公路工程档案管理若干问题和策略

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1、公路工程档案管理若干问题和策略摘要：公路工程档案，是指从建设项目的立项、审批、勘察设计、施工、到竣工使用的全过程中形成的应归档保存的文件资料。这些工程档案资料，对工程质量的监督及今后的道路规划、养护及改建、扩建具有重要的意义［1］。公路工程档案，是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它即维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改建、扩建等不可缺少的科学依据。因此，如何健全和完善公路建设项目的工程档案管理工作，是摆在我们公路档案管理人员面前的重要课题关键字：档案管理应对措施中图分类号：G2

2、71文献标识码：A一、公路工程档案管理过程中存在的问题公路基础设施的不断完善，公路等级的不断提高，公路建设项目的跨越式发展，对公路建设项目的档案管理工作也提出了相适应的要求。一般而言，公路工程建设的完成耗时长，公路建设的每个阶段都有各自的档案，致使公路工程档案管理呈现复杂性、多样性和成套性的特点。并且，由于可研、立项、招标、工期和管理等方面原因，工程档案的收集、整理与归档工作总被拖曳滯后，最终有可能导致公路工程建设资料的不完备。目前尝存在如下亟待解决的问题：1、公路工程档案没有设立专门的档案管理机构，或将工程档案由技术管理部门代管，大多是普通办公室，没有防盗门窗，没有报

3、警防火措施，防虫、防腐、消毒等设施没有配备，对档案安全造成威胁。2、公路工程档案信息意淡薄，有些单位仍处于封闭的工作状态，习惯于只管档案，人求我供，不求不供的被动工作状态，即所谓的你来借、我来拿，坐门等客、看摊守堆［2］，没有形成档案信息资源共享的理念。3、公路工程档案的收集整理标准不统一，建立统一的档案整理标准是各公路部门首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》为参考的单位，使其档案收集整理不断规范，尽可能使档案的查阅、管理和验收迗到标准。4、档案工作落实不到位，如有些单位的档案管理，只注重了形式，为了应付上级部门的检查，使档案工作不能落实到实处。一

4、是，档案机构设置及人事安排不到位。二是，相关的规章制度不健全，岗位设置不严密、档案管理方法和操作流程不规范5、公路工程档案收录的内容包含许多工程专业知识，比如施工图纸、技术系数。这就要求档案管理员不仅要具备档案管理的专业知识技能，还要能够理解公路工程的专业术语并能将相关数据进行基本分析。目前，缺乏能够满足兼备公路建设与档案管理两个层面专业知识技能的复合型人才。6、具体操作上还存在规范化的问题，对项目文件字迹、样，各种表格、签字手续等还仍随意性很大，有用圆珠笔、铅笔签字的现象，不能不引起足够的重视。7、所有现场指令、监理工程师通知、工程完成进度月报表、整改和反馈，内容的详

5、实和完整，都是不可忽视的问题。二、解决公路工程档案管理问题的方法（一）增强管理意识，规范档案管理1、从源头上抓起，首先要提高单位领导的工程档案管理意识，领导主抓，员工尽力。工程档案人员要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式，早日使工程档案实现文档一体化，充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神，为查阅者提供方便、快捷的服务［3］，单位工程档案管理，应按单位实际建立硬件设施和合适的薪酬奖罚制度，从源头方向形成有效约束体制，加大档案管理各环节的指导和监管力度。2、强化档案人员的工作意识，努力做到以积极认真负责的态度工作，提高档案工作的整体质量

6、和效率。档案人员要加强自身的业务能力，应积极地参加档案管理、工程技术等业务培训，全面掌握档案管理和工程技能知识，确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。档案人员也要加强与一线施工的工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程的档案工作。3、档案管理部门，应经常性深入基层，监督检查指导。档案管理部门应经常性地组织人员深入到建设单位和施工工地进行监督检查指导服务，把监督检查指导工作贯穿于建设工程的全过程，及时纠正档案资料收集不齐全，书写材料不规范等现象的发生，把好档案管理质量关，才能有效的提高建档归档质量。（二）从单位实际出发，健全工程档案管理制度根

7、据《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》、《国家重点建设项目档案验收规范》、《公路工程竣工文件材料立卷归管理办法》，公路主管部门应结合单位实际，制定出本单位公路工程档案的管理办法，使档案管理人员能切实保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，更好的为公路工程建设项目服。务必确保档案工作可纳入公路工程计划和岗位责任制中；并且实现档案工作与公路工程建设进度同步，与公路工程工作检查同步，与公路工程竣工验收同步。建立一个切实可行的公路工程建设项目档案工作监督体系。（三）推进工程档信息化管理，充分发挥档案的服务功传统的工程档案管