数学模型在档案信息开发利用中的应用

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1、.....数学模型在档案信息开发利用中的应用李学广/林秉雄/梁炎2012-11-2314:58:29　　来源：《中国档案》(京)2010年7期　　【英文标题】TheApplicationofDigitalModelinExploitationandUtilizationofArchivesInformation　　【作者简介】李学广，长春市档案馆长春130062；林秉雄，大连理工大学大连116024；梁炎，中山大学广州510080　　随着改革开放的深入和政府信息公开进程的加快，公众对档案信息的需求也

2、越来越迫切。档案利用需求快速增长，馆藏档案数量逐年增加，档案数字化能力弱的矛盾凸显出来。为此，长春市档案馆承担的国家档案局科技项目《档案信息资源开发利用数学模型研究》课题已完成，初步探索了用数学的方法系统、定量研究档案利用需求、档案数字化能力、数字化档案利用之间的关系，直观、理性地表达其内在规律。　　一、引用的方法　　1.MonteCarlo方法　　该方法也称计算机随机模拟方法。此法源于美国在第二次世界大战进研制原子弹的“曼哈顿计划”。近来随着计算机技术的发展该方法已经成为学习参考.....解决数学

3、问题的重要方法。　　2.TOPSIS法　　该法是属于多目标决策这一数学分支中的一种重要方法。其基本原理是通过检测评价对象与最优解、最劣解的距离来进行排序，若评价对象最靠近最优解同时又最远离最劣解，则为最好；否则为最差。其中最优解的各指标值都达到各评价指标的最优值。最劣解的各指标值都达到各评价指标的最差值。　　3.MATLAB软件　　该软件和Mathematica、Maple并称为三大数学软件。它在数学类科技应用软件中在数值计算方面首屈一指。　　4.术语说明　　全宗——年代单元：将档案按照全宗和年份来

4、进行分类，如此得到的类别这里称为全宗——年代单元。　　全宗——年代单元编号：所有全宗——年代单元的统一编号。　　全宗——年代单元的档案卷数：该全宗——年代单元所包含的档案总卷数。　　全宗——年代单元的利用卷数：该全宗——学习参考.....年代单元所包含的档案总的利用卷数。　　档案价值权重：一个全宗档案价值大小所占的比重。　　成功率：用户访问到已数字化档案的概率。　　5.数据说明　　格式说明：全宗——年代单元编号　　对以全宗和年代进行档案分类的，我们特将如此的类别称为全宗——年代单元，它也是这里的要研

5、究数据的基本对象。这里将把全宗——年代单元排列成如下格式(其中共m个全宗，n年)。　　　　其中全宗号往下逐渐增大，年份往右逐渐减小，所有全宗——年代单元按照从左到右，从上到下的顺序从1开始递增编号(各全宗——年代单元所在空格数据即为对应的全宗——年代单元编号)。　　档案卷数：档案进馆整理完成后，每个全宗——学习参考.....年代单元的档案卷数都已进入档案统计范围。这里视为已知数据，按表1格式排列的矩阵。　　利用卷数：对每个全宗——年代单元档案的利用卷数进行统计汇总，这里视为已知数据，按表1格式排列的

6、矩阵。　　档案价值权重：为了能够区分不同全宗档案的价值不同，这里特引入一个指标，其确定方法后文有具体说明。对这里是未知数据，按表1格式排列的矩阵。　　扫描情况数据：有每年平均投入多少资金，每年平均扫描档案的卷数。　　二、准备工作　　1.档案利用情况数据　　将档案利用数据分解成以下两点：一是所有档案利用总数；二是档案利用数据在全宗——年代单元的分布。对于前者，利用线性最小二乘法，将已知的m年的拟合出直线，从而来预测未来的档案利用总数。其中，是第i年的年份，是第i年的档案利用总数。方法如下：　　第一步从

7、下式解出学习参考.....　　　　对于后者，用今年的档案利用总数在不同的全宗——年代单元的分布作为下一年的分布。因此必须做出如下假设：不同档案利用总数对其在不同全宗——年代单元的分布没有影响。　　2.档案扫描量与投入资金的数据　　由于地区差异，不同地方的物价等差异较大，并且从投入的资金到最后产生数字化的档案信息，中间有多种因素在影响，但总体上扫描量与投入资金是正比关系，对于比例系数，直接取为若干年的总扫描卷数与总投入资金的比例。　　三、数学模型建立　　选择模型　　目标：在档案数字化的过程中主要遵循的

8、原则有：实用性原则，开放性原则，价值性原则，抢救性原则，时效性原则。然而在实践中，公众已成为利用档案的主体，可见档案信息实用性无疑是首先需要考虑的。因此本模型的目标即是最大化访问到已数字化档案的成功率。　　指标：档案利用数据代表了档案的利用率，为了最大化成功率，就得以档案利用数据为指标。　　分析：由于档案利用数据存在明显的扎堆现象——“二八现象”学习参考.....，即20％全宗的利用卷数之和可能占了总数的80％，20％年份的利用卷数之和可能占了总数的80％。如果盲目或