浅谈对电子档案管理的思考

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1、浅谈对电子档案管理的思考浅谈对电子档案管理的思考摘耍：本文市当代社会信息技术的发展背景引出建立电子档案的必要性，进而分析了进行电子档案管理的优越性，并对当下我国在电子档案管理上存在的问题进行了剖析，在此基础上简要提出了相应的对策。关键词：信息技术电子档案档案管理优越性存在问题随着科学技术的迅猛发展，人类社会在经历了农业社会、工业社会又从开始向信息社会迈进。目前，科学技术革命的核心和主流是信息技术革命，科技是第一生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志如今这样一个电子信息发达的时代，电子设备已成为现代化

2、办公的主要工具，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。一、电子档案管理的优越性与传统档案相比，电子档案具有文件记录方式多、变化大、非直读性强、信息依赖性强等特点，基于电子档案的特点，它也具有自己独特的优越性：1、电子档案可以充分利用计算机减轻档案管理劳动强度，提高工作效率。现代电子信

3、息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难,减轻了他们的劳动强度，避免了人力、物力、财力和时间的浪费，提高了工作效率。2、屯子档案使档案管理更便捷、多元、有效。首先，电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随吋补漏增缺，文档也不易形成存积。其次，屯子档案形成的信息可以通过网络实现杲地的远程利用，为需求者提供便捷的档案信息服务。最后，不同载体信息通过数字转换，也同样可再现其他信息内容，达到最终管理载体的一致性。3、档案管理的电了化更利于文档的保护。电了档案的电了化管理能简单地

4、将档案信息改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。4、电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，建立电子化档案后，档案人员也缩短了二次信息加工的时间，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。二、我国现有电子档案管理存在的问题及对策1、电了档案管理中的接收格式问题一方面，档案形成单位的习惯不尽相同；另一方面，档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。进而导致同一项目所形成的电了档案格式不同。因此，针对这一问题，应由城建档案馆整理

5、著录软件，建立统一的电子档案模板，统一文件类型统一一种文件格式，并把模板发放到各档案形成单位。形成统一数据格式的电了档案，以方便接收和管理。2、电子档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性问题电了档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。解决这一问题需要采用采集背景信息和元数据、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙等有关技术措施，保证电了档案管理的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。3、电了档案管理的长期可读性问题电子档案管

6、理信息是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术,在未來往往是已经过吋的技术。这就需要我们提高电了档案依赖的技术，解决好电子档案文件的长期可读性问题。4、电了档案系统中的资源共享问题。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享，在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的

7、要求。这一问题呼吁一个达到数据交换的机读目录档案系统的建立和广泛应用。5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理电子化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中档案、信息处理复合型人才就奇缺，这也妨碍了档案管理的电了化。这就要求我们档案人员要适应信息技术的发展进步，与吋俱进,积极实现知识和技术的更新，适应信息技术的成果，是档案管理人员拥有更完善的知识结构，以推动电了档案管理的发展。综上所述，电子信息管理已经成为一种趋势，我们在享受它所带來的便利的同时，也应适应其高速

8、发展，与之相适应，争取达到其效用的故大化以为我们的管