会计档案整理基本要求

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1、会计档案整理基本要求1、归档范围归档的文件材料主要内容包括会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资表等方面。会计报表——这里主要是指年度报表。在编制会计报表时如有文字说明材料，这些材料是对报表进行分析和说明的，如财务分析、审计报告等，则要与会计报表一起归档。会计帐薄——总帐、明细帐、现金出纳帐、银行存款帐等。会计凭证——原始凭证、记帐凭证和汇总凭证等。工资表——单位各种人员工资表等。实行会计电算化的单位，有关电子数据和相应软件资料，如打印的文字材料、软件开发或修改的资料、源程序、备份数据等，也应归档。

2、2、归档时间当年形成的会计材料，应由财务会计部门专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理订装，在财务会计部门保存三年，期满之后，办理好移交手续向单位综合档案室移交。会计档案移交时，财务有关人员应认真填写移交清册一式两份，由会计部门和综合档案室各存一份。3、归档要求单位每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。综合档案室在接收会计档案时，应认真检查，对装订不合格的案卷，要由经办人补齐，若需要拆封重新整理时，应同财务部门和原经办人共同进行，以分清责任。月度、季度

3、报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至期满后编制清册并按程序销毁。各单位设有其他帐户的会计档案，均为一个立卷部门分工归口立卷。如街道办事处设有工业公司、综合经济公司等经济实体的单位，这些部门的会计档案都要单独立卷。单独立卷时，可以采取独立全宗的方式，也可以采取与街道同全宗（即联合全宗）的方式（如果采用联合全宗的方式则其它门类的档案也须以联合全宗方式立卷）。4、分类与代号会计档案分为四大类，即：年度报表、帐薄、凭证和工资表。以“D”为会计档案代号。42单位设有其他帐户的会计档案，可采用联合

4、全宗的方式，在一级属类号后面加二级属类号。下面是一采用联合全宗的参考示例：机关代号分类名称分类示例（仅供参考）D1.1办事处D1年度报表D1.2工业公司D1.3综合经济公司D2.1办事处D2帐薄D2.2工业公司D2.3综合经济公司D3.1办事处D3凭证D3.2工业公司D3.3综合经济公司D4.1办事处D4工资表D4.2工业公司D4.3综合经济公司5、会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。各类会计档案的保管期限应当按附表一、表二所列期限执行。如各单位会计档案的具体名称有同附表所列档

5、案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。会计档案除年度报表类按永久填写外，其他类均按数字表示(见附表一)。6、会计档案整理要求①立卷年度报表、工资表独立组卷。如有财务情况说明分析材料，要与年度报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。年度报表可以一年一卷也可以若干年一卷；工资表按时间顺序整理，如数量多的，可组成若干卷。在归档前，工资表如与凭证装订在一起的，要将工资表从凭证中分离出来单独组卷。年度报表、工资表都要外加软封面。帐薄的立卷，一册一卷，每本帐薄在原封面右上角贴上会计档案“小标签”并按

6、标签上内容填写（小标签填写见附件一）。如果帐薄原封面太大，不能装入硬盒时，必须把封面拆掉，换上软封面。已实行电算化管理的单位，其账簿立卷方法可参照会计报表类的整理方法分若干卷装订。记帐凭证按时间顺序进行整理，组成一卷或多卷。42②卷内文件编页码一个案卷内所有材料编一个流水页码，用号码机打在材料的右上角，背面（有字）的左上角。对订本式帐薄，中间有空页的，要继续打页码；后面有空页的可以不用打页码。会计凭证档案不用打页码。③会计档案卷内文件目录会计档案的凭证与账簿不用填写卷内目录。会计档案的年度报表、

7、工资表，按卷内文件目录（同文书卷内目录）的格式照实抄录，卷内标题按内容拟写或补充完整。卷内文件目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式三份，一份随档案装订，一份由会计部门保存，一份随档案移交综合档案室保存。④会计档案案卷目录按会计案卷目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确，案卷题名一般由责任者、时间和文种三部份组成。会计档案的时间因素比较重要，因此，在拟写案卷题名时要强调时间性。案卷目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，与相应的卷内文件目录一起

8、装订成目录册。⑤案卷档案号的编制会计档案每一类续年编一个流水号，以三位阿拉伯数字表示，从“001”开始起号，案卷号数不能超过三位数，要超过三位数时，通过另起目录来解决。帐薄按总帐、日记帐、明细帐顺序排列。模式：D1——001～n案卷顺序号一级属类号大类代号设有其他帐户的会计档案，在一级属类号后面加二级属类号。模式：D1.1——001～n案卷顺序号二级属类号一级属类号大类代号7、编目按报表类、帐薄类、凭证类、工资表等四类将会计档案案卷目录和卷内目录用红色会计档案目录夹装订成检索目录册。在组成目录时