公路工程电子档案管理策略研究

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1、公路工程电子档案管理策略研究【摘要】近年来，我国公路工程的建设得到了前所未冇的大发展，而公路工程的电子文件是公路部门最重要的信息资源，只有妥善地管理和仔细的运用，才能更好地推动公路建设的发展和加强公路建设的管理，从而为国家交通建设作出自己的贡献。【关键词】公路工程；电子档案管理;策略研究一、当前公路工程电子档案管理存在的一些问题(-)电子档案的原始性和真实性存在问题。从当前来看，电子档案几乎完全取代了纸质档案，当然除了极其个别的档案以外。电子档案传输速度快，效果很直观，办公也比较快捷，从某种意义上讲，电子档案的出现和应用是人类档案史

2、的进步，但是电子档案也冇很多弊端，其屮比较突出的就是原始性和真实性存在着些许问题，电子档案不像纸质档案一样在修改后留有痕迹，电子档案不存在原始记录者和拟稿人的笔迹，如有人对电子档案存有恶意就会使电子档案被修改、篡改甚至删除，口不留任何痕迹，导致了相关的负责人根本就无法在电子档案上找到原始的记录和笔迹，也无法在电了档案上签字，这样电了档案的权威性和真实性将大打折扣。(-)电子档案内容保密性差。电子档案不同于纸质档案，它借助的载体是网络的终端设备和存储设备。有点计算机常识的人都知道，使用网络中任何一个终端设备，都能简单地将存储于网络中的

3、另外一个设备的文件获取，而•且一个文件可以通过不同的形式发送到多个终端设备和存储设备，这対于文件的传送的确比较方便和快键，但是对于保密性的电子档案来讲却是致命性的威胁和打击，尤其是像公路工程这样的特别保密的项目，如不特别小心就会使工程的报价、工程的图纸其至工程的合同内容透露给其他机构和个人，若让竞争对手获収，将会给企业带来重大威胁和打击。如果把关系国家战略的公路建设透露给外国机构和个人，可能直接危害到国家的政治安全和经济安全。（三）当前公路电子档案软件管理没冇真正地统一。公路工程电子档案管理的安全性和保密性贵在有一个统一的软件，但是

4、目前由于各地区、各单位和各部门的沟通不畅、发展不同、应用范围也不同，因此使用公路电子档案的软件类型也不同，因此各地区、各单位和各部门在电子档案使用和查阅时就不可避免地出现了很多问题，不够方便、不够快捷、不能有效沟通和双方共同使用从而共同开展工作。而且各部门之间在使用档案管理软件的时候容易出现不兼容的状况，导致的后果就是文件的自动拦截，不能正常工作，容易出现不能进行正常的查阅和使用。总Z,当前公路档案管理软件由于没有在使用时达到统一，出现了一些不可避免的问题，对于电子档案更广泛的使用和更安全的使用都是不利的。二、公路工程电子档案管理策

5、略研究（一）及时杀毒、分散储存。计算机的使用和各种终端设备的使用都要注意一点，就是要及时进行杀毒，何况关系安全和保密的公路工程的电子档案，因此在进行文件的传输和文件的储存时一定要有严格的保密措施，尽量不使用经常带来病毒的c盘。耍对电脑定期不定期地进行检查和清理，如果发现系统上出现漏洞、有木马威胁时要及时处理，如果病毒扩大化不仅影响的是计算机的安全，而且影响的是整个电子档案的安全，那样会得不偿失。同时在文件传输的时候如果不是特殊情况，尽量使用邮箱的传输方式，在传输过程中一定耍注意记录传输时间和传输的人体内容，有效保证文件传输的安全和稳

6、定。机密文件和重要文件要注意尽可能不用网络在线传输，防止黑客入侵和网络监控。公路工程电子档案管理的储存要注意分散进行储存，因为过于集中的储存是引起安全性和保密性问题的重要缘由之一。对于重要的资料和重要的文件应该做好备份，并但要储存在电脑的硕盘上，这样就能减少病毒和黑客，对于需要存储的内容一定要做好标注，同时要分散储存在另一个U盘中，这样就能防止恶意的篡改和删除，即使篡改和删除了，也能以最快速度发现并采取重要防护措施。(-)更加规范和科学地使用电子文档o电子档案的使用非常的广，它能够共享资源、节约空间和时间，是信息时代一种新型的档案形

7、式，在推动档案文件管理的信息化以及现代化等方面上展现了它的重耍性。当前公路T程电子档案使用缺乏基本的规范化，因此要立足当前公路丁程电子档案使用的情况，将电子文档归档的处理和应用规范化和科学化，确保公路工程电子档案的完整性和安全性。因此，要定期对办公室的各种文件进行收集、整理和备份，并且在此基础上进行安全储存，这样就能在一定程度上保证电子文档档案管理的安全。对于一些比较重要的文件，一定要按照文件的性质和级别安装安全性能较高的软件，这种软件从某种意义上讲能有效避免病毒的进入、木马的形成和黑客的入侵，从而有效防止电子档案的流失和损害，也有

8、效地保证了企业的经济安全和名誉安全。一些工程的报价和投标方案是公路工程部门和企业最重要的信息之一，因此必须采取更加严密的手段対汇总档案进行积极有效地处理，首先是不要使用在线传输，要对电脑进行杀毒，可以多次进行，同时一定要做好备份，防止