新时期高职院校档案管理问题及对策探究

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1、新时期高职院校档案管理问题及对策探究【摘要】高职院校档案管理对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。目前高职院校存在档案管理意识淡薄、管理制度的不健全、管理人员素质不高、管理方式落后等问题。因此要采取强化档案意识、重视档案工作、健全管理制度、科学建设管库、坚持依法治档和提高提高档案工作人员素质等措施来强化档案管理。【关键词】高职院校；档案管理；问题；对策高职院校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理

2、、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。高职院校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类：科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。根据《高职院校档案实体分类法》的划分，它包括如下的十个一级项目的种类内容：党群、行政、教学、科研、仪器设备、基建、产品生产及科技开发、外事、财会等。一、高职院校档案管理的重要作用档案具有非常重要的作用，恩格斯曾经说过，“对事态的真相，现在不可能提出文件来作证据，只有事态本身作为历史陈迹的时候，这些证据才会出现。”高职院校档案真实地反映了学校

3、各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。在高职院校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理，便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导，促进档案信息资源的综合开发，同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化，有利于实现信息共享。二、目前档案工作存在问题目前，大部分高职院校已建立起了综合档案

4、室或档案馆，但根据本人多年来所从事的高职院校档案工作实践经验发现，我国高职院校档案管理中存在如下一些问题。(1)档案管理意识淡薄，对档案工作认识不足。长期以来，一些高职院校领导片面认为，高职院校的中心任务是教书育人，对档案工作缺乏认识，不把学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作没有给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力。领导忽视，使高职院校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案工作的顺利开展。(2)档案管理制度的不健全。要搞好学校的档案工作，必须依法治档

5、，有切实可行的措施做保证。学校在安排整体工作时，必须把档案工作作为重要的工作加以研究布置，建立起切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类，按照归档要求和管理办法，使档案工作走上规范化，制度化的轨道，使档案工作做到有章可循，有法可依。（3）档案管理人员素质不高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网

6、络建设和信息技术的普及，高职院校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高职院校档案管理人员为数不多。（4）管理方式落后。高职院校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。三、高职院校档案工作应采取的措施（1）强化档案意识。首先是高职院校领导者思想观念的转变。加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入

7、领导者的议事日程。其次，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。端正一种认识，不把档案工作当作“闲差”，采取轻视态度，意识明确职责，要根据档案部门的规定，真正把档案工作做到位。(2)重视档案工作。具体来讲，一是提前准备。档案的价值和档案工作的作用，具有比较明显的滞后性，延展性的特点，要提前准备，以备后用。档案事业是功当代，利在千秋的事业，作为档案工作者，如果思想懒散不想干事，本事不强无能干

8、事，经费缺乏没法干事，有些工作不做或不到位，似乎无碍大局，领导不追不问，自己心安理得，势必给今后工作造成严重影响。二是求真务实。档案工作每件事都是实事，都要实实在在地去完成，没法偷工减料，不允许混日子，兢兢业业，严肃认真，才符合档案部门和档案工作的职责和要求，符合党性原则和事业原则，才是值得提倡的。三是加大投入。档案工作，需要做的事很多,都要人干，要有钱干，要有人才保证和经费保证；要有事业心，责任感的人干，有知识，有能力的人干