高校会计档案及其经济效益关系探究

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1、高校会计档案及其经济效益关系探究高校会计档案是高校档案的一个分支，它是高校历史记忆的一个重要组成部分。在市场经济条件下，开发利用高校会计档案、发掘会计档案中的高校经济信息，对于维护高校正常的经济秩序并应用于高校经济建设、创造与提高高校经济效益都是非常重要的。然而，目前，就“开发利用高校会计档案、提高高校经济效益的作用”依然未引起各高校的高度关注。笔者认为，研究、探讨和分析高校会计档案与高校经济效益的关系，不仅是理论上的需要，更是高校经济实践的需求。—、高校会计档案与高校经济效益的关系一是任何经济活动的发生都不可避免地牵涉到经济效益的问题。在市场经济条件下，高校所有的经济活动都是围

2、绕着经济效益运行的，而高校会计档案是在高校各项经济建设活动中形成的原始记录，是高校经济活动的产物；高校经济效益的体现必须通过相应的会计核算，会计档案的特定形成领域来自于会计核算专业活动，因此，高校会计档案在形成上已经与高校经济效益密不可分。二是高校会计档案的内容从概念来说，它是对高校经济活动进行完整、连续、系统而综合的计算和记录的结果。其中，包括高校在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、账簿和报表等材料，以及用于指导和规范高校经济活动的文件、法规制度以及财务预测、分析的各种资料。事实上，高校会计档案内容涵盖的实质就是记录和反映高校经济效益的实现程度，其核心也就是高校经济

3、效益。三是高校会计档案具有保存价值的属性特征，其价值构成主要包括：制定财务计划的重要数据源；进行科学经济决策的信息源；维护正常经济、工作秩序的法定证书。另外，由于高校会计档案是高校专业性会计核算活动的-个有机组成部分，突出的专业属性是其最基本的特征，通过对高校会计档案的信息分析，可以了解和把握许多重要的经济数据指标，将这些数据指标作为进行高校经济决策的重要依据和信息参考材料加以利用和研究，从而有效地提高高校经济微观和宏观经济效益。随着高校事业的纵深发展，高校会计档案所提供的信息对提高高校经济效益的作用将越来越大。四是校会计档案在基本功能作用方面，除了具有原始凭证的功能外，还具有历

4、史考查和维护经济秩序的功能。通过对原始凭证的查证，可以评判高校各项经济业务和管理的执行是否合法、合理；审核经济责任部门有无违规；对校内各单位主要负责人进行任职期间的绩效考核，据此能够有效地保证高校正常的教学与科研工作秩序，有利于高校及时调整经济策略、堵塞管理漏洞，维护高校经济效益不受侵犯。因此，高校会计档案是保护高校财产，依法保护高校经济效益、打击高校经济领域犯罪活动和反对不正之风的重要依据和有力工具。二、充分利用会计档案，提高高校经济效益一是完善档案制度，实现制度法规化。由于以往的高校会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密，对利用会计档案人员的身份和利用目的过度限制，导致

5、了许多利用价值较高的会计档案材料常年被搁置，会计档案对保障和提高高校经济效益的史料和参考作用难以最大限度地发挥。因此，针对制度的不足，高校财务部门应结合实际，在执行《会计档案管理办法》的同时制定适合高校会计档案管理的相关制度及实施细则，并使之成为高校内部有效的法规制度，实现制度法规化，以制度规范管理，从而达到“向制度要效益”的目的。笔者认为，当前急需完善的制度主要包括：建立完善的会计档案调阅与使用权限制度，严格的档案调阅审批程序和权限规定将有效地规范会计档案利用行为，大大提高会计档案的利用率，同时增强会计档案的安全性和保密性建立和完善会计档案工作内部控制制度；建立和完善以财务和审

6、计控制为核心的内部管理控制体系，形成一整套周期性的自查、自评、自建的长效机制，通过自我约束、自我驱动，以此达到会计档案工作的内控和自我保障，不断改进和提高会计档案工作的质量；完善保管、保密制度。严密的保管、保密制度是保障经济效益的重要手段。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》的规定「高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，标志着高校会计档案的保管内容将比以往更加广泛，除了文字、图表、声像等不同形式之外，各种会计系统程序文件、数据结构文件以及各类编码开发软件等都将纳入电算化会计档案的保管范围，保密的方法也因此要求趋向完善，除了实行双重备份外，异地保管等方法也将上

7、升成为制度化守则。二是改进基础工作，实现管理规范化。“效益来自扎实的基础工作”，高质量的会计档案资料保障是保证与提高高校经济效益的条件之一，而会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累与扎扎实实的基础工作，要提高高校会计档案的质量，充分发挥其作用、提高利用效果必须从源头抓起，改进日常基础工作、实现管理规范化：做好会计档案的收集、立卷与归档工作，高校会计档案的产生，伴随着高校的发展经历了各个历史时期且每一个历史时期都由高校内多个部门围绕着一个教学、科研问题所进行的，因此，必须站在全校全