《档案基本知识》PPT课件

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1、档案基本知识AMS产品张济菊文书的基本概念（一）文书的定义（二）文书与公文、文件的之间的区别（三）公文的定义（四）公文的分类文书的定义文书是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。第一，文书是人类社会实践中形成的。第二，文书是出于人类主观意图而形成的。而不是随意的客观记录。第三，文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。文书与公文、文件的之间的区别第一、文书和文件是两个十分相近的概念。它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。比如，我国清代以前没有“文件”的概念，人们则把历史上形成的文件称为文书；而目前在国际

2、上“文件”是一个通用的概念，因此，人们又把当代的文书称为文件。但文书和文件存在着一些细微的差别：比如，文书除了特指一种信息记录外，还可以指从事此项工作的职业和人。第二、公文是文书（或文件）的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。这一概念的提出，主要是为了区别于私人文书。公文的定义公务文书（简称为公文）是社会组织中公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录。公文的分类1、从物质载体的角度分类2、从公文内容性质的角度分类3、从公文涉密程度的角度分类4、从公文办理时限的角度分类5、从行文方向的角度分类6、从机关授受公文的角度分

3、类7、从公文稿本的角度分类从物质载体的角度分类1．纸质文书：以纸张为物质载体的文书。2．感光介质文件：以感光胶片、像纸等感光材料；如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。3．磁介质文件：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性文件；如录音、录像文件。4．电子文件：借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。从公文内容性质的角度分类1．规范类文书：指以强制力推行的用以规定各种行为规范的文书，如条例、规定、办法、章程等。2．领导指导类文书：由领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令，部署工作，批复事项的文书。如命令、决定、指示、批复等。3．报请类

4、文书：由被领导、领导机关向有关上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议，请求指示或批准时使用的文书。如报告、请示、议案等。4．知照类文书：面向社会或特定范围（各类社会组织之间或在其内部范围内）公布、通知有关事项，通报情况，联系工作，商洽事宜，交流信息而制发的文书。如通告、通知、通报、公函、介绍信、介绍信、简报等。5．契约类文书：由当事双方或数方为实现一定的目的、明确相互权利、责任、义务而签定的作为工作依据或法律凭证的文书。如合同、协议书等。6.会议文书：指在会议活动中形成和使用的所有文件材料。如：会议纪要等。从公文涉密程度的角度分

5、类根据内容涉密程度，可将文书划分为绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开六个等级。从公文办理时限的角度分类从办理时限的角度划分，可分为特急件、急件、平件三种。从行文方向的角度分类按照文书的行文方向（即：文书的传递方向），有上行文、平行文与下行文之分。1、上行文：指下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。例如，中国人民大学呈交给教育部的请示；2、平行文：指同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。如市政府所属各局之间、政府系统和军队系统之间发送的公函。3、下行文：指上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。如国务院向省政府下达的

6、指示、通知、通知等。从机关授受公文的角度分类从一个机关授受公文的角度出发，有发文与收文之分。从公文稿本的角度分类根据一份文书在形成和完善过程中的不同稿本（文稿与文本的统称）形式进行分类，可划分为草稿、定稿、正本（包括试行本、暂行文、修订本）副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通称为文稿，正本和副本通称为文本。公文的数据项及其编排规范公文的数据项目分为指定性项目和选择性项目两大类。指定性项目是指所有通用文种均必须具备的项目，包括发文机关标识、标题、正文、生效标识、成文日期等。选择性项目是指视每份文件的具体情况可供选择使用的数据项目，通常

7、根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的具体需要进行取舍。选择性项目主要包括：发文字号、签发人标识、题注、受文者、附件说明、无正文件说明、注释、主题词、印发说明、公文格式分类代码、份号、密级标识、紧急程度标识等。公文的数据项及其编排规范发文机关标识：这是表明公文作者的标志。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。发文字号：又称发文编号，是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。由发文机关代字、发文年度（外加方括号）和发文顺序号构成，如国办发[1998]28号，意为该文件系国务院办公厅1998年所制发的第28份文件。签

8、发人标识：指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人性名，只用于上行文。标题：指标明某一文件主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三疗分构成，如《国务院关于职工工作时间的规定》。题注：用于对