浅谈医院声像档案开发利用及管理

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1、浅谈医院声像档案开发利用及管理　　(包头医学院第二附属医院档案室，内蒙古包头014030) 　　摘要：文章针对在开发利用及管理中存在的问题，就如何做好声像档案的管理、开发和利用谈了自己的看法。 关键词：医院；声像档案；开发利用；管理 　　中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)07—0319—01 　　医院声像档案是指医院在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的具有保存价值的照片、录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等各种载体。众所周知，医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料，是医院档案的重要组成部分。虽然，医院声像档案数据占医

2、院档案总件数比例很少，但所起到的档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。 　　随着科学技术的不断发展与进步，办公条件逐步进入现代化，使得医院在各项活动中形成了大量的声像档案。因此对于声像档案的管理工作不能忽视，就声像档案普遍存在问题及如何管理、开发、利用浅谈一下自己的想法。 1建立医院声像档案与医院管理的关系 　　声像资料的存在是一个新生的载体，声像档案管理是档案管理的一个新的分支，因此对声像档案管理不能急于求成，有待于我们在工作中不断地调整和完善。但需要强调的是声像档案是医院档案非常重要的组成部分，希望各级领导加以重视，在档案管理中决不能忽视。而且，要建立健全声像档案管理

3、制度，具体工作层层落实，进行科学有效的声像档案管理。 1.1声像档案归档意识强弱的影响 　　由于声像资料的形成一般都在医院的党委宣传部门或医院办公室等，一些重要的日常活动资料的拍摄、录音及后期的影像制作也是由上述部门完成的，这些资料的归档要等到工作完成很长一段时间后，才能将声像资料整理上交档案室。 　　声像资料收集不全。有各科室在医疗活动中自行拍摄的资料较为普遍，如：开展一些新特技术、临床教学、特殊患者接诊等，这些资料很难收集。但他们也是为今后的病例讨论、撰写论文、进行学术研讨提供方便的宝贵资料。 　　在此过程中，声像资料形成部门能否把工作做得细致有度，归档意识是否很强，

4、对档案室所做的声像档案收集及管理工作有着直接的关系。如果各相关科室不加强档案管理意识，对声像档案归档范围不明确，对声像档案工作不重视，声像档案管理工作就管不好，那么对此工作的好坏直接影响医院的整体管理。加强声像资料的基础管理是着手声像档案管理的第一步重要工作，加强声像档案管理工作是医院档案管理的第二步重要工作，而且，加强声像档案管理工作对医院在经济运行过程中储备佐证、保存发展史及学术研究都有着真实见证的意义。 　　1.2档案管理人员专业素质能力高低的关系 　　对声像档案管理看似容易，其实并不然。因为声像档案管理是一门新兴的学科。由于医院领导对此项工作认识不够，所设置的管理人员没有

5、经过系统的档案管理知识学习及培训，甚至个人的基本素质低劣。对工作敷衍了事，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，把声像档案与一般纸质档案同等对待，丢失及无形损坏一些声像资料，更无法借助现代手段进行声像档案管理，给后续的查找工作带来诸多不便，无疑对医院的管理工作造成极大的损失。因此，医院档案管理工作对于医院的全盘管理起着重要的作用，也有着深远的历史意义。 2怎样做好声像档案的收集与开发利用 2.1做好声像档案的有效收集 　　2.1.1要加强从事声像档案管理人员的专业素质培训，要从制度上强调声像档案的归档范围。对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要纳入声像档案管理归档范围的重

6、点。要不断地开展声像档案管理工作的重要性宣传，提高上至领导下至员工对声像档案管理工作的重要性认识。还要协调档案管理部门与各科室之间的关系，能够及时地掌握医院信息，对各科室查阅档案资料提供便利条件，使医院各科室及员工对档案部门工作有更加深刻的认识和了解，从而，能够得到进一步的配合与支持。 　　2.1.2发挥声像档案管理人员的主观能动性。要经常深入到科室，及时提供有价值的声像材料并加以收集整理。对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防丢失遗忘。在工作方便的情况下，可直接跟踪形成声像资料的过程，其目的就是要真正掌握医院重要活动的第一手资料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间、地点

7、等有一个深刻的印象，而且做的心中有数。并对今后声像资料的催缴、归档及对保证声像资料归档的完整性、真实性有着很大的帮助。 2.2做好声像档案的开发利用 　　声像档案管理的最终目的是为医院经济运行服务的，离开医院经济运行服务这一目的，声像档案管理便失去了存在的价值。从古至今，事实上档案管理之所以能够得到认可与重视，就是因为它在不同时期提供各种档案服务的价值不同，由于它的服务价值产生了无限的生命力。因此，大到档案管理小到声像档案管理在医院的全盘