浅谈电子档案的流程管理

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1、浅谈电子档案的流程管理浅谈电子档案的流程管理1.电子档案的流程管理流程管理，是一种以规范化地构造输入到输岀的业务流程为中心,以提高管理绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上，保证这一过程是面向用户的流程。从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中，我们耍对电子档案的流程进行监控，采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。因此，建立流程管理的分层模式，也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约，掌

2、握电子档案的现时状况及来龙去脉，从而确保电子档案的安全。2.电子档案的安全性分析在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这〜阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复朵的管理流程和技术环境，如果单纯地市技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。

3、所以我们需在电子档案的流程管理屮，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。电子档案管理过程的安全性主耍涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主耍从访问控制和应用方而对电子档案安全策略进行探讨。3.电子档案安全管理策略的探讨3.1电子档案安全管理的指导思想近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文木、图像、咅视频、电了出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源Z上的元数据在档案数字资源的转换、迁

4、移过程屮积累的数量更为庞大,保存成本会越来越高。3.2流程管理下的层次模型概述电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电了档案安全管理的根木目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电了档案管理提供新的管理理念。在实现电子档案安全管理目标的驱动下，为加强电子档案的流程管理，首先将电了档案的安全模型进行了层次划分，它包括了生成层、

5、保管层、流程层、应用层等四层，其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并冃有效）应用层（安全策略的建立）3.3档案数字资源和档案数字副木电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与Z有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电了档案，而是电了档案副本。电子档案将和元数据一起封存起來，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电了档案副木。档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并

6、归档的屯子文件即电子档案，和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副木，以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。档案数字副本指各种档案的数字化副本，包括电子档案副本和其他档案数字副木两个部分。电子档案副木是指抽取电子档案的所有内容信息，在内容上与电子档案保持完全一致，但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息，不具有凭证价值，仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息。其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副木。3.4建立电子档案

7、应用层安全策略电子档案的流程管理是系统化的过程。在生成层面，档案管理部门要强调系统生成的屯子文件能有效保存，即对有保存价值的电子文件得到确认，并能有效地归档和维护：在保管层面，所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案，因为电子档案来自不同的途径，那么其内容和格式会存在一定的差异，因此，不但要对电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电了档案副木。电子档案将和元数据一起封存起來，不再提供利用O也就是说数字档

8、案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电了档案副本。4.安全管理策略的内涵阐释3.1元数据与电子档案共同封装保存元数据是关于文件的背景信息和结构数据，是专门用于满足电子文件管理需求，保证文件真实、完整、可用和安全的数据。电子文件管理则需要关联的元数据系统，元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的。在原有的屯子档案安全管理模式中，电子档案的H常管理，对各类档案资源数据进行采集，如FI常增量数据、未归档