QQ群在教学秘书工作中应用探究

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1、QQ群在教学秘书工作中应用探究摘要：目前，我国QQ用户已高达7.21亿，QQ在高校师生中是除手机外具有最高使用率的通讯工具。本文通过对QQ群的研究，为教学祕书服务广大师生找出一条新的途径。关键词：QQ群教学秘书工作应用途径注意点QQ是目前中国网民使用最广泛的即时通讯工具，截至2011年12月31日，腾讯即时通信服务活跃账户数达到7.21亿。在使用QQ的网民中，有很多人加入了各种各样的QQ群。QQ群由于具有即时性、共享性、多媒体性，易使用、好管理,终端设备多样化等特点，目前已成了高校办公活动的主要得力助

2、手。据不完全统计，将QQ群作为辅助办公手段的高校已达到99%o[1]近年来，我校教学秘书根据工作任务的不同，先后建立了教务QQ群、学院教师QQ群、学习委员QQ群、教学秘书QQ群。通过建立这四个QQ群，为广大教育管理工作者搭建了一个新的平台，提高了工作效率，受到了广大师生的广泛支持和欢迎。1.QQ群的简述QQ群是腾讯公司推出的多人聊天交流服务，群主在创建群以后，可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人到一个群里面聊天。在群内除了聊天之外，腾讯还提供了群空间服务，在群空间中，用户可以使用群BBS、相册、共享文件

3、等多种方式进行交流。QQ群的理念是群聚精彩、共享盛世。2.QQ群在教学秘书工作中的优势2.1及时快捷目前，QQ在高校师生中是除手机外具有最高使用率的通讯工具，几乎每个师生都有一个甚至几个QQ号。现在各移动电话通信运营商推出的手机套餐都赠送一定的手机上网流量，可以不用电脑而通过手机上网使用QQ,使用更加方便,费用也更加低廉。因此，各类通知、通告可以随时随地地发布，QQ群内的师生也能在第一时间收到信息。2.2发布通知教学秘书由于其工作内容的广泛性和复杂性而处于比较特殊的位置，需要上与学院领导沟通，下与单位

4、师生联系,外与其他单位部门联系，等等。通过QQ群，教务处可以将各类通知、公告及时发布给教学秘书，教学祕书可以将各类信息进行整理、分类，再及时发布给相关领导、教师和学生,避免以往为一个文件、一个通知频繁打电话、来回跑动的情况，大大提高工作效率。同时，借助QQ群公告栏，相对固定持续地提示师生做好某项工作，各类通知、通告、提示的发布，让QQ群成为教学祕书的一个比传统黑板公告栏更有效、及时、全面的信息平台。[2]2.3传递文件目前，无纸化办公成为人们工作的主要方式，QQ群传递、共享文件的功能正顺应了这种趋势，

5、以前一有学习文件，每个老师都给打印一份，这样不仅耗时，而且造成了资源浪费,如今则可以直接把文件放在群共享里，供老师自由下载，真正做到了无纸化。2.4即时交流QQ群给大家提供了一个平等交流的平台，在一种轻松愉悦的环境中，大家可以交流思想、讨论问题、共享资源和征求意见等。同事们可以围绕讨论主题发表自己的观点、看法,学生可以针对课程设置、教师上课质量、学生学风等问题提出自己的见解及建议。群中还能通过图片的运用，为所要表达的内容提供必要的补充，这样，能更明确表达自己的观点,更易被人理解和接受。2.QQ群在教学

6、祕书工作中的应用途径3.1通过QQ群进行办公活动教务处通过QQ群将通知和任务发布在教务QQ群中，如:落实教学任务、排课、教材征订、各类教学检查、各类考试报名等，教学秘书通知和任务进行加工和处理后，将意见整理后发至相关的QQ群，QQ群再通过教学祕书反馈给教务处,既可实现教学管理的双向互动，又可实现管理的多渠道和多层次。3.2通过QQ群联系和交流建立教学秘书QQ群，可以为祕书们提供一个交流工作经验的平台，对工作中出现的问题在群内讨论，大家集思广益，找出解决方案，提高教学秘书分析和解决问题的能力，提高祕书之

7、间的合作意识和团队精神，促进教学秘书队伍的整体进步。另外，教学秘书是高校管理队伍的重要组成部分,是教学活动最直接的管理者，责任重、精神压力大，也缺少人们的理解，工作没有得到充分的重视。在教学秘书QQ群里大家有着相同的工作、相似的经历，从而对在工作中产生的矛盾和压力更容易产生共鸣，而QQ群无疑是一个最好的,可以宣泄心中郁闷、不快等的地方。3.3通过QQ群为大家提供更好的服务可以说QQ群是一个展示个人素养的舞台。作为一个始终扮演“服务于领导、服务教师、服务学生”的服务者，教学秘书在QQ群里要准确表达领导意

8、图，并及时向领导反馈信息，让领导掌握教学第一线的最新动态。对老师提出的问题要礼貌耐心地予以解答，在群里发通知时，不能用命令的语气，可以改为更为可爱的表述方式，如现在流行的淘宝体:“亲们，该交材料了。”这样能增加彼此的亲密感。教学祕书是展现教师风貌的一面镜子，以一种平等互动的方式去聆听学生的倾诉和心声，有利于师生建立相互理解、相互信任的双向沟通渠道，遇到学生不能解决的问题，秘书可以与相关部门协商，帮助学生解决。3.利用QQ群开展工作的注意点4.1垃圾信息太