集采中心合同管理标准

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1、Q/CRPMTLS山西华润联盛能源投资有限公司企业标准Q/CRPMTLS.2201.02.03-2017合同管理标准2017-12-01实施2017-12-01发布山西华润联盛能源投资有限公司发布目次前言Il1范围12规范性引用文件13术语与定义14职责14.1管理团队14.2集采中心14.3财务部14.4煤矿14.5经营策划部24.6综合部25管理活动的内容与方法25.1本标准依据的流程25.2合同起草25.3合同的执行25.4合同台账的管理25.5合同档案的管理25.6合同纠纷的处理26重要风险识别与控制37检查与考核38报告

2、与记录3附录A（规范性附录）流程图4本标准是按照Q/CRP2301.01.02《企业标准编写规范》给出的规则起草。本标准由山西华润联盛能源投资有限公司（以下简称联盛公司）管理提升与标准化委员会提出并负责解释。本标准主要起草部门：集采中心。本标准主要起草人：贺嬪。本标准审核人：宋云杰。本标准审定人：吴超。本标准批准人：朱秀社。木标准由山西华润联盛能源投资有限公司集采中心归口管理。本标准2017年首次发布。合同管理标准1范围本标准规定了山西华润联盛能源投资有限公司合同管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查与考核、报

3、告与记录等要求。本标准适用于山西华润联盛能源投资有限公司合同管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注口期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包扌舌所有的修改单）适用于本标准。中华人民共和国主席令（九届15号）《中华人民共和国合同法》3术语与定义下列术语和定义适用于本标准。无4职责4.1管理团队一一总经理负责审批20万及以上合同。一一分管副总负责审批签订合同商务内容。——财务总监负责审批合同内财务内容。4.2集采中心一一负责合同的起草、签订。——负责组织合同会审、会

4、签。——负责合同的执行。——负责合同纠纷处理。——负责合同档案的管理。4.3财务部负责合同会审、会签。——参与合同纠纷处理。4.4煤矿负责接收合同物资。负责反馈物资质暈问题。4.5经营策划部一一参与合同纠纷处理。4.6综合部——参与合同纠纷处理。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的流程物资采购合同会签管理流程（管理流程1的名称）。5.2合同起草5.2.1电子平台采购合同的起草集采中心合同管理员严格按照煤业采购经理传递的询价结果及时起草合同，不得擅自更改询价数量、单价、付款方式，并严格按照询价结果备注采购产品的品牌。5.2.2招

5、标合同的起草集釆中心合同管理员在收到定标通知书后30天内签订合同，并根据标书要求联系相关部门签订技术协议。5.3合同的执行5.3.1合同的签订集釆中心合同管理员在合同起草后将合同一式七份发送给供应商，并对第一次合作的厂家发送供货指南，在供应簡将合同签字盖章发回我司后由我司签字盖章并将其中两份返回供应商处，签订合同后敦促厂家供货。5.3.2合同的执行集釆中心驻矿主管在物资到货后组织相关人员根据合同约定验货，验货合格后及时敦促仓储中心办理验货入库手续并将验货单传递回公司；如验货不合格需及时反馈公司，由公司负责处理。5.4合同台账的管理

6、集采中心合同管理员在合同签订后及时更新合同台账，保证签订合同与合同台账相符。并敦促未及时签订合同的厂家签订合同，如未签订则需核实未签订原因并留存相关证明资料。合同台账应包含所有合同签订的相关信息。5.5合同档案的管理合同签订后，合同管理员将合同会签单、询价定标资料、紧急计划审批单（如有）、合同原件、变更函（如有）等合同签订的相关资料装订归档，并留存电子档案。电子档案应与合同一致。5.6合同纠纷的处理采购合同物资岀现质量问题纠纷时，集采中心应及时上报煤业集采中心，并组织相关部门人员与厂家谈判解决质量问题。采购合同出现付款纠纷时，应组

7、织相关部门与供应商协商处理，经协商不能处理时交由公司法务处理。6重要风险识别与控制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程H标/要求关键步骤（编号）与描述关键步骤责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施严格执行询价定标结果5.2.1集釆中心，合同管理员合同起草严格执行中标结果合同签订数量、品牌等弓询价结果不一致严格执行合同管理标准，宣贯相关制度保证供货质量5.6集采中心，驻矿科长关注合同执行、质量纠纷处理产品质量不合格严格执行合同管理标准，宣贯相关制度7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核

8、内容如下表2所示:表2检查与考核内容序号考核项H考核指标执行部门监督部门1根据采购询价结果签订合同询价结果签订合同情况（是否全部签订、未签订是否有澄清函或取消函）集采中心煤业集采中心8报告与记录表3给出了执行本标准形成的报告和记录。表3报告与记录序