档案利用工作安全开展策略探析

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1、档案利用工作安全开展策略探析摘要：为了确保档案利用工作的正常开展，实现档案服务的社会化，档案安全需同步跟进，让社会树立档案安全意识，加强档案安全规章制度建设，提高档案安全控制技术，加强档案信息的有效提炼、复制与备份，正确处理保密与利用的关系等安全策略，促进档案利用工作的全面展开，服务民生，服务社会。关键词：档案利用档案安全策略探析档案利用工作是档案工作的最终目的，也可以说是最高目标。档案利用工作从事的效果将直接影响着档案工作，要么起推动作用，要么起制约作用，因此我们必须重视档案利用工作，但档案提供利用与档案的

2、安全工作又是一对矛盾体系，如何坚持利用的同时，搞好档案的安全，这是一项我们必须解决的问题，否则，这将影响着档案工作的正常开展与推进。笔者立足实际，浅谈自己的一些策略，供各位同仁斟酌讨论，以此促进档案利用工作的规范管理与健康发展。一、档案利用工作的含义及内容档案利用工作指的是档案（包括档案实体、信息、技术、技能、成果等）通过临时改变存在状态或者存在位置或者改变数量而发挥其自身价值的一项服务性工作。该概念明确了档案利用工作的服务内容、服务方式、服务目的和该项工作的定性。内容主要包括提供档案实体服务和档案信息服务；

3、该项工作的目的是满足用户需求；该项工作的性质是一项服务性工作。二、档案利用工作的特征。（一）服务性。档案利用工作本身就是一项以自己所藏的物品或者信息换取对方需求满足的一项工作，是一项交互性的工作，即提供方通过提供档案（包括实体和信息），让对方获得所需或者所取，然后使对方得到满足，对方通过满足后所表现出来的行为、举止，反馈给档案提供方，让提供利用者得到职业满意或者得到对方的尊重与谢意等。总的来说就是通过档案这个客体提供的服务实现交互满足，达到共同的目的。（二）体现“人”性。档案利用工作不管是提供利用方或者需求方

4、都离不“人”这个主体，都是为了满足“人”性，得到“人”性，以此促进档案事业的健康与持续发展。（三）满足需求的档案信息存在方式的多元化。需求信息通常情况下主要存在于纸质载体档案之中，但随着现代科技的飞速发展，极大地丰富和扩展了档案信息存在的载体方式，如胶片，光盘，磁盘，硬盘等。同时其存在方式也在发生着变化，由以前的零散信息向集中式，专题式的汇编信息转化。（四）满足用户需求的相对性。档案利用工作明确了该项工作的主耍目标是满足用户的需求，但不是全部需求，而是合理合法的需求。档案利用工作是在相关法律、法规和制度下进行

5、的一项规范性工作，该工作既要受法律、规章和制度的保护，同时也受它的约束。法律、法规和制度许可范围内的合理需求会得到保护，法律、法规和制度禁止范围内的事项也就得不到支持。因此在从事档案提供利用工作时，必须以法律、法规和制度为准绳，以确保档案及信息的安全，维护社会的和谐与健康发展。（五）信息公开与保密的矛盾性。档案利用工作就是把固化在载体内的“静态信息”转化为动态信息，也就是让社会知道和了解的信息。然而，根据保密工作的和关规定，有些信息必须保证一定时间和一定范围内的控制传播和使用。这个期间内的相关信息不能对范围外

6、提供利用。因此，档案利用工作与保密工作具有一定的矛盾性。（六）状态改变性。档案利用工作就是把固化的静态库存档案信息转变为动态信息，使其处于一种备获青睐的状态，或者直接进入流通领域，获到伯乐的赏识，充分地实现档案的价值。二、档案利用工作开展的形式与方式为了确保档案信息能够及时地从固化的静态信息转化为动态信息，让更多的人了解其所需的档案信息，充分发挥档案的价值，档案信息拥有者或者储存者或者管理者，必须主动地采取多元化的方式与方法开展档案利用工作，达到人尽所需，物尽其才的管理效果。常见的方式与方法有：电视公布开放信

7、息；广播播放档案信息；通过报纸公布群众急需的开放信息；出版档案信息编研材料，让专题所需的档案用户在最快的时间里用最短的时间得到所需的全部档案信息；举办展览，把一些重要的和用户需求集中的一些档案陈列于展览馆；公众网络公布开放档案信息；建立大型数据库，通过网络利用档案信息；建立环境幽雅的档案公共阅文室，供公众查阅档案使用；开设档案“绿色通道”，为需要档案而又无条件及时获得的用户专设此通道等。三、档案安全的含义及内容档案安全指对档进行有效控制与管理的方式与方法的总称。主要包括档案实体、档案信息及档案信息流的安全控制

8、。四、档案利用过程中存在的安全问题及原因。（一）档案实体磨损。一方面由于档案载体材料在被利用过程中与自然界进行全面接触，自然界中的一些物质会与载体材料产生一些化学反应，如氧化,酸化等，这些反应会使用档案产生字迹淡化、载体损变等。另一方面，档案在被利用过程中由于利用者对档案的反复翻阅、复制、拷备等利用，使档案载体受损。（-）档案实体丢失。由于档案工作人员的责任意识不到位，未按档案利用工作规章制度从事提