二八定律在高校教学秘书工作中应用探究

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1、二八定律在高校教学秘书工作中应用探究［摘要］高校教学秘书工作具有事务杂、范围广、面向对象多、时效性强的特点，面临当今教学评估对教学管理工作越来越高的紧迫要求，教学秘书的工作一度成为高校提高其教学管理水平的重要环节，本文运用二八定律对细节管理、时间管理、人际沟通、档案管理等方面进行梳理优化，研究如何使教学秘书充分发挥其在教学管理中的重要作用。［关键词］教学秘书二八定律研究［中图分类号］G64［文献标识码］A［文章编号］1009-5349(2012)07・0225・02—、教学秘书的工作现状(—)工作性质教学秘书

2、归属于各教学系部机构，教学秘书直接受学院的教学院长领导，是教务处、图书馆及学校其他各职能部门的重要联系者，是落实教育教学管理工作的一线行政人员，在高校教学管理工作中起到桥梁、纽带、沟通、协调的重要作用，教学秘书的能力素质和工作绩效直接影响着整个教学管理水平的高低。(%1)岗位特征教学秘书岗位的工作内容具有事务杂、范围广、面向对象多、时效性强的特点。教学秘书工作范围广，需要协助配合院系领导、专业主任完成培养计划的制定、修订；课程大纲的编写、修改；教学任务书的安排落实；教学质量监控；教科研工作的组织、整理报送材料

3、等工作。教学秘书需独立完成教师工作量的计算、学籍管理、学生成绩管理、考务管理、教材征订的初审、教学档案整理归档等工作。教学秘书面向的工作对象多，如教务处、图书馆、人事处、任课教师、学工负责人、学生。教学秘书扮演着高校中教学管理各环节的桥梁和纽带，在人际沟通上必须具有及时的上传下达、充分准确的掌握信息、妥善地处理应急事务、长期稳定的保持与其他部门友好工作关系等工作能力。二、高校发展对教学秘书工作的紧迫要求按照国家教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》文件精神，全国各高等院校都面临着接受教学工作评估的大局

4、。就民办独立学院来讲，通过教学评估来完善自身建设、不断提升办学能力势在必行。这就要求独立学院不断提高教学质量和教学水平，完善科学的管理体制、创新办学思路、办出学院特色。而教务管理是学院提升管理水平最重要的落脚点，这就对教学秘书的工作提出了更高的要求。（一）缜密严谨、注重细节细节，就是细枝末节，在工作中，注重细节管理是提高效率、保证质量的关键。教学秘书工作具备服务性和管理性两种特性，很多繁杂的事务需要教学秘书出面处理解决，如何将这些环节一个一个的联系起来，事关整个问题事件的完整和圆满解决。例如，当发生某门课程设

5、计之前，教学秘书要提前两周通知设计指导教师完成《课程设计指导书》的编写和印制，并在设计前做好借用教室、准备教具、通知学工辅导员等几项工作，课程设计结束后，提醒教研室主任对该项设计的成果进行检验，这些虽然都是F、事”,却对整个设计的顺利进行起着重要的穿针引线作用。（二）具备较强的档案管理能力根据《普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系》，学院的各类教学资料必须按照所要求的年份归档整合。教学秘书负责所在教学系部的档案管理工作，须对教学各阶段的资料分门别类的整理汇总，形成符合要求的档案资料。教学秘书必须悉心学习该

6、《指标体系》，在发生相关教学活动前,事先准备、精心安排，一旦错过教学活动的现场或没能将有用信息收集完整，会对档案管理工作造成不可修复的损失。比如，某课程评选省厅级优秀课之前，教学秘书应安排专人负责拍录、收集优秀课评选现场专家意见，这些资料将作为课程建设最有利的支撑材料。再如，教师队伍栏目中，要求对教师培养培训的资料进行收集，《评估指标和基本要求》中提及：“有加强教师专业职业资格和任职经历培养的措施,效果较好”。教学秘书在得知某教师获得培训机会后，应提醒并强调该教师完整保留培训期间的证明材料作为日后档案整理的佐

7、证。（三）建立良好人际关系，注意沟通的艺术教学秘书面向的工作对象多，如教务处、图书馆、人事处、任课教师、学工负责人、学生。在教学管理和行政服务工作方面，教学秘书应充分发挥桥梁和纽带作用。与学院各个部门建立良好的合作关系，不但可以使学院的教学秩序进—步巩固，还可以提高教学管理水平。教学秘书更多的时候是与任课教师沟通，在下达通知时，要注意语气态度，既不能让人感觉是生冷的下命令，也不能让人觉得完成任务的时间要求和质量要求可有可无，不重视。这个“度”的把握在于教学秘书人际沟通技巧的高低。教学秘书与学院其他部门的沟通能

8、力直接体现了其所在系部的形象，擅于沟通、作风严谨、保持长期友好的关系有利于各种事务的处理。高校的人际关系是在相互沟通的过程中建立和发展起来的，教师们交往的次数与质量对人际关系的形成有重要的影响。教学秘书要有意识地促进和加强这种交往。一方面，使教学团队充分了解系部领导的组织目标和方针政策，为进一步分工协作提供方便；另一方面，要尽量加强意见交流，为教学反馈收集信息，提高教学运行效率。（四）工作效率高，做