书写邮件的注意事项

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1、外企的邮件制度。几个要点：一、书面胜于口头1.你做过什么；2.要去做什么；3.需要别人做什么。邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。Writtenisalwaysbetterthanoral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼商务英语。二、搞清楚TO，CC，BCC，FW1.TO——收件人。也就是要主要阅读这邮件的人放TO；2.CC——抄送（相关人员）等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。

2、就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。3.BCC——加密抄送人（放你的下属）。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在

3、几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。3.FW——转发。身为一个领导，用得最多的就是转发。ò每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX，pls.follow.（请处理）简单明了。ò有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。ò还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。注：最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（foryour

4、information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。三、关于回复（Re）礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。四、关于已读回执为什么要求对方给已读回执？通常两个功能：1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。对不同的邮件系统，Outlook，Lotus……这个设置并不一样，有的邮件系统是收件人一旦打开

5、会自动发送已读回执，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的）；但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。注：这个功能也只是防君子不防小人。五、关于优先级加了感叹号（优先级）的邮件，红色显示总归会引起阅读者的重视，但是

6、发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。六、关于群发企业邮件系统的好处就是每个staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的addressbook（通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。但不是任何事情都需要群发。你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：òHR（人力资源）的通知；òAdmin（主管）的通知；ò某重要人物的离

7、职；ò来自GMoffice（总经理室）的公文……最厌恶的群发是：ò某人休假通知；ò改手机号码通知；òsaygoodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。七、关于自动回复邮件的自动回复功能，是指outoftheoffice（不在办公室）的自动回复。这是一个很好的功能，不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁takecare（负责）你的工作，你几时回来，urgentcase（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不

8、需要你事先群发每个人你的休假决定。八、关于签名档专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、+电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。如何写邮件？你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。每个公司一般都有内部的