商务英语信函的写作原则与技巧(中文版)-毕业论文

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1、商务英语信函的写作原则与技巧一、商务英语信函的基本构成信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名是正式商务信函必须包括的，而注意事项、事由、附件、附言这些要素则根据情况而定。(-)信头信头表明了信的来源，往往是商务信函屮最重要的元素，位于信纸的最上端。信头一般包括发信人姓名，单位名称，地址，邮编，电话，传真，网址以及电子信箱地址等。其设计和书写也要美观精致，以给人留下美好的印象。(-)日期日期是商务信函的必要组成成分，其位置在信头下而。英国人写日期的通常顺序是日刀年，美国人写日期的通常顺序是刀日年。用数字表示日期容易引起误解，需要注意：第一，年

2、份应避免缩写，要完全写出。例如：2003年不可写成03。第二，月份要用英语表示，不能用数字表示。因为，12/11可能是12月11日或者11月12口。第三，日期用基数词或序数词表示均可。(三)信内地址封内地址指收信人的名称和详细地址。封内地址直接写在左边R期的下面。如果信是写给个人的，封内地址包括礼貌的尊称、职位称呼、头衔、地址。如果信是写给公司的，封内地址包括公司的全称和地址。特别注意的是封内地址和信封上的地址必须完全一致。(四)称呼一封又好的商务信函往往以贴切的称呼开始。美国人通常在称呼后用冒号，而英国人则用逗号。如果是写给公司的正式信函时，称呼常

3、用“DearSir(s),DearMadam(s),DearMs,?,如果是写给具体某个人时，可以使用比较亲近的问候“DearMrWhite,DearMrsJohn'%（五）正文信的正文是信函的主体，是全信中最重要的部分。由于商务信函的主要目的是传递信息，在强调内容重要的前提下，也要遵循简明扼要，条理清晰、措辞礼貌等“7C”原则。为使信层次分明，每段文体不宜太长，特别是开头和结尾段落更应简短。（六）结尾敬语结尾敬语是以友好的方式结束全信，结尾敬语应与称呼一致。如果是缩写格式的信函，其写在信中间，结尾段落之下空俩行；如果是完全齐头则靠在左边。任何结尾谦

4、称用语都只在第一个字和第一个字母需答谢。（七）签名签名即写信人木公司负责人的亲笔署名。签名在商业书信屮具有重要意义，它最后信件的真实性和冇效性。签名必须出签名人用钢笔亲自签署，以示郑重。二、商务英语信函的写作原则商务英语信函在国际贸易往来屮占有极其重要的角色，其需礼貌、简单易懂。因此，在商务英语信函的写作中，应遵循“7C”原则，即简洁、清晰、完整、具体、礼貌、准确和体谅。下面我们简单介绍如下：（-）简洁原则简洁就是用最简练的语言来表达意思。在商务信函屮，简洁意味着高效率和低消耗。要做到言简意赅,需注意以下几方面：1・避免使用啰嗦的表达啰嗦的表达是句中

5、毫无作用的成分。例如：uatthepresenttime,,完全可以用“now”来表达相同的含义，显然后者更加简洁明了。2.避免使用不必要的重复除了表示强调的重复外，商务信函屮应避免重复。例如：uWillyoushipusanytimeduringthemonthofDecember,orevenNovemberifyouarerushed,forNovemberwouldsuitusjustaswell.v在这个句了中，写信人所耍表达是希望阅信人能在是一月前交货，所以我们把这个句子改写成"PleaseshipusbytheendofNovember

6、,,,就能清晰地表达出写信人的意图，而不需要不断地重复。（二）清晰原则清晰原则是商务英语信函写作最重耍的原则Z-O所谓清晰，就是在文字表达上要浅显易懂、条理清晰，以使读者一目了然而不会引起误解或产生歧义。一封有效的商务信函应清晰地表达出发信人所要传达的信息，并能够运用简单的词汇、完整的句子结构表明你的意思，如果有必要的话还可以图表。在商务英语信函中简短、通俗、易懂的词语会更为清晰，应避免兀长、生僻、晦涩的表达方式。（三）完整原则完整要求内容充实详尽，包含读者所需要的全部必要信息。在商务信函屮，一事不备、i语不详都冇可能引起误解、争议，英至造成不可挽回

7、的损失。因此,在发送信函而确保信息的完整性是最基木的耍求。以下几点可帮助我们更好地达到信函的完整性：1•确保内容详尽信息必须完整地呈现。与问题冇关的事实依据要完整，而11全文部分要清晰、完整，以避免读者课解。Theanalysisisabasisfortheconclusions,andtheconclusionsareabasisfortherecommendations.2•回答所有问题若询盘冇一个或诸多问题，贝IJ应清晰地回答所有的问题。假如你不知如何回复，也应清楚地说明原因，而不是含糊其辞。要确保信息的准确性。（四）礼貌原则礼貌是书歸商务信函

8、的基木原则。但是，商务信函屮的礼貌不仅仅是指对“thankyou”和“please”之类词语的适时运用。一哇