浅谈对电子档案的管理

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1、浅谈对电子档案的管理【摘要】文章概括了电子档案在当今档案管理过程屮所产生的主要问题，且从四方面来分析如何做好电子档案管理的措施。【关键词】电子档案；档案管理中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2013)08-079-01随着信息数字化的快速发展，档案的载体经丿力了从纸质档案到电子档案的演变，档案工作己逐步实现现代化管理，电子档案逐渐成了档案管理重要形式，做好电子档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,这给档案管理带来了-次革命

2、性的挑战，档案工作者只冇对此冇深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。一、电子档案所引发的问题首先，电子档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断电子档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保英次，电子档案完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致

3、信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。最后，电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中,否则将无法恢复电子文件的原貌。另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。二、如

4、何做好电子档案管理的措施1•采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。2•要完善体制，建立统一的电子文件管理标准。首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时,要对归

5、档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。3.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基木的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。而且山于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分

6、容易，而.且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。电子档案需传输时，要使用局域网，让电子档案只能在局域网的范围内传输，给电子档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止档案流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范I韦I内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行

7、为。4•要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质各个环节的沟通、管理。只有这样才能向社会提供有利的信息资源，才能顺应时代的发展，最终做到既能节约开发资源乂能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。（一）做好电子档案使用中的控制与管理首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，対其利用权

8、限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应釆取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，耍加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为口后查证的依据。(-)优化专业结构，建