高效工作之时间管理邮件书写.pdf

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1、时间管理和邮件书写By任江波写在前面•分享的目的：提高效率•今天分享的东西，请反复实践目录•时间管理•邮件书写•Q&A时间都去哪儿了？1.老是在做别人喜欢你做的事；2.老是用同样的方式完成事；3.做你不擅长的事；4.做无乐趣可言的事；5.总是被打断的事；6.别人也不感兴趣的事；7.超出预计两倍时间的事；8.合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；9.不可预期进行过程的事；10.煲电话粥。时间管理是什么时间管理不是什么时间管理方法并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间时间管理是什么我们每个人所拥有的时间都是一样多的，所以要把有限的时间，用在应该

2、去做的事情上，也就是提高工作的有效性。工作的“有效性”为了实现我们的目标且更有效率，我们必须明确：我们需要做什么-----------我们什么时候做知道做什么的意义在于知道何时做的意义在于了解其重要性了解其紧迫性这些就是我们工作”有效性”的组成部分优先级排序–重要性决定什么是重要的“将重要的少数从无关紧要的多数中分离出来。”关注真正重要的事情识别真正重要的事情决定什么会为你目标的实现增加最大的价值优先级排序–紧迫性紧迫性剥夺了我们进行有效计划的机会使我们无法发挥最好的水平导致了一些重要的事情没能做完--意味着可利用的时间甚至更少了时间管理

3、的四个原则原则一：以SMART为导向的目标原则SMART原则:S=Specific（明确性）M=Measurable（可衡量性）A=Attainable（可达成性）R=Relevant（相关性）T=Time-bound（时限性）时间管理的四个原则原则二：关注第二象限的四象限原则重要紧急象限一：20%-30%象限二：60%-70%A：紧急状况B：准备工作预防措施迫切问题计划限期完成人际关系的建立突发事件自身能力的提升象限三：5%-10%象限四：<1%C：造成干扰的访问、电话、信件、报告D：处理文件等函件某些会议煲电话粥迫在眉睫的急事浪费性时间符合

4、别人期望的急事逃避性活动时间管理的四个原则原则三：韵律原则三类不同的干扰：A.不必要的干扰B.必要但不合时宜的干扰C.必要的干扰干扰的成本：达到峰值效率所需的时间干扰所丢失的实际时间10工作效率干扰0时间时间管理的四个原则有效处理干扰：Assertion是说“是”……和“不”的艺术。确保你挺身捍卫你的权利–同时没有忽视其他人的权利。韵律原则1.保持自己的韵律2.要与别人的韵律相协调时间管理的四个原则原则四：执着于流程优化的精简原则崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。所以，所以必须要简化工作流程。所谓核心时间核心时间生产力时间

5、工作日记日期时间段计划安排实际工作10:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:0021:00安排时间表1.用按月记事册来计划你的长期工作2.用按周记事册来计划你的每个月的工作3.用按日记事册来计划你的每个星期的工作4.拟定每天的工作时间表，以及须办理的事项清单邮件书写要素•标题•收件人•称呼与问候•内容（突出重点）邮件标题1一定不要空白标题，但也不要太长2标题要能真反映文章的内容和重要性3标题可以加上一些前缀帮助大家理解邮件的内容4回复邮件时要更改标题邮件收件人-正确使用发送，抄送，

6、密送cc的人则只是To，cc中的各收只给需要To的人是要Bcc是秘送，件人的排列应遵信息的人受理这封邮需要知道这回即收信人是循一定的规则。发送邮件，事，cc的人没件所涉及的不知道你发比如按部门排列；不要占用有义务对邮件主要问题的，给了Bcc的按职位等级从高他人的资予以响应，当理应对邮件人了的。这到低或从低到高源然如果cc的人予以回复响个用在非常都可以。适当的有建议，当然应。规场合。规则有助于提升不滥转、可以回Email。你的形象!发邮件！称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的

7、，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。3.Email中给多个人分别交待事情，应该分成多段，每段分别写明上款内容•最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的•邮件主体里不可缺少的三个部分如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供

8、哪些信息我希望对方采取哪些行动措施我需要对方什么时候给予回复•行文时的注意事项明确简洁不要模棱两可避免使用复杂的句子清单列表中列举项的第一