”，字形为“倾斜”，字号为“三号”。修改该样式的段落格式：段前间距“0.5行”，段后间距“0.5行”，行距“1.5行”。步骤5修改该样式的边框格式，在“边框和底纹”对话框中，切换到“底纹”选项卡，在其中设置底纹颜色为“淡蓝”。步骤6回到页面视图，确认当前样式为“标题1”，依次输入三个主题为三个小标题，每输入一个主题敲一下Enter键。步骤7确认当前样式为“正文”，在三个小标题后面输入相关文字。 1.1.5发布会议信息我们可以在宣传页右侧增加一个装饰性的文本框，在文本框中提供时间、地点和议程等信息。不过新增加的文本框的默认版式是“浮于文字上方”的，也就是说，文本框会遮盖三个小标题后面的文字。我们可以新建一个“正文窄栏”的样式，将该样式应用于三个小标题后面的文字，使其右缩进一段距离，这样就可以为文本框腾出一块地方来。步骤1单击“样式和格式”窗格中的“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，输入样式名称“正文窄栏”，样式基于“正文”。单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项区中，设置右缩进量为“20字符”，单击确定按钮。步骤2回到页面视图，选中“卓尔不群”小标题下面的文字，单击“样式和格式”窗格中的“正文窄栏”样式进行套用。用同样的方法将“正文窄栏”样式套用到另外两段文字上面。 步骤3这样，我们就可以顺理成章地添加文本框了。单击“绘图”工具栏上的“水平文本框”按钮，在文档的右侧绘制一个文本框，适当的调整大小。步骤4单击“绘图”工具栏上的“颜色线条”按钮右边的下拉按钮，在弹出的颜色框中选择“淡蓝”颜色块。单击“线型”按钮，在弹出的线型框中选择“6磅”的线型。下面需要在文本框中输入“会议时间”、“会议地点”和“会议议程”三个小项目和与之对应的文字。步骤5我们先来创建“正文小字”样式，单击“样式和格式”窗格中的“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，输入样式名称“正文小字”，设置样式基于“正文”。单击下面的“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，弹出“字体”对话框，在其中修改字号为“小五”，字体颜色为“靛蓝”，其余设置保持默认。步骤6回到页面设置，按照同样的方法，创建名为“正文小字项目”的样式，样式基于“正文小字”。在“新建样式”对话框中，设置其段落格式：段前间距为“0.5行”，其余设置保持默认。设置其编号格式，在“项目符号和编号”对话框中，选择左下方的项目符号。 步骤7完成“正文小字项目”样式的创建，回到页面视图。在文本框中分别输入“会议时间”、“会议地点”和“会议议程”三个小项目，并套用“正文小字项目”样式。步骤8分别在“会议时间”、“会议地点”项目下面，输入相关文字，并套用“正文小字”样式（之所以“会议议程”下面没有输入文字，是因为我们要在下面创建一个表格），并套用“正文小字”样式；步骤9会议议程安排我们打算用无边框的表格组织编排，将光标定位于“会议议程”项目末尾，按Enter键另起一段，该段延续了前段的样式。换句话说，该段的样式也为“正文小字项目”，此时光标所在的位置就是表格的插入点，如果此时插入表格，表格中的文字样式都会套用“正文小字项目”样式。单击“样式和格式”窗格中的“正文小字”样式，改变当前样式，这样，将来表格中的文字样式都会套用“正文小字”样式。步骤10单击工具栏上的“插入表格”按钮，移动鼠标，在快捷表格框底部出现“2×4表格”提示时，点击鼠标，即可插入表格。步骤11分别在表格的单元格中输入会议议程文字。 下面需要修改表格的样式。步骤12将指针移到第一列右端表格线上，拖动鼠标调整表格宽度，使第一列每个单元格中的文字位于同一行。将光标定位于任意一个单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”，切换到“表格”选项卡，设置对齐方式为“居中”。步骤13单击“边框和底纹”按钮，弹出“边框和底纹”对话框，在其中设置边框为“无”，单击“确定”按钮完成设置。这样，表格中的文字就编排完成了。邀请函的第一部分（宣传页）制作完成了，我们接下来进入到邀请信和调查表的制作。 1.1.6邀请信和调查表制作邀请信就容易多了，只需创建几个样式，然后逐一套用就可以了。步骤1将光标定位于文档末尾，从菜单选择“插入分隔符”，在弹出的“分隔符”对话框中选择“分隔符类型”为“分页符”，单击“确定”按钮进入下一页。或者使用快捷键Ctrl+Enter，也可以换到下一页。换页的时候不要用连续敲击Enter键的方式进行换页。步骤2先为邀请函制作几个样式。创建“正文缩进”样式，在“新建样式”对话框中，设置样式基于“正文”，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，弹出“段落”对话框，在“缩进”选项区中，设置首行缩进量为“2字符”。其余设置保持默认，完成该样式的设置。步骤3创建“正文缩进四字”样式，在“新建样式”对话框中，设置样式基于“正文缩进”。修改其段落格式：在“缩进”选项区中，设置段落首行缩进“4字符”。其余设置保持默认，完成该样式的设置。 步骤4创建“署名”样式，在“新建样式”对话框中，设置样式基于“正文缩进”。修改其段落格式：设置对齐方式为“居中”，左缩进量为“22字符”，首行缩进为“2字符”，其余设置保持默认，完成该样式的设置。步骤5邀请信中用到的样式创建完成后，回到页面视图，输入邀请信内容，并逐一套用先前设置好的样式；在第2页的下半部分可以制作调查表，调查表中的正文可以套用现有的“正文小字”样式。步骤6在文档中输入“与会人员调查表”文字，并套用“标题1”样式。然后按两次Enter键。确认当前样式为“正文小字”，单击工具栏中的“插入表格”按钮，插入4列10行的表格。步骤7我们需要对表格做一些调整，选中第1列中的4、5、6单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”。用同样的方法，依次合并第8、9、10行的2、3、4单元格以及第1列中的7、8单元格。 调查表中有一些候选项，每个候选项的前面都有小空心方块，以方便受邀请者拿笔勾选。这些小空心方块可以通过修改“样式”中的“编号”格式来实现，也可以直接输入特殊字符。我们采用前者。这样做的好处是，今后只要简单地修改样式，就可以把所有小方框替换成其他符号（如小圆圈或括号）。因此，我们需要新建“正文小字候选项”样式。步骤8单击“样式和格式”窗格中的“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，输入样式名称“正文小字候选项”，设置样式基于“正文小字”。单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，弹出“段落”对话框，设置“特殊格式”选项区中的“悬挂缩进”量为“0.74厘米”，单击确定按钮回到“新建样式”对话框。步骤9单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“编号”，弹出“项目符号和编号”对话框，如果在“项目符号”选项卡中没有我们想要的空心方块，选择任一种符号，然后单击“自定义”按钮，弹出“自定义项目符号列表”对话框；如果该对话框还没有我们要找的空心方块，单击“字符”按钮，在弹出的“字符”对话框中一定可以找到空心方块了，一路点击“确定”按钮，完成该样式的设置，回到页面视图。步骤10在表格中输入调查表中的内容，分别套用相对应的格式，最后别忘了将文件保存为“邀请函.doc”。 好了，这样一个可以彩色打印的邀请函已经诞生了！其实我们只用到了Word中的一些基本功能。虽然制作过程辛苦了些，但如此大方、美观的邀请函一定会给你的会议准备工作带来便利的。希望同学们能以此例制作出更漂亮的商务信函。 1.2案例教学：技术转让与合作生产合同前一个案例（邀请函）展示了用Word设计彩色版面、制作漂亮商业信函的方法，反复强调了“样式”的重要性——Word文档的设计和制作应围绕“样式”进行。在本节的案例里，我们来看一看，Word中的样式是如何应用于商务合同这样包含较多文字内容的文档中的。在各种商务活动中，合同是最常用的商务文档之一，本案例是上海某公司与北京研究机构签订的技术转让与合作生产合同。同学们可以打开“E:成品1-2”文件夹下的“技术转让与合作生产合同.doc”文件，看一下这份合同最终的排版结果。 版面一定要简洁、清晰，以传递基本信息为准，不能使用过多的字体和过于花哨的设计——这个要求和前面彩色邀请函强调美观、漂亮以便吸引被邀请者的要求正好相反。合同中最重要的信息内容是合同条款，因此，每个合同条款都要清晰、醒目。一般来说，商务合同的排版和设计要注意以下两点： 1.2.1设计样式新建一空白文档。本案例的页面设置、页眉设置完全使用了Word新建文档时的缺省设置。为了使所有正文内容更加清晰、易读，我们打算将正文的段落都设为1.5倍的行距。步骤1从菜单选择“格式样式和格式”，在打开的“样式和格式”任务窗格中，对“正文”样式的段落格式进行修改，设置行距为“1.5倍行距”。这样，其他大多数基于“正文”的样式都会继承“1.5倍行距”这个属性。 在文档中输入文字内容之前，我们还需要设计好“标题1”（用于合同名称）、“标题2”（用于合同的章节标题）、“合同条款”和“合同细目”（用于合同条款的第二级细目）等样式。步骤2修改“标题1”样式的字号为“二号”，其余设置保持默认。步骤3接着修改“标题2”样式，本合同的8个章节都将套用该样式。在“修改样式”对话框中，修改字号为“四号”，然后单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“编号”，会弹出“项目符号和编号”对话框。步骤4在“编号”选项卡中任选一种编号样式，单击“自定义”按钮，弹出“自定义编号列表”对话框。 步骤5在“编号样式”下拉列表框中，选择第六种编号样式；“起始编号”数值框中的数值会自动变为“1”；在“编号格式”文本框中，也会自动出现一个编号“一.”，并有灰色的底纹，这表明该编号是Word自动生成的。步骤6删除此编号右侧的标点符号，在其左右两侧添加文字和一个顿号，其余设置保持默认不变。如图1所示。单击2次“确定”按钮，完成“标题2”的修改。步骤7新建一个“合同条款”样式，依照修改“标题2”样式的方法，打开“自定义编号列表”对话框，设置其编号格式为“第一条”，起始编号为“1”。步骤8在“编号位置”选项区中，设置对齐方式为“左对齐”，“对齐位置”为“0”。这样设置，是为了使每一条第一行的“第×条”字样顶格显示。步骤9在“文字位置”选项区中将“制表位位置”和“缩进位置”都设置为“2.2厘米”。这样设置，是为了使每一条后续的各行与第一行中的正文部分对齐。 步骤10单击“字体”按钮，在弹出的对话框中设置字体为“黑体”——我们对编号文字使用了和正文不同的字体，这是为了使合同条款的编号更加清晰、醒目。点击“确定”按钮回到“自定义编号列表”对话框。如图2所示，通过预览区可以看到编号列表的版面效果。步骤11新建一个“合同细目”样式，合同条款的第二级细目将套用此样式。同样，对此样式也需要进行编号的设置。打开“自定义编号列表”对话框，设置其编号格式为“（1）”，起始编号为“1”。在“编号位置”选项区中，设置对齐方式为“左对齐”，“对齐位置”为“0.7厘米”。这样设置，是为使“合同细目”样式的编号部分比“合同条款”样式的编号部分略向右缩进一些，以显示出不同的层级关系。步骤12在“文字位置”选项区中设置“制表位位置”和“缩进位置”都为“2.2厘米”这样设置，是为了使每一条后续的各行与第一行中的正文部分对齐，同样也与合同条款的正文对齐。如图3所示。 1.2.2输入合同正文步骤1从菜单选择“视图页眉页脚”，进入页眉页脚编辑状态，在页眉中输入页码信息，其中的页码和页数是通过单击“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”和“插入页数”按钮插入的。单击“关闭”按钮完成设置。步骤2在文档的第一行输入合同名称“技术转让与合作生产合同”，并套用“标题1”样式，敲回车键另起一行。步骤3合同开头应该写明甲乙双方的单位名称。单击工具栏中的插入表格按钮，插入一个1行2列的表格。步骤4在表格的2个单元格中分别输入甲方乙方的名称。双击表格左上角的图标，弹出“表格属性”对话框，单击“边框和底纹”按钮，在弹出的对话框中设置边框为“无”。完成后，效果如图4所示。要用到的样式已经设计完毕，可以设置页眉和输入正文了。 步骤5将光标定位于表格外，敲回车键另起一行，输入合同的引言并套用“正文”样式。步骤6敲回车键另起一行，输入合同第一章的名称“术语定义”，并套用“标题2”样式。我们看到，套用样式后，Word自动为该章节编了号“第一章”。步骤7敲回车键另起一行，输入第一章的三个条款，三个条款分别隶属于三个段落，并分别套用“合同条款”样式。我们看到Word也自动为三个条款编了号，为“第一条”、“第二条”和“第三条”。步骤8依照同样的方法，输入合同后面的章节及相对应的条款，并套用相应的样式。值得注意的是，合同的第十九条中提到了第十八条的内容，如图5所示。步骤9在第十九条中，我们并没有直接输入“第十八条”的字样，而是运用Word的交叉引用功能插入了对第十八条编号的引用。具体做法是将光标定位于第十九条“按本合同”文字后面，从菜单选择“插入引用交叉引用”，弹出“交叉引用”对话框，如图6所示。 步骤10在“引用类型”下拉列表中选择“编号项”，此时，Word会自动在“引用哪一个编号项”选项区中显示本合同的所有编号项（章节编号和条款编号）。步骤11从中选择第十八条。在“引用内容”列表框中，选择要引用的内容是“段落编号”，即我们只打算插入编号文字“第十八条”。单击“插入”按钮插入引用，单击“关闭”按钮完成交叉引用。Word提供了6种引用内容：“页码”、“段落编号”、“段落编号（无上下文）”，“段落编号（完整上下文）”、“段落文字”和“见上方/见下方”。这基本可以满足我们对文档中其他内容进行交叉引用的需求。不直接输入“第十八条”的字样，而是插入交叉引用的好处是：插入或删除条款时，第十八条的编号有可能变化，这时，只要执行更新域的操作，第十九条中的引用内容就会自动更新为新的编号。 在这个文档中，页眉中的页码和这里的交叉引用，都是用Word的域实现的。域的功能还远不止这些，我们会在后续的章节里详细讲解。下面我们来看看采用交叉引用的好处。将合同第四章的第十七条全部选中，按Del键删除。此时，原来的第十八条会自动编号为第十七条，原来的第十九条会自动编号为第十八条——这是使用编号的好处，因为Word可以自行维护编号顺序。第十九条中交叉引用的部分，因为未更新域，仍显示“第十八条”，事实上应该是“第十七条”才对，如图7所示。选中交叉引用的内容“第十八条”，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”。此时，交叉引用的内容变为“第十七条”，如图8所示。实验完毕，实验内容不做保存，读者可以按Ctrl+Z组合键回到实验前的状态。 在合同末尾，一般应为甲乙双方签字盖章留下足够的位置，我们仍插入一个无边框的1行2列的表格，然后在其中输入文字。效果如图9所示。合同一般会带有附件，如果有附件，就先换页再输入附件名称，然后为附件名称套用“标题1”样式即可。这样，本案例就制作完成了，按Ctrl+S组合键保存文件。 1.2.3保存和使用模板合同是企业中最常用的商务文档之一，对一家公司而言，同一类型的合同一般拥有相同的样式，其中很多条款也是可以通用的。因此，我们可以把这一章制作的合同保存为Word模板。以后编写类似的合同时，只需要从模板创建新文档，然后略作改动即可，再也不用花时间设置样式和输入重复的文字内容了。步骤1从菜单选择“文件另存为”，在弹出的对话框中，选择保存类型为“文档模板（.dot）”即可。Word默认的模板存放路径是“C:DocumentsandSettings<用户名>ApplicationDataMicrosoftTemplates”。步骤2草拟新的合同时，可以直接从保存好的模板中创建新文档。 如果模板保存在Word默认的模板文件夹中，可执行如下操作：从菜单选择“文件新建”，打开“新建文档”任务窗格，选择“本机上的模板…”，弹出“模板”对话框。在“常用”选项卡中选择我们已保存的模板即可。如果模板保存在其他目录，可以在Windows资源管理器中右键单击该模板文件，然后从弹出菜单选择“新建”即可。使用模板创建的新文档包含了模板中的文字内容和样式。我们只需要修改部分文字内容，就可以得到一个全新的合同了。你可以自己动手试一下，体会一下模板功能的妙用。