电子会计档案 基本做法

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1、电子会计档案：基本做法电子会计档案的管理正在发生根本变化，其基本做法包括：一、以信息共享为核心搭建统一的电子会计档案信息管理平台1．利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息以电子会计档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。有关电子会计档案管理系统电子数据的来源关系详见图1。2．利用电子会计档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案通过电子会计档

2、案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，藉此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应，使电子会计档案管理系统成为管理全生命周期会计档案的信息平台。3．形成统一的电子会计档案信息管理平台形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，电子会计档案管理系统与影像子系统统一门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子会计档案管理系统统一管理。有关电子会计档案管理系统基本结构详见图2。二、结合业财流程形成基础会计档案

3、影像化整体解决方案1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。2．利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。3．通过现有业务管理流程改造引入影像化对基于纸质档案流转的业务管理模

4、式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。三、多方合作寻求银行电子回单解决方案1．寻求主要直联银办对直联银行回单电子化进行试点取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合推进银行回单电子化试点，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。2．建立资金业务稽核机制，同时保证资金支付安全性和完

5、整性考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。3．与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。4．基于电子回单形成电子化管理的单位收支报告体系以基于电子回单数据完整性的电子银行

6、回单汇总表替代电子银行对账单，在此基础上完成电子对账并形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，实现电子对账结果与报表数据直接校验。二、初步形成完善会计档案“去纸质”整理方案1．形成记账凭证电子化应用模式提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中

7、依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。此操作不仅每年减少打印数千万张记账凭证，还将成档、制档过程的若干个关联环节压缩50%以上，大大减少纸质档案成档过程的劳动，减轻工作压力。2．推动账簿及银行回单电子化应用工作在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。五、开展业务协作，简化会计档案附

8、件和相关流程操作1．完善流程，推广电子合同应用工作通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。2．引入影像化模式，改造现有纸质档案收集整理流程与采购、工程等部门合作，在业务、管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效