浅谈建筑设计企业科技档案管理与开发利用.pdf

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1、浅谈建筑设计企业科技档案管理与开发利用陈晴(成都建筑材料工业设计研究院有限公司，四川成都610021)摘要：在建筑设计部门，科技档案管理工作十分重要。本文通过分析建筑设计企业科技档案管理的主要内容，结合笔者的工作实践，探讨了建筑设计企业科技档案管理存在的主要问题，阐述了加强科技档案管理与开发利用。关键词：科技档案；管理对策；开发利用中图分类号：TUl8文献标识码：B文章编号：1672—4011(2012)04一0190一02O前言在建筑设计企业，科技档案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，管理人员要按照归档制度的规定及时收集应归档的资料，做到即收即归，保持其档案的完整性和准确

2、性；其次，在科技档案的收集，整理，分类，编目中对其已归档的档案应该进行再次开发，最大化挖掘这些成果的内在价值，并对已归档的档案资源进行再次利用，即按用户要求及时准确的提供所需要的服务。笔者在档案管理工作中，将其中有价值的科技资料充分提供给所需用户加以利用，从而实现了档案资源的潜在效能，使其体现出更多的价值，并逐步实现了档案管理与开发利用的良性循环。1建筑设计企业档案管理的主要内容科技档案的管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，它包括收集，整理，鉴定，保留，统计和提供利用等项内容。1．1项目档案管理对于企业而言，项目档案直接记录着该企业相关项目的具体研究过程，

3、也是科研人员具体研究活动和实际探索过程的真实记载，从项目的产品研究、市场开拓，到项目立项、方案设计、初步设计、施工图设计、施工配合等多方面的技术资料，如图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等进行管理，具有专业性、成套性、阶段性、更改性和纪实性。1．2项目文书管理建筑设计企业的项目文书主要涉及该企业的科研活动记录，这部分科技档案主要记录和存储建筑设计项目的整个过程及相关经验，涵盖了一个项目的立项、阶段性总结、以及课题、成果管理等技术资料信息，是企业发展过程中的重要见证资料。1．3项目成果管理项目成果指的是建筑设计部门成果的汇总、成果的相关统计查询

4、、设计人员的获奖专利以及技术转让协议等。2建筑设计企业科技档案管理与开发利用2．1科技档案管理存在的主要问题笔者所在的单位是设计研究院，主要的工作内容是承接国内外大型水泥厂建设的设计及项目总承包。设计覆盖了工艺、结构、建筑、电、水等专业。其中机械设备专业是我院的主打专业，从设备的设计到加工安装，已形成了一条龙服务。但笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供档案的再次利用过程中往往会发现一些亟待解决问题。2．1．1重收集，轻归档对于建筑设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值

5、。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的原件，导致一些重要的技术文件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值。2．1．2重管理，轻建设库存的科技档案是建筑设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保持档案资源的完整性与系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保持归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反

6、映该项目的技术过程。2．1．3重保存，轻选择由于建筑设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与建筑项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源，从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。2．2加强建筑设计企业科技档案管理的对策2．2-1提升科技档案管理的科学水平建筑设计部门项目档案的产生是与一个具体项目的执行流程息息相关的，随着一个项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件，因此档案管理人员只有通过跟

7、踪该项目的全部过程，才能够把项目立项到验收过程中获得研究活动的情况收集完整。建筑设计部门的项目档案是设计的软成果，在项目竣工之后，项目档案是绩效评估的重要依据和前提，所以提升档案管理的科学化水平就显得至关重要。应该将项目档案作为整个项目管理不可或缺的一个有机组成部分，通过设置专门的专职管理岗位、配备专业的人力资源进行管理，以提升其科学化水平。应该将项目档案的管理视为企业管理的重要内容，只有在管理中引入科学而高效的方法，结合实际积极创新，才能最终保证项目整体