浅谈如何运用信息技术改进档案管理

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1、浅谈如何运用信息技术改进档案管理［摘耍］计算机信息技术的高速发展，为档案管理规范化、现代化目标的实现提供保障。传统的纸质档案管理模式，山于占用的存放空间大,保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，不能满足激烈的市场竞争中高效运作和降低运营成木的需求。因此，作为档案信息化一个很重要的构件，一套纸质档案的电了化管理系统存在将很大程度上加大档案信息化的程度，给档案管理带来价值。因此，档案电子档案信息化管理系统应运而生。本文从档案信息电子化的内容及使用过程中发现的问题，探讨了运用信息技术改进档案管理的发展思路，为我国档案管理的规范化提供一定的帮助。［关键

2、词］档案管理；信息技术；发展思路随着计算机信息技术的高速发展，办公自动化、无纸化等事物的出现,档案信息电子化是档案管理规范化、现代化发展的必然趋势。一、档案管理信息电子化的内容计算机档案管理系统的功能：主要是对各种电子文档和实物档案进行管理，对各种借阅要求进行控制。档案管理主页面由四部分组成：搜索引擎、最新开放档案列表、用户已经借阅到的档案列表、用户己填写借阅单,止等待档案管理员批准的档案列表。1.档案查询。档案查询有简单的标题查询和高级查询，在标题查询中,通过关键字，可以查询所有档案标题中包含此关键字的档案；点击高级查询，在查询条件录入窗口，按照查询者

3、的要求将各种查询条件任意组合，并且支持模糊查询。1.查看最新开放档案。在最新开放档案里能够找到所有开放和内部传阅的档案的标题，如果用户有权限，还可以找到保密档案的标题，而绝密档案只有档案管理员才有权利对档案的标题进行查询。2.档案维护。档案管理员可以通过系统中一些功能执行“档案维护”。档案使用者（任意用户）也可以通过“档案上传”的超链接，上传自己认为值得存档的资料。由用户上传的资料由档案管理员进行审核后可正式存档。4•分类管理。对该分类进行四项操作：删除、添加新类、改名、转移。5•录入档案。档案管理员可以手工录入电子档案和实体档案，标清楚标题和档案分类号

4、，还可根据用户单位的需要填入其他信息。6•待归档案列表。把从“公文流转”模块归档过来的文件和用户上传的档案正式入档。用户（有相应的管理权限）可以在档案录入界面根据需要填写相应选项。7•借阅单列表。用户借阅须填写“等批借阅单”，管理员可以对借阅期限进行修改，然后可进行“批准”或“拒绝”操作。8•实物领取管理。在用户的某一实物档案借阅申请被批准后，可以进行以“借阅人”和“档案标题”为查询条件的实物领取查询，当用户来领取实物时，可选择“已领取”，或者“删除”來对其进行取缔。9•档案使用列表。显示所有处于借阅中的档案，可以通过以“借阅人”和“档案标题”为条件的查

5、询了解档案的归还情况。当用户來归还档案时,点击相应的“已归还”，或者单击“删除”来对其档案进行取缔销毁。10•借阅记录。显示所冇历史借阅记录，便于以后进行查询。11•档案查找。显示所有保密级别的档案（包括绝密级别）。管理员可以在档案列表中，进行修改或删除操作。二、电子文件档案管理中存在的问题1•在电子档案使用中出现的问题。电子文件的生存基础是网络，同时它也是引起管理问题的根源。与手工处理方式相比，计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据因可访问性而容易被终端用户拷贝下来，不留任何痕迹。二是信息因聚生性而出现弊端。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大

6、，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就不可估量了。三是网络因病毒和黑客的存在而难以设防。给保密工作带来极大的困难。2.电子档案的对档案的原始性、真实性能以保证。传统的纸质文件一旦形成，在保管好的情况下，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化,其原始性和真实性很容易保证。电子文件建立后，其内容和形式是相对独立的，存在很多可变化的因素，人们无法从英所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。3.电子文件的法律效力难以界定。通常文件如纸质文件、文件的缩微品等的法律效力都是与其载体相关来确定的。光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料

7、为载体的电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，目前国家尚未出台法律明确电子文件的法律效力。三、电子档案管理的发展思路1•随着软件供应商开发出“大规模图文资料数字化”的系统，可以对以往所冇的档案进行电子化处理。把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键字、词或逻辑检索。并且做好备份，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。2.电子档案极易受到保存环境的影响，要加强对电子档案进行归档保护的措施。档案管理者要对所保存的电子档案，每年进行一次定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。进行严格管理，建

8、立相应的维护管理档案机制，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发