文秘岗位管理规定

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1、苏州市贝特利壽分子材料有限衣司丈件苏贝[2011]002号文秘岗位管理规定为树立一个良好的企业形象，实行规范化、制度化管理，保证公司文秘顺利快速发展，特制定此管理办法。一、文秘岗位人员的基本任职职责•部门文档管理；•部门员工的人事信息管理、考勤管理、信息传递及处理；•部门内外流程上下接口的协调工作；•根据要求制作文稿、文件；・部门会议（学习、培训）的会务策划、准备工作；•部门办公物品（日常办公用品，固定资产）的日常管理；・各项规章制度在部门的执行、协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪；•部门文体活动组织及部门宣传工作、部门

2、8S例行管理；・主管交办的其它事务。二、文秘岗位人员应具备的素质•敬业精神：在期限内准确保质完成T作。・服务精神：满足内外客户的工作需求，服务同事，服务上级。•细心：尽可能的考虑事情周到、细心，对自己的工作有警觉，发现并避免错误。•团队精神：支持团队决定，与团队成员分享和关信息，在必要时提供帮助。•沟通：正确表达并获得理解和支持。・逻辑思维：发现问题基本关系，根据重要性分出任务轻重缓急。・保密：严格遵守保密制度并督促他人遵守保密制度。三、文秘岗位人员应具有的职业化形象・文秘岗位人员上班必须着装整洁、偏向正装，不得有脏污。•

3、男文秘岗位人员不得穿背心、短裤，上衣扣子不得解开超过（含）两个，女文秘岗位人员不得穿着过于裸露的衣服。•不得穿拖鞋上班，鞋应干净。・男文秘岗位人员不得留长发，头发长度以保持不盖耳部和不触衣领为准，男女文秘岗位人员上班均应将头发梳理整齐。・所有文秘岗位人员不得留长指甲，且须保持整洁。四、文秘岗位人员的办公纪律•上班期间不得吃东西、聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、看小说。・不得处理与工作无关的私事，不得看与工作无关的书籍、网页。・未经允许，不得在工作场所自放音乐或“随身听”。・工作吋间禁止私人会客，工作会客应在接待室或制定的场所

4、。・必须尽忠职守，服从指挥安排，对上级工作安排有争议时须以首选服从为前提，但可事后提出意见。•会议途屮，尊重主持人或发言人，不随意插话、抢话，有事先举手或以纸条传递。•非指定操作者，不得操作各种设备（含办公设备，不得利用公司电脑、电话做与工作无关的事）、仪器；指定操作者须依照操作规程操作，特别注意安全。•下级应尊重上级，上级应关心下级，各种工作报告须依照管理层次逐级呈报，不得越级（特殊/紧急情况除外，但须于事后向宜属主管报备），当个人意见未获采纳前，应严格执行公司规定或上级指令，不得因个人意见阻挠组织运作。・工作岗位服从上

5、司安排，执行生产、工作任务吋不得畏难借故回避或相互推诿，遇临时紧急任务，虽非工作时间内，经通知后应立即到场处理。・主动协助主管做好办公台面的整理，做好部门办公室的5S工作，各种物品摆放整齐，下班前应关好门窗水电，确保部门良好的工作环境。•严守公司机密，未经主管、总经理许可并办理登记手续，公司档案文件资料不得让公司以外人员借阅；不得泄露公司各项计划、议程、决定等。五、文秘岗位人员工作细则（-）会议管理会前准备：A、明确会议目的及指示，确定相应的会议事项；向与会相关人员征集会议议题；B、会议开始前一个工作H利用有效的渠道通知与

6、会人员会议的时间、地点、议程等事项；C、提前一天向行政部登记申请使用会议室或者0A申请使用会议室;若有需耍借用笔记本、网络资源及其他设备的需提前至行政部賢记借用，并且在一个工作日内予以归还；会中服务：A、检查会议所需的各项资源正常运作；B、负责会议期间服务性工作；C、如实准确的记录会议耍点。会后整理：A、对会议使用完毕的物品进行清理收拾及归还；B、根据要求整理会议相关资料，整理会议记录发送至与会相关人员并抄送至行政部汇总，同时跟进会议执行情况并及吋将这些信息反馈给领导；C、保持信息安全和机密（二）文件送呈A、各部门文件一律

7、由各部门自行送达，提高工作效率；B、礼貌送呈，进门前须敲门，经允许后方可进入，进入后统一将文件放置于领导办公桌左上侧；C、所有送签文件一律用规定的文件夹送呈，紧急文件务必放入标有红色标签的《XX部紧急文件》文件夹中，以便识别文件的轻重缓急及时处理，提高工作效率；D、送签文件者须充分了解需签核文件的内容，以便协助领导签核,同时须注意一级一级呈签；E、呈签文件分类：1.行政部、物控部、生产部、保安部、采购部、财务部文件由欧阳总签核；2.业务部、品质部、技术中心、体系科文件由徐副总签核；3.各部门体系文件由管理者代表徐副总签核。

8、（三）文档管理A、各部门文秘岗位人员负责本部门文件的收发及管理，文秘岗位人员须注意各类文件的有效期限，及时更新；（四）行政公章使用A、文秘岗位人员须熟练了解各类公章的使用范围及使用流程（详见《行政公章、合同章使用管理规定》；B、各部门需要加盖公章的报告报表、合约文件、公司各类证照、需法人代表签署的文件和