论会议成本管理

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1、中文摘要与关键词1一、会议成本的含义1(―)会议成本的含义(-)会议成本的划分二、会议成木管理的意义3三、会议成本管理的方法5参考文献［摘要］会议，是指人们出于各自相同或不同的口的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。为了加强会议成本管理，我们可以通过确定会议类型、提高会议主持者的技能、与会者充分准备、会议协办者做好准备工作等措施，提高会议效率。［关键词］会议；会议成本；成本管理论会议成本管理所谓会议，是指人们出于各自相同或不同的口的，围绕一个共同的主题，进行信息交

2、流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还冇演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。会议的主要目的就是解决问题，但由于主办者不善于掌控会议成木或开会频率过于频繁，不但不利丁•解决问题，反而使问题愈趋复朵。会议成木过高与频繁的开会，常常是与会者的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是进行会议成木管理的屮心议题。—、会议成本的含义（一）会议成本的含义会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样冇它的成本。会议成

3、本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的吋间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和，即时间成本、效率损失成本和直接会议成本（二）会议成本的划分会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。1•时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员（包括会议秘书）的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有吋，这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备吋间太长11零碎等因索，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。2•直接会议成本。这种成木也可以称为会议花费，这

4、些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、会议设施的租用费、相关文件资料准备的费用等等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。3•效率损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的管理效率下降或生产、市场反应的滞后等产生的损失。这个成木比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼询。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进來了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。或者开会期间没有及时接

5、听重要客户的电话而损失一大笔交易。或者不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。二、会议成本管理的意义（-）可以开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议成本管理的重要意义。（-）可以高效传达资讯通过会议成本管理，可以高效地向与会者通报一些决定及新决策，也就是说高效地向与会者传达来自上级或其他部门的相关资讯。（三）可以有效地监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工

6、Z间的矛盾。（四）可以迅速达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经点明问题、发现问题并寻找解决办法、衡量问题轻重缓急、想出解决办法、评议解决办法、确定行动计划六个步骤，通过这六个步骤,迅速实现协议的产生和问题的解决。（五）可以高效实现资源共享、开发创意、激励士气利用会议成本管理，可以高效汇集资源，以期相互帮助，共同进步。并II可以形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。或者是为了使公司上下I才I结一心,朝着一个方向共同努力。（六）可以巩I领导地位经理或主管等领导层为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，可以通过会议成本管

7、理，召开协调会议，以此來强化自己的地位。三、会议成本管理的方法（-）确定会议类型会议成本管理的前提是要先明确会议的类型在会议成本观念没有建立起来Z前，会议的成本很可能失控；特别是时间成本和效率损失成本，非常有机会居高不下或是大得惊人。但是会议是必需的，它冇着英他沟通方式不具备的优势，比如周例会，在总结和规划方面就很有效；而且各种会议都有它召开的合理时间和频率，这种时间和频率与会议的类型有关。1・沟通型会议：这种会议最重要的功能在丁交流信息、内部I■办调、得出结论等；比如部门协调会、头脑风暴就是这种类型的会议。在这种会议里大家就是要把自C

8、的观点、想法、信息谈出来，相对的会议气氛会轻松随意些；特别是头脑风暴，更是要大家的思维发散出去，甚至可以不需要得岀结论。2.管理型会议：这种会议主要在对一些事物进行规范或是宣布政策和决定；典型的像阶段性工作