高效邮件的书写

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1、尽管邮件用户量如此庞大，但不是所有人都能高效地写邮件，本次话题给大家分享怎么写邮件。·邮件的用途·电子邮件不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电子邮件依然非常重要。这是因为，电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。所以，发送有效的电子邮件，能够：提升我们的工作效率让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动；增强我们的影响力与专业性邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。办公

2、室邮件的作用，大概有以下几种(私人邮件不在其列)：通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。征询意见——决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。纯粹分享——FYI型邮件(Foryourinformation),我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现

3、原来是FYI类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。要求确认和拍板——重要!一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。邀约——一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用OutLook的会议邀请系统发送。【说明】一般在工作里，“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求确认和拍板”的邮件误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都

4、到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又不给力去进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的，请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论，确实已经到了确认阶段，其次，请在邮件里标明下一步的行动，若你们不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。·邮件原则·1、礼貌原则语句保持通顺，标点无错。不只是邮件，所有类型的写作都有这一条。

5、这个问题虽小，但是很能反映发件人的态度。如果连最基本的语句和汉子都不能写对，那么他人就无法对你的工作态度报以百分百的信任。办公环境请使用环境中通行的语言。学会区别To和Cc。确实希望对方读到，请务必将其放入To栏，其他可以放入Cc栏。很多人遇到只在Cc栏的情况时是不读邮件的。抬头和落款。内部讨论可以随便，但正式一点的邮件就需要。用词。正式信函请使用规范用语，避免口语化。要尽快回复。收到邮件后不要拖延，哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出回复。2、"战地记者"原则废话、套话、官话、空话一概省略，直切主

6、题是最合适的。收件方收到邮件时，首先映入眼帘的就是主题，如果主题不能引起收件人的注意，那么对方有什么理由点开它?主题应该点明邮件意图，如果是他们转发的，在主题中写出来。长度。邮件不是你写长篇小说的地方。一到两个自然段足够，将最最重要的信息写出来即可。多的内容请放进附件或打电话。内容单一。一封邮件不要说两件事，除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题，请发两封邮件，在两个列表中讨论。3、"金字塔"原理所有电邮都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。在写邮件的时候，就需要采用倒金字塔的叙事方法：在

7、邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的。Who——需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人。如果你只是一个「Hi」开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己

8、都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。When——明确这个需求的时限。“越快越好”在大多数时候等于“没有截止日期”。Why——让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你而言的重要性。How——所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确