浅谈水利工程档案管理工作

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1、浅谈水利工程档案管理工作［摘要］水利工程档案是在水利工程建设活动屮直接形成的具冇保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施T、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。水利工程档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸及政府办理的各种报批文件档案资料应与水利工程建设项目同步进行，在水利工程竣工验收时，承包人耍提交一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣丁验收的条件为今后的维修、管理和改建提供依据，做好水利丁程档案管理工作至关重要。［关键词］水利工程档案管理中图分类号：TV文献标

2、识码：TV文章编号：10099914X(2013)34?0245?01一、工程档案要及时完整归档，并积极推动电子文件归档档案法已颁布多年，整个水利行业档案意识有所提高，但由于宣传力度不够，加之传统习惯的影响，-些人对档案管理工作缺乏重视，往往只注重工程质量，不重视工程建设各个阶段的资料保存和及时归档，有些即使归档也不完整，特别是原始资料的流失严重，造成T程档案不完整。丁程档案是工程建设各阶段产品质量查询的依据，还是工程技术人员从事生产、建设和管理工作的参考和依据，如果出现工程质量事故，原始档案在调查程序中不可缺位，因此工程档案一定要及时完整归档。由于纸质档案中的印章和签名是文件生效的主要标志

3、，具有凭证作用和法律效率，因此目前水利工程档案管理的重点是对纸质档案进行归档。但是随着计算机广泛应用于生产活动的方方面面，电子档案管理工作也越来越受到重视。办公自动化、无纸化等新生事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样就产生了大量的电子文档。若继续延续传统档案管理模式,则还需将电子文档打印成纸质文档进行整理归档，对于资源来说也是一种浪费，而且在必要时采収档案数字化管理的档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案信息化在对电子文件归档的同时进行主题词标引、著录，技术条件允

4、许时,建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集屮统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重耍保证。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，山主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个

5、部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。二、转变观念，科学管理长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没冇•种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各口为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，我们必须提高认识，转变观念，制定一系列措施，対水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项日申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间

6、长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成；临时机构解散,而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们耍求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和丁作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法：1、追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方

7、法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。2、分阶段收集。适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时学握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失,这样能保证工程档案的连续性、完整性。3、强制性收集。适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工