企业档案信息化建设浅论

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1、企业档案信息化建设浅论【摘要】企业是我国经济建设的主体，其档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。因此,要把做好企业档案信息化建设提到为经济建设这个中心服务和促进档案事业发展的高度，切实予以重视和推进。【关键词】企业；档案；信息化信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重耍力量。上个世纪末和本世纪初兴起的信息化浪潮，正在改变着数千年的经济形态，改变着生产和销售模式，改变着全球的交往和交换模式，改变着人类的生产和生活方式，改变着人类几千年来的思维定

2、式。在这个以信息科学为主要应用技术之一的新时代里，整个人类社会和生活都发生或正在发生着巨人变化。人们生活再也不能离开现代信息技术手段，信息化成为了人们H益关注的问题。在档案界，信息化的呼声也越來越高，特别是在信息化最活跃的企业,“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。企业档案是冇价值的信息资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当

3、前和未來的受益人的责任承诺。、档案信息化管理的必要性企业档案对于经济发展的推动具有十分重要的意义，主要表现在两个方面：一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理的水平。根据经济学原理，经济增长的三要素是指资本、劳力和综合要素,其中综合要素是科技、教育、管理等软要素的集成。档案是科技、教育和管理活动中最具有影响力和辐射力的关键性要素Z-,它是科学决策的依据，是知识共享的承载，是科技创新的基础，是组织和调动物质、资金、人才等其他资源合理流动的“引擎”。因此，充分挖掘档案的价值，对于提高

4、经济管理水平，提高综合要素贡献率，进而提高企业经济发展水平是一个必耍而有效的途径。如通过利用档案信息而降低技术开发、产品设计、生产过程的成本，以充分的档案信息支持决策，降低或消除因为信息失灵而导致的市场缺陷和决策失误，实现资源配置优化等。因为完全竞争市场是理想的市场结构，而这种市场结构的假设条件之一就是生产者和消费者都拥冇充分、准确的信息，这其屮当然包括作为原始记录的文件和档案信息。二是作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济收益。近年來世界各国信息资源产业迅猛发展，全球年增长率高达33%,

5、成为一大经济增长点。如美国年产值达7000亿美元，年增长率40%,成为第一大出口产业；欧盟年产值4300亿欧元，已超过电信和IT制造业；日本内容产业年产值1600亿美元，超过钢铁业的两倍，相当于汽车业的一半。档案作为信息资源的组成部分，完全有可能独立的，或与其他信息资源联合形成具有市场需求的产品，扩展我国信息资源产业的发展空间，进而扩展信息服务业的发展空间，推动国民经济信息化进程和新型工业化道路的实现。二、企业档案管理必须走信息化管理之路。企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息

6、化建设，实现企业档案信息知识资源的建设、共享、创新利用，冇利于促进企业档案创新管理和提升企业的核心竞争力。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，冇力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。对于那些已经实现资源计划管理和生产全过程信息化的企业来说，生产和主要业务管理就像高速公路上疾驰的汽车，如果作为基础保障

7、的档案工作还是停留在手工管理阶段，就像推着一辆手推乍在高速公路上行走，如何能赶上疾驰的汽车并为之提供服务？实践表明，档案管理信息化可以给企业带来显而易见的效果和效益。从长远来说，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是己经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损

8、失。三、科学开发档案信息资源。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件O档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子