浅谈企业员工档案管理的问题及对策

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1、浅谈企业员工档案管理的问题及对策摘要：企业员工档案记录着员工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料,是企业发展和员工活动的真实记录，是档案管理工作的重要组成部分。本文分析了企业员工档案管理中存在的问题并提出了对策。关键词：企业员工档案管理对策企业员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是员工完整的丿力史记录。近年来，随着市场经济的逐步

2、发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业员工档案管理工作屮管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的员工身份无法核定、有关政策无法落实、员工退休手续无法办理等问题屡见不鲜。加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。一、企业员工档案管理的基本情况1•企业员工档案的管理方式以油田企业为例，按照员工身份实行组织、劳资部门分级管理是目前油田企业员丁档案管理的普遍模式。2.企业员工档案包括的内容企业员工档案主要包括履历材料、自传材料、评定岗位技能鉴定考核考察材料、学历及培

3、训材料、政审材料、入党入因材料、奖励材料、处分材料、工资、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表等。二、当前企业员工档案工作存在的问题1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应企业员工档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠，对员工档案管理要求不一致。大中型国有企业领导班子成员档案，由各级组织部或企业工委代管；部分企业屮层以上员工的档案，由人才屮心或档案馆代管；有的企业还是按计划经济时期的管理方式将企业员工档案分成干部、工人档案分别管理，干部按组织部门的要求进行分类管理，工人则按劳动

4、部门的要求进行分类管理，员工在企业中岗位及身份界定不清，这种管理方式，有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度，给企业的员工档案管理工作带来不便。2.企业员工档案管理工作制度不完善个别企业以追求利润为目的，存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在员工档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面,难以高质量地完成。3•企业员工档案管理不规范，利用率低一是企业员工档案内容简单雷同，个人材料分散。

5、企业员工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已调离本单位，但其员工档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是冇人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间

6、提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。四是建档、存档时间滞后影响档案管理的质量。由于管理模式的变更,致使员工档案的建档、补档、存档发生变化，特别是存档资料量的减少和时间的滞后，将会给员工档案内容鉴定和工作开展带来影响。4•档案管理人员素质不高档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治索质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业员工档案材料的客观性、准确性、完整

7、性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏白出，给劳动保障部门办理员工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。5•档案保管条件太差，影响了档案的安全档案管理的软硕件建设配备较差，档案室达不到安全保管耍求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。三、加强企业员工档案管理的对策1・创新员工档案内容，严把进档材料质量创新员工档案内容，就是要转换档案材

8、料内容的重点，要收集、筛选、鉴定、整理员工的“德、能、勤、绩、廉”等方面的材料，从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料,并保证进档材料的质量。员工档案管理人员要坚持原则，认真审核，严格把关，真正要做到“六不归档即不经审查的材