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时间:2018-10-16
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1、浅谈建筑设计档案管理【】建筑设计档案管理的质量是衡量建筑施工单位质量的重要依据,是工程质量管理程序中重要的一个环节。档案管理部门应认真把好质量监督检查关,做到准确、齐全、规范,从而保证建设工程项目按时按质交工。本文分析了建设建筑设计档案管理存在的一些主要问题,指出了档案管理在施工文件,厂家档案,施工文件处理上应采取的措施。 【关键词】工程项目;档案管理;措施 建筑设计是一个动态的过程,从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。建筑设计的档案记载
2、了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好建设项目的档案管理,仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。 在建筑设计的过程中,影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分工作人员不重视。为了解决这个问题,档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,摆正档案和建设项目的关系,确保建设项目的收集归档工作的正
3、常有序进行。 1建设建筑设计档案管理中存在的问题 1.1施工综合管理文件原件不齐全 由于空间和时间的关系,有的非常重要的文件,在下发或转发时就是复印件,难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理,造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员,在资料移交时又把关不严,同样造成了原始文件遗失。 1.2工程资料验收签证不齐全,存在代签现象 随着工程施工进度的需要,或为了急于满足施工进度要求,工程进行现场验收后,没有按照国家行业标准规定要求办理
4、书面签字,结果,等验收小组解散后,找不到当事人签字。 1.3竣工图编制不规范 有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制,在竣工图的形成过程中,或使用旧的施工图改制成竣工图,或对原图修改过多,或使用计算机图的复印件,或划改不当,以上种种现象均不符合竣工图编制要求。 1.4施工资料格式不规范 施工过程中形成的资料格式不统一,不规范。有用A4的,有用16开的,有用32开的,文件幅面的页边距不等,差距较大,使案卷的装订工作被动。 1.5施工原始资料书写不规范 施工过程中原始资料的书写
5、五花八门,形形色色,有用钢笔的,有用圆珠笔的,有用铅笔的,有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存,与竣工资料归档要求不符。 1.6施工原始验收签证资料填写不规范 交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里,有的栏目没有签署意见,有的随意进行涂改,降低了原始资料的可信度,从而降低了竣工资料的使用价值。 2建筑设计档案管理的措施 2.1施工图设计文件的管理 目前,有些建筑施工单位为了抢时间,抢进度实施“先上车,后买票”,边施工、边设计、边办手续,造成返工、停工,严重影响了工程
6、质量,给工程档案收集、管理带来诸多弊端。 2.1.1要健全城建工程施工图预报审查制度 各施工单位在工程施工前办理《报送工程竣工档案责任书》的同时,将工程施工图报送城建档案管理部门,经城建档案管理人员审查,确定符合要求,再行通知施工。这样就可以避免无工程施工图先施工,或边设计边施工。同时,城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度,从而增强业务指导的可行性和目的性,也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础。 2.1.2要加强施工单位档案人员业务培训,提高业务素质,依法管理工程档
7、案意识 档案管理人员要掌握《档案法》和《工程档案管理办法》等法律、规章,严格依法管理,坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象,要及时做好工程图纸、资料收集。及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中,并经常深入施工第一线,了解施工进度,了解施工工程图的实施情况,确保施工档案材料齐全完整。 2.2厂家档案管理 厂家档案资料由厂家提供,经采购方验核后移交,有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容,包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别,有国产和进口之分。资料本身复杂繁多,加
8、之涉及厂家多,各厂家提交的资料又各有其特点,情况复杂,给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下,商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求,除了参与签订合同的部门,如:采购部门、使用单位、专业管理部门等,工程管理单位及档案管理部门也要参与其中,在厂家提交资料时,核实其完整性。 厂家档案资料包含了物供中心采购部分(即甲方采购)及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分,档案部门要保证主要的资料收集齐全。做到按要求领取及验核,并结合经验,主动出击,避免随机资料不齐,给归档工作
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