探析档案工作的发展及档案信息的开发利用

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1、探析档案工作的发展及档案信息的开发利用摘要：档案作为一种信息资源，已成为社会发展和经济资源的重要组成部分。木文阐述了开展档案工作的重要性，分析了做好企业档案作息资源开发的方法。［关键词］:企业档案信息资源利用屮图分类号：G271文献标识码：A文章编号：发挥档案和档案工作的优势，积极开发档案信息资源，为社会经济发展提供档案服务，是档案管理丁作的关键。档案作为一种信息资源，己成为社会发展和经济资源的重要组成部分，它为人们从事各类社会实践活动提供重要依据和详细资料。善于利用档案信息，使之转化为生产力，对于迅猛发展的社会经济已显得尤为重要和突出。同时，对档案工作的开展和信

2、息的开发利用也提出了更高的耍求。一、档案信息资源开发利用工作中存在的问题1）注重档案管理，却忽视应用这个根本目的。我国传统的档案管理工作只重视档案的保管，忽视档案信息资源的开发利用。表现为只注重追求档案的数量和规模，而对档案的质量，即档案信息能多大程度地满足社会需求、能否充分发挥其作用重视不够。少数档案工作者认为档案只是过时的材料，档案工作只是看门守摊、无所作为，只要保管的档案不损坏、不丢失就算完成任务了，看不到档案对科研、经济和文化建设的重要作用。2）服务方式落后、被动。在企业中，档案室的主要任务之一就是提供档案信息。目前，档案部门多处于半封闭状态，基本上是坐等

3、利用者上门查阅档案，没能做到“请进来、走出去”，主动向利用者介绍档案内容和检索方法，引导利用者正确地利用档案。3）档案工作条件差，形成恶性循环。企业对档案部门普遍存在不够重视的状况，导致从事档案信息开发的人员少，工作缺乏积极性，档案编研工作一直停留在文献的一次加工、二次加工上，编研成果层次不深，质量不高,与社会需求脱节。计算机、缩微等新技术在档案工作中也没有得到普遍应用，大多数单位的档案管理工作还停留在传统的手工操作阶段，检索速度慢、查全率低。4）档案社会化意识差，没形成档案信息开发利用的良好氛围。长期以来，不少人错误地认为“档案”就是人事档案，“档案”是机密，“

4、档案”不允许利用。対企业员工缺乏档案知识宣传和教育，使人们对档案和档案工作了解甚少，认识不到档案信息的价值和作用，直接影响着人们获取档案信息的能力。二、对档案信息资源开发利用工作的对策要搞好档案信息资源的开发利用，最大限度地满足人们对档案信息的需求，应注意以下几方面：1）努力丰富档案数量，提高档案质量，提供齐全完整、真实可靠的档案信息。人力开展档案的接收和征集工作。档案信息资源的开发利用是以足够丰富的档案为前提。有些单位和个人为了自己的经济利益和使用方便，就将有些档案材料不归档或不及时归档，造成档案信息资源的浪费。档案部门应该明确接收和征集范須，把一切属于管辖范闱

5、内的具有科学研究价值和历史参考凭证的各种载体形态的档案，齐全完整地收集进档案室。特别是一些技术含量高、在其相关领域和科研项冃中可利用借鉴的原始记录、实验数据和成果报告。要严格控制档案质量，首先，档案部门应严格检查档案归档质量，一旦发现接收档案存在案卷内容残缺不全、排列混乱，分类组卷不合理、保管期限划分不准确、目录卷皮填写不规范、题名不能反映案卷内容等整编问题，要及时向归档单位提出，要求其加以整改。严格学握合格档案标准，拒绝不合格的档案进档案室，以确保档案的质量。定期进行档案鉴定，剔除无保存价值的档案。长期以来，档案部门过分强调“宁宽勿窄，宁多勿少”等观点，造成档案

6、数量庞大、档案保管期限过长、档案内容重复、利用率低。因此，定期进行档案鉴定要形成制度，落到实处。做好档案的保管工作，保证档案的安全。档案室应在加强库房管理的同时，尽量改善档案的保管环境和条件，延长档案寿命，避免人为破坏，对已破损的档案要及时进行修复。2）开发档案资源，为经济建设服务。开发档案信息耍有针对性。档案部门开发档案信息资源必须首先了解企业的需求，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行选题，做到有的放矢。加强档案的编研工作。随着科学技术的高速发展,利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。这就要求档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者

7、和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索丁具是记录、报道和查找档案的手段，是管理档案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示档案内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多和度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。3）强化服务意识，提高服务质量。为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最人限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到热情主动、细致周到，善于与利用者沟通,了解利用者的需求

8、。在服务内