大学档案管理创新思路探析

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1、大学档案管理创新思路探析【摘要】随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作也应紧跟时代步伐，通过寻找科学的管理规律和成功的管理经验，有效利用更多更有价值档案信息资源为社会发展提供高质量、高水平的服务。文章分析了目前学校档案管理工作现存问题，并提出了加强档案管理工作的几点新思路。【关键词】学校档案管理；创新问题；探讨；中图分类号：G27文献标识码：A文章编号:1006-0278(2012)04-164-02档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,高等学校的档案作为学校的全部信息资源的重要组成部分,在辅助一线教学科研、支持学校行政后勤等部门的工作以及记录学校历史、宣传树立学

2、校良好社会形象等方面，发挥着重要作用。因此，建立一个系统、科学、民主的档案管理制度，是学校协调、有序、高效运行的重要保证。一、大学学校档案管理的现状(-)对档案管理工作的不够重视受传统思想的影响，相当一部分人认为，档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”,不丢失，不泄密，能应付外调、查档和上级部门的检查就行。有些单位对国家《档案法》《档案管理办法》等有关法律法规学习和贯彻力度不够、认识不足，不知道档案是国家宝贵的历史文化财富，档案工作是国家的一项重要事业。由于长期的认识不足，导致各单位对档案管理工作不重视，制定的各项措施执

3、行不到位，档案管理工作混乱。（二）档案管理的基础设施较差由于长期对档案工作的不重视，资金不足，导致许多单位的档案管理设施落后，甚至个别单位没有专用档案室。有些单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。（三）档案管理人员素质较低有些单位不重视档案管理工作的重要性和专业性，档案人员变动频繁。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。甚至有些单位的档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档

4、案管理水平。二、学校档案管理建设原则（—）规范、灵活相统一原则各单位档案的管理制度要严格按照国家标准来执行，这样有助于制度执行的标准化、规范化，但不是说所有单位的档案管理制度千篇一律。高等学校因规模、类型、层次的差异，应根据自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。（—）职责、权益兼顾原则在档案制度的制定过程中，一定要明确领导干部和档案管理人员的工作职责范围及权限，同时也应保护其合法权益。当前高等学校忽视管理人员的权益，这极大地影响管理人员的工作热情，也影响到整个学校的发展。建立学校档案工作制度必须把明确职责和保护权益放到同等重要的

5、地位。（三）制定、执行并重原则制度建设的首要工作是根据本单位的实际情况，制定岀—系列系统、科学、合理的档案管理制度。然而检验其制度是否适合单位发展、是否可以调动工作人员积极性，关键在于制度的执行。因此，各单位应更多地关注各项制度的落实情况，在实践检验的基础上不断完善，使制度更加人性化、规范化、合理化。四）静态、动态相结合原则制度一经形成，便在一定时期内保持不变,有相对的稳定性。但是，制度并不是一成不变的。随着时代的发展、社会的变化，档案管理工作制度也应逐步和国际接轨，走国际化道路，应当积极学习世界先进的档案管理方法和经验，并结合自身特点，不断完善现有的档案工作制度。三、学校档案管

6、理的创新思路（-）模式创新目前，学校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。随着学校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进学校档案管理变革具有重要意义。（二）思路创新1•管理理念创新。管理观念的创新是档案管理的灵魂，是时代的要求，只有观念创新，才能有管理创新和服务的创新。如果档案人员没有创新的意识，就会影响档案管理现代化的进程，即使有一流的档案管理设施，也不能为社会提供高水平的信息资源服务。档案人员要

7、牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念，实现档案被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好地为经济建设、教学科研、编史修志服务，适应经济社会发展的需求。2•管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。应该有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。