高校会计档案信息化发展探究

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1、高校会计档案信息化发展探究【摘要】作为记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,会计档案正随着计算机的广泛应用以及电算化会计的实施而逐步走向信息化,文章从会计档案信息化发展中存在的诸多误区着手讨论,以河南大学会计信息化建设工作为例,进一步研究高校会计档案信息发展的规律。【关键词】会计档案;电算化;信息化【中图分类号】G27【文献标识码】A【论文编号】1009―8097(2009)08―0133―028档案是人类社会各项实践活动的真实记录,是人类文明发展的重要见证。会计档案是在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计

2、账簿、财务报告等会计核算专业资料,以及会计核算电算化后的存储软件、会计数据磁盘及打印输出的帐、表等史料和证据[1]。高校的会计档案作为记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,决定着高校财务工作,乃至学校整体的管理水平。随着我国教育事业的蓬勃发展,高校会计档案工作获得愈来愈广泛的关注和重视,同时社会信息化、国家资源战略将21世纪的会计档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中,传统的会计档案工作需要发展,会计档案管理需要变革,会计档案事业需要创新,档案现代化管理的需要为会计档案信息化提出了根本的要求,会计档案信息化也必将

3、由于这一需求而获得生存和发展的机会。一高校会计档案信息化的工作实践计算机辅助信息管理是高校会计档案信息化的基础性工作之一。目前各高校均已实行了会计电算化,然而初期的会计档案信息化主要局限于将传统的、手工管理过程产生的及至机打的档案目录信息录入到计算机中以方便学校领导和教职工的检索查询,提高了库房调卷工作效率。但是我们看到,与电子政务、企业信息化以及快速发展的其他行业信息化相比较,会计档案信息化还处于初级应用阶段,诸如高校相关领导对电算化会计档案的重要性认识不足、会计档案管理制度滞后、高校会计人员的电算化操作能力较低以及电算化会计档

4、案利用不充分等问题多有呈现,尤其是对会计档案信息化基础工作的认识存在众多误区,因此严重制约着高校会计档案信息化的发展。问题着重表现如下:81对会计档案信息化建设的内涵缺乏足够的了解,认为信息化工作是等待别人来安装一个软件系统就可以减轻工作量。信息化工作有很多内容,需要在广泛调查的基础上制定系统的,符合本单位实际的信息化建设方案。并得到一定的人力、物力和财力的支持。方案的实施也需要做很多基础准备工作,其中一项就是IT技术人员开展的系统设计、软件开发和系统实施工作,而系统的设计、开发和实施的需求来自于会计档案工作者开展档案管理的基本业

5、务需求,信息系统的使用者和受益者也是会计档案工作者,因此数据录入、数据查询、数据管理和数据维护等工作都是档案管理者自身的事,而不是IT技术人员的事。同时部分档案工作者错误地认为实施了档案信息系统以后,想要什么都可以在系统中查到,其实这是对信息化建设盲目的奢望。2认为会计档案信息化工作就是将会计档案目录信息实现计算机管理。档案目录信息是对档案内容信息进行概要描述以方便档案实体保存和信息检索而形成的[2]。档案目录描述越详细全面,越能减少实体档案的调卷次数。但是多数档案使用者仍需要查阅档案原件上的真实信息。因此未来开展会计档案数字化扫

6、描、文字识别、提供全面检索等信息化工作还需要投入更多人力、物力和财力,不能仅仅依赖于会计档案目录的机械存储。83延续了传统会计档案工作模式的低效性,体现出档案工作者对信息化工作的“坐等”姿态。被动的查档服务和档案的低效利用以及档案工作人员的长期稳定与不流动性使档案工作者安于现状,缺乏学习动力;行业内缺乏系统的培训机构,高等学校档案专业的学历再教育对实际工作的指导也有一定的局限性;档案工作者待遇偏低也使很多技能全面的人才望而却步。相反,会计档案信息技术的专业性、信息化建设的复杂性及至由此而开展的现代化会计档案管理工作给档案工作者带来

7、了巨大的挑战。档案工作者单一的知识结构和技能不可避免地制约着档案信息化的发展进程。事实上,作为现代会计档案管理的重要特征,档案信息化在改变传统会计档案工作环境与档案信息资源开发利用手段和方式的同时,更需要会计档案工作者思想观念的改变和知识结构的更新,这样才能使信息技术的功能在档案现代化管理中得到淋漓尽致的发挥。二高校会计档案信息化的改进目前在各大高校中,会计档案的信息化渐呈雏形。河南大学作为省部共建院校,在河南省高校中具有重要影响作用,我校的会计档案信息化建设工作在制定总体方案的基础上,分段实施。目前已取得了一定成效。但是随着会计

8、档案现代化管理工作的完善以及日新月异的高新科技,会计档案信息化的发展任重道远,改进的需求日渐强烈。1适时、谨慎且真实地更新维护会计档案信息8系统。我校的会计档案信息化只是辅助档案工作者开展高效的有记忆性和大容量存储性的工作,减轻手工操作的复杂性,但