浅谈科技档案的管理及开发利用

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1、浅谈科技档案的管理及开发利用摘要：在科技设计企业，科技档案的收集及管理工作是十分重要的，档案管理做好了，可以最大限度地挖掘该企业的科技资源，并将它们转化为现实的生产力，提升该企业的核心竞争力，从而逐步构建具有较强科技实力的技术文档与数据资源。关键词：科技档案；管理对策；开发利用Abstract:inthedesignandtechnologyenterprises,scieneeandtechnologyarchivescollectionandmanagementworkisveryimportant,filemanagementwell,canmaximizetheen

2、terpriseofscienceandtechnologyresources,andturnthemintopracticalproductiveforces,enhancethecorecompetitivenessoftheenterprises,andgradual1ybuildtechnicaldocumentationanddataresourceswithstrongscientificandtechnologicalstrengththe・Keywords:Scieneeandtechnologyarchives;managementcountermeasu

3、res;developmentandutilization中图分类号:G2710前言在科技设计企业，科技档案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，管理人员要按照归档制度的规定及时收集应归档的资料，做到即收即归，保持其档案的完整性和准确性；其次，在科技档案的收集，整理，分类，编目中对其已归档的档案应该进行再次开发，最大化挖掘这些成果的内在价值，并对已归档的档案资源进行再次利用，即按用户要求及时准确的提供所需要的服务。1科技设计企业档案管理的主耍内容科技档案的管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，它包括收集，整理，鉴定，保存，统计和提供利用等项内

4、容。1.1项目档案管理对于企业而言，项目档案直接记录着该企业相关项日的具体设计活动过程，也是设计人员具体研究和实际探索过程的真实记载，从项目的产品研究、市场开拓，到项目立项、方案设计、初步设计、施工图设计、施工配合等多方面的技术资料，如图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等进行管理，具冇专业性、成套性、阶段性、更改性和纪实性。1.2项目文书管理科技设计企业的项目文书主要涉及该企业的科技活动过程中记录，这部分科技档案主要记录和存储科技设计项目的整个过程及相关经验，涵盖了一个项目的立项、阶段性总结、以及课题、成果管理等技术资料信息，是企业

5、发展过程中的重要见证资料。1.3项目成果管理项目成果指的是科技设计部门成果的汇总、成果的相关统计查询、设计人员的获奖专利以及技术转让协议等。2科技设计企业科技档案管理与开发利用2.1科技档案管理存在的主要问题笔者所在的单位是规划设计研究院，主要的工作内容是承接国内大型城市规划、市政道路、桥梁工程的设计及项目总承包。设计覆盖了工艺、结构、构筑、电、水等专业。其中城市规划和市政道桥专业是我院的主打专业，从城市规划、市政道桥的设计到现场服务，已形成了一条龙服务。但笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供档案的再次利用

6、过程中往往会发现一些亟待解决问题。2.1.1重收集，轻归档对于科技设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的复印件，导致一些重要的技术文件原件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值和保存价值。2.1.2重管理，轻建设库存的科技档案是科技设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只冇保持档案资源的完整性与系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强

7、的丁程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保持归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目來龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。2.1.3重保存，轻选择由于科技设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与科技项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结朿Z后，科技档案管理人员山于对该项目无法知晓，有何种文件的形成忽视了整体意识，就无法选择应该入库保存的档案资源，从而容易导致一部分重要科技档案设计项目人员没能及