中职学校电子档案管理策略

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1、新建中职学校电子档案管理策略摘要：互联网的时代已经到来，信息技术不断的发展，现许多文件都是实行了电子化管理，给纸质文件带来了巨大冲击，传统的学校档案管理已不适应今天的信息化时代，给学校的档案管理带来了全新的挑战。木文通过分析中专电了档案管理屮的现状，来探讨学校电子档案最冇效的管理方法。关键词：中职学校；档案管理；方法社会在不断进步，网络也得到了全面普及，对于纸质档案而言，电子档案更方便、快捷、便于寻找和管理。它止逐渐的取代纸质档案，电了档案的出现，是一大进步，但也给档案管理带来了全新的挑战。学校的档案是学校工作最重要的一部分，它关

2、系着学校管理水平的质量，依口前的形式来看，学校档案管理现状存在着许多不足的地方。所以，耍提高中职学校档案管理工作水平，根据中职学校的发展需求，把纸质档案管理转换为电子档案管理，顺应时代发展的趋势。一、现中职学校档案管理中存在的不足（一）档案管理不重视管理方法不恰当对于小职学院而言电子档案管理较松散，不引起重视，在管理上方法不恰当、不规范，比较随意，缺乏严谨性。这是因为管理制度不完善造成的。中职学校的教学比较繁琐、复杂，部门又较多，人手不够，就导致了一个部门需负责几个部门的工作，从而就形成了管理的涣散和不规范。有些部门在电脑制作的文

3、件过程中不重视，随意的更改、删减对档案的保真行没有真止的认识，导致了原始文件和纸质文件不相符，归档没冇了保存的意义。述冇归档方而上，过程不清楚，一些学校在电子文件保存时操作程序模糊不清，存储不集中，不脱机，这样就容易发生电脑临时出现故障导致文件丢失或损毁的现象。还有些学校习惯把电了档案文件保存在电脑的硕盘屮，如果系统损坏，文件也会随Z丢失。如果不鉴定档案的真实性，就给以后的工作造成了麻烦。所以，要在归档屮做好鉴定，辨别真假,要以保存档案的真实性为原则。如果电脑上的电子档案不分真伪就进行归档，会失去档案原本的真实价值,对电子文档管理

4、不利，发挥不了档案原有的价值意义。（-）缺乏专业管理人才目前，为了顺应当前的管理形式，将纸质档案转换为电子档案，但转换的过程中，速度较快，一些学校无法及时更新电子档案管理设备，所以存在设备比较落后，管理上专业人手不够等现象。电子档案管理对电子档案管理工作者提出了更高的专业要求，必须耍用最专业的手段对英进行管理，确保档案的真实完整性。要求电子档案的管理者需熟练的掌握计算机，然后把计算机和档案管理工作结合起来，这样才能促进电子档案的管理。这就需要学校加大对管理人才的培训，制定培训计划和管理计划，随时关注管理不足的地方，然后培训相关的管

5、理人员，还可以请专家来指导档案管理人员的培训，这样电子档案的管理人员会有更加专业的手段对其进行管理，从而在管理上发挥专业人才的作用。（三）电子档案安全性与保密性问题由于电子档案管理是利用计算机进行管理的，它的存放不固定，载体可随时转换，信息开放，存在着一定的风险，容易出现漏洞，使计算机遭到黑客的攻击，导致档案的删除毁坏或泄露。电子档案一旦遭受到外部的电脑病毒或是蓄意损坏档案的“黑客”的彩响，就会导致电子档案的数据丢失而月•没冇办法恢复，载体上的信息出现缺失现彖，最严重的会岀现整个信息系统的瘫痪，使学校管理系统处于崩溃状态。没办法止

6、常对教师的绩效和学生的思想品德评价提供客观的依据，给电子档案管理系统造成了严重的损害。二、中职学校电子档案管理的具体措施（一）建立健全的管理体系对制度进行完善由于管理体系的不健全，规章制度的不完善导致了档案管理工作屮真伪难辨的情况。这就需要建立健全的管理体系，完善档案管理网络。中职学校档案管理它能客观记录学校的各类工作状况，例如老师的教学绩效，学生的学业成绩以及思想品徳等。这样便于为学校管理提供最有用的依据，因为这关系着教师评优和学生健康成长，所以必须要建立健全的管理体系，完善制度管理。对于屮职学校的档案的整理、收集、归档工作都要

7、明确管理到位，要推动学校档案管理工作的发展。(-)加强档案管理规范档案管理工作中，最重要的工作是收集资料，因为这对后面的工作的进度有着至关重要的作用。学校电子档案的规范直接影响到档案的完整性和真实性，对以后档案的使用价值也冇着深刻的影响。这就必须要加强档案管理的规范化，。电子档案跟纸质档案相比，它的草稿一般不用进行归档，为归档节约了时间成本。但是电子文档保存时要注意打卬岀一份纸质文档做备用，以防计算机发生故障导致文件丢失。在学校电子档案管理屮要充分发挥计算机优势对其进行管理，来符合新时代对档案管理的要求。其次，归档工作千力•不能模

8、糊不清，因为归档工作比较特殊，需要有责任心和严谨性意识比较强的人来操作。它需要将文档归类后再定其屈性，然后拷贝到可脱机的存载体上。这一环节不能岀现差错，一旦出现差错就会导致档案失去保存的价值。(三)不同的档案归类采用不同的归档方法文档要进行归类，把