新时期高职院校电子档案整合管理路径探究

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1、新时期高职院校电子档案整合管理路径探究摘要：本文通过分析高职院校电子档案整合管理的可行性和存在的弊端及需求，阐述了高职院校电子档案资源的管理和整合实现，并提出了电子档案管理的变革途径。关键词：电子档案高校整合模式信息背景经过计算机处理的档案所呈现出的文件形态就是电子档案，电子档案不仅具有二进制数字计算的信息处理方式，还具有整合信息资源的能力，同吋还表现出管理学生档案的能力和特色。电了档案在数字化处理信息时，超越了传统的悸理纸质文件方式，把档案内容如图像、文字、数字等编写成信息符号，进行信息融合，形成学生档案信息的要素，从而使档案信息不仅能提供单一性查询，还貝-有管理能力，即进

2、行个性化记录和信息共享能力。电子档案在国内外档案机构和企事业单位专项管理屮早有运用，新时期，我国高职院校引入电子档案管理系统，不仅是高职院校教学改革的需要，也是文件数字化管理的必然要求。一、高职院校电子档案整合管理存在的鄭端1.管理方式封闭，缺乏共享观念。各高职院校在各自的档案管理上仍以封闭式管理为主，缺乏档案信息资源的共享和沟通管理观念。基于此，电子档案的信息资源的建设属性没有得到充分发挥，仍然处在形式转变或被忽略的误区中，一方面造成信息资源流失现彖严重,另一方面造成信息资源存档重复，浪费资源现象严重。2.技术差异，成为资源共亨的障碍。领导的支持与参与重视程度的不同，造成了

3、各高职院校间的电子档案管理水平的高低和差距。有技术支持的档案信息资源建设，可以直接与企业进行技术签约并共同开发；而没冇经费或缺乏技术支持的高职院校档案管理的状况会怎样我们可想而知。因此，各个高职院校的电子档案整合管理的实现必须有后台技术的人力支持,而技术水平的差异，造成校际之间的技术对接的难度，例如技术标准、接口、体系等差异,成为档案信息资源共享的障碍。hl前各高职院校存在的信息孤立现象尚未弥合，造成校际间的信息无法链接，难以实现电子档案的整合。3.割据管理，导致无法满足社会碍求的服务。高职院校的学生和教师在参与社会各项活动屮，他们所涉及的出国、推若、评奖等方方面面，无不需要

4、母校给予档案资料的提供。而高职院校档案资源的割据性、独立性和分散管理，尽管己经实行电子档案管理，但仍不能使用户的社会需求得以满足。例如，高职院校学生的成绩档案，在学生参与就业、留学、考研等方面可以通过信息杳询而提供真伪证明的价值和依据，其应用频率极高。二、高职院校电子档案整合管理的现实意义2003年7刀28日，国家档案局发布的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》中，对电了公文归档管理工作的实施办法和基木条例规定的非常明确，阐述了档案数据库和电了公文录入与共亨的合理前提。《小华人民共和国电子签名法》于2005年4月1H正式颁布实施,突破性的阐述了电子签名的法律效力，并提出了电子

5、档案管理的改革依据。因此，在政策的指导下，新时期我们应该加大电子档案整合力度，实现信息资源广泛共享。1.电子档案的整合管理是档案信息安全的保证。在高职院校成绩录入系统和学分制选课系统屮引入互联网技术，为学生成绩档案的电了管理创造了得天独厚的条件。考试前由教务员把学牛进行门类划分，划分标准是选修课、基础课和必修课等，然后通过后台录入各门课程的基本信息，考试后，任课教师经批卷获得成绩数据。在成绩提交存档Z前，由教务员——教务管理终端來制定限制更改的权限，來限制教师和学生更改成绩，从而确保学生成绩档案保存的真实性和客观性。1.电子档案的整合管理是推动信息资源共享重要前提。便用档案是

6、档案管理和保存的最终目的。各高职院校山于存在技术上的差界，所以各校的电子档案数据库的保存形态各不相同，如人多处于全文数据库、条目数据库和多媒体数据库三种形态，从而造成院校间对接难,用八的社会需求服务难以满足。新时期，电子档案要实现整合管理，可以建立档案联盟委员会，各高职院校间的电了档案管理进行统一调配，实现统一的技术，优化信息资源，从而提高高职院校电子档案的服务能力和利用率，推动信息资源共亨。2.电子档案的整合管理提高了档案教育与培训的针对性。各高职院校培养的档案人员就业以后，在岗的档案人员培训大多培养教育各单位的骨干群体。由于各高职院校档案管理人员的实际管理能力和学历水平存

7、在差异，其培训层次和内容往往无法完全满足档案人员的不同需求。然而电子档案整合管理后，档案管理人员的岗位、学历背景、工龄的差界就清楚的呈现在我们面前，这样，档案培训机构在确立培训方式和培训选题时就更具冇针对性，从而使档案人员的客户应对服务能力提高，提升电子档案管理的管理水平。3.电子档案的整合管理有利于档案的开放利用。档案保管的核心和根本目的就是利用。耍实现档案信息资源的合理共亨和有效配置，最有效的做法就是实现高职院校档案信息资源的网络化建设。当前各高职院校档案馆都存在各白为政现象，数据库标准化程度低、规